Oppstartsguiden: Rekruttering og ansettelser

I denne fasen har du unnagjort idéfasen og etableringsfasen. Du har startet driften, og byggverket har tatt form. Når systemet er i sving, og oppdragene ruller inn ( i større eller mindre grad), oppstår behovet for nye krefter. Du trenger flere ansatte.

Vær oppmerksom på at du må sette deg inn i reglementer og bestemmelser før du ansetter.

Ansette fast eller vikar?

Hvis du vurderer å ansette nye medarbeidere, bør du holde tunga rett i munnen og vurdere nøye hva du har behov for.

Ifølge Trond Loranger i innovasjonsselskapet Firma.no må du først vurdere om du skal foreta en midlertidig eller fast ansettelse.

- Skal du eller ditt selskap ansette noen, er det viktig at du gjør ting riktig. For det første bør du være helt sikker på at det er grunnlag for ansettelse. Vurder å benytte et vikarbyrå for en periode for å få bekreftet at det virkelig er grunnlag for å øke bemanningen. Fordelen med å leie inn en vikar er at de ikke gir deg noen forpliktelser i perioden, utover det du betaler for vikaren. Du slipper ekstraarbeidet med arbeidsgiveravgift, feriepenger, trygdepenger og forsikringer, sier Loranger.

Christian P. Iversen i VINN påpeker at du må sette deg inn i hvordan ansettelsesforhold og arbeidsgiverforhold fungerer før du går til skrittet med å kalle inn til intervjuer.

- Hvis du har bestemt deg for at du vil knytte til deg en person på fast basis, må du være klar over at du som arbeidsgiver har en rekke plikter som du må sette deg inn i, sier Christian P. Iversen. (Se nedenfor.)

Han legger til at du spesielt må sette deg inn i arbeidsgiverpliktene.

- Husk at arbeidsgiverpliktene er der også når du er eneaksjonær i et aksjeselskap og du er den eneste som arbeider der. Normalt vil ikke pliktene gjelde når innehaver av et enkeltpersonforetak eller deltakere (eiere) i et ansvarlig selskap er de eneste som arbeider i foretaket, men de vil gjelde når slike foretaksformer ansetter noen i tillegg til eierne, sier han.

Intervju

Feilansettelser er dyrt for alle bedrifter, ikke minst for gründere. Ifølge Iversen er intervjudelen av rekrutteringsprosessen en oppgave man ikke skal ta lett på.

- Resultatet av rekrutteringen av nye medarbeidere kan få stor betydning for virksomheten. Det vil derfor være viktig at det legges flid i rekrutteringsprosessen - og det er jo spesielt i intervjudelen, samt ved å kontakte oppgitte referansepersoner at man kan danne seg inntrykk av om søkeren vil passe til å arbeide i ditt foretak, sier Iversen. I tillegg understreker han at det er viktig at du gjør et godt forarbeid.

- Vær godt forberedt og gå grundig gjennom dokumentasjonen fra søkerne. Noter spørsmål og utarbeid en strukturert plan for gjennomføringen. Ikke vær forutinntatt, vær heller nysgjerrig og interessert. Prøv å legge opp til en god dialog med søkeren, sier han.

All informasjon som er innhentet i intervjuet gjennomgås med henblikk på stillingen som skal besettes, referanser kontaktes for videre vurdering opp mot resultatet i intervjuet og det gjøres en helhetlig vurdering av søkerens egnethet. Deretter rangeres søkerne du har hatt inne til intervju.

Arbeidsavtale

Når du har gjennomført intervjurundene og har funnet en kandidat du vil tilby stillingen, må du utarbeide en arbeidsavtale/kontrakt. Alle ansatte skal ha en arbeidsavtale, sier Trond Loranger i Firma. no:

- Vær klar over at absolutt alle ansatte, enten de skal jobbe i fulle stillinger eller bare noen timer i uka, skal ha en skriftlig arbeidsavtale. Arbeidstilsynet har laget et standard avtaleformular som tilfredsstiller lovens krav, sier han.

Arbeidsavtale kan du laste ned her: http://www.signform.com/Scripts/Signform.dll?SignFetch&LANG=NO&COUNTRY=NO&ARCHIVE=FTH&MODE=PIC&DB=SF&COMP=129536&HELPCOMP=0&PATH=/26396/14614/78955/108128/&REF=1

Har du et mer temporært behov for at arbeide utføres, kan du benytte en "Avtale om tilkalt hjelp", ifølge Christian P. Iversen.

- Avtalen innebærer at bedriften kan ta kontakt med arbeidstakeren ved behov, f.eks. for dekning av kortvarige fravær. Denne avtalen medfører ikke en plikt for arbeidstakeren til å utføre arbeid i bedriften. Arbeidstakeren kan takke nei til bedriftens henvendelse uten at dette får noen konsekvenser, sier han.

Iversen legger til at det finnes unntak i hovedregelen om at man bare kan ansette på to måter, enten fast ansettelse eller som vikar for en annen person. - Det er imidlertid gitt anledning til midlertidig ansettelse hvor avtalen gjelder for et bestemt tidsrom eller for et arbeid som er av forbigående art. Skal noen ansettes midlertidig, forutsetter det at vilkårene for gyldig midlertidig ansettelse er til stede. Reglene for dette finnes i arbeidsmiljølovens § 14-9.

Jobbintervjuet

Punktene nedenfor viser hvordan du intervjuer potensielle nye medarbeidere. (Supplement til dette kan du se i de to foregående utgavene, der Gründer belyste hvordan du får folk interessert i å søke jobb i bedriften og selv prosessen under intervjuet.) Christian P. Iversen fra VINN anbefaler å se på intervjuguiden fra bedin.no i forbindelse med forberedelser til ansettelsesintervjuer.

Introduksjon:

· Hvis det er flere fra din bedrift til stede - introduser alle.

· Informer om rollene til alle som deltar på intervjuet.

· Fortell om hvordan intervjuet skal gjennomføres.

· Gi en beskrivelse av bedriften og den stillingen som skal besettes.

Spørsmål du skal stille jobbsøker under intervjuet:

- Løpebane så langt:

· Fortell om den utdanningen som du har gjennomført samt om de yrkeserfaringene du har (type oppgaver, ansvar og lignende). Kommenter hvorfor du eventuelt har skiftet stilling/arbeidsgiver.

· Er du fornøyd med karakterene/skoleresultatene du har oppnådd?

· Har du noen planer om videreutdanning?

· Beskriv hva du spesielt har bidratt med i tidligere jobber/bedrifter.

· Hva mener du i ettertid kan tilskrives din innsats? Hvilke erfaringer sitter du med fra den tiden?

· På hvilken måte har nåværende stilling utviklet deg til å påta deg større ansvar? Er du tilfreds med den faglige utviklingen du har hatt?

· Hvilke oppgaver lyktes du best med?

· Hvilke oppgaver var særlig vanskelige å utføre?

· Fortell om de lederne du har måttet forholde deg til, og hvordan du la opp samarbeidet med disse.

· Si litt om nåværende arbeidssituasjon; arbeidsoppgaver, utfordringer,

· fremtidsutsikter

· Hvilke språk behersker du? (Om nødvendig teste kunnskapene).

· Hvilke datakunnskaper har du, og hvilken programvare behersker du? (Om nødvendig teste dette).

- Motivasjon

· Hva visste du om vår bedrift før du kom hit i dag?

· Hva tiltrekker deg ved denne jobben som ikke finnes i nåværende jobb?

· Hvordan synes du din bakgrunn passer for denne stillingen? Hva ville du kunne tilføre oss?

· Hvordan ville du gripe an en eventuell stilling hos oss? Hva ville du prioritere å arbeide med?

· Er det oppgaver du ikke kunne tenke deg å jobbe med?

· Hvilke tanker har du om din videre karriereutvikling? Hva er "drømmejobben" for deg - hvilke oppgaver har du da?

· Hvilke grunnleggende faktorer motiverer deg?

· Er det noen oppgaver/områder som du ønsker å bli dyktigere på?

- Personlige egenskaper, familieforhold, helse, fritidssysler m.m.

· Hva kjennetegner deg som menneske og medarbeider, og i måten du omgås mennesker på? Hvordan vil du vurdere ditt forhold til medarbeidere?

· Hvilke sterke personlighetsmessige sider vil du trekke fram relatert til oppgavene i jobben?

· Hvilke svake sider/forbedringsområder har du?

· Hva gjør du for å forbedre disse?

· Nevn noe du har tatt initiativet til som du i ettertid vil kunne si var din idé/ditt opplegg?

· Hvilken egenskap vil du si er viktigst hos en medarbeider?

· Si litt om familieforhold; ektefelle, barn m.m.

· Beskriv helsen din. (Om nødvendig legge fram helseattest).

· Hva er interessene dine på fritiden?

· Har du førerkort for bil?

· Hva vil være tilfredsstillende avlønning for deg?

· Andre betingelser som vil være avgjørende for deg?

· Hvor lang oppsigelsestid har du i dag, og når kan du i så fall starte i vår bedrift?

· Er det andre faktorer som til nå ikke har vært belyst som kan ha innvirkning på din aktualitet for stillingen?

· Kommenter ditt forhold til alkohol.

· Hvilke referanser kan vi bruke?

- Observasjoner

· Søkerens innstilling og motivasjon.

· søkerens kvalifikasjoner og praktiske kunnskap.

· Søkerens resultater.

· Søkerens personlighet: Evne til å kommunisere, kroppsspråk, utadvendthet osv.

Kilde: Bedin

Plikter du får som arbeidsgiver:

· Registrering i arbeidstakerregisteret hos NAV.

· Tegning av yrkesskadeforsikring for dine ansatte.

· Opprettelse av tjenestepensjonsordning for dine ansatte (OTP).

· Et system for internkontroll som sikrer at helse-, miljø- og sikkerhetsreglene følges (HMS).

· Dekke sykepenger i "arbeidsgiverperioden" (de første 16 dagene av sykefraværet).

· Gi arbeidstakeren minimum 25 dagers ferie i løpet av et år.

· Feriepenger til arbeidstakere: 10,2 prosent av bruttolønnen som er utbetalt forrige kalenderår (For foretak med tariffavtaler eller interne avtaler om fem ukers ferie skal 12,0 prosent av bruttolønnen utbetales).

· Arbeidsgiveravgiftsplikt.

o Sørge for å motta skattekort.

o Opprette en personlig konto i regnskapssystemet for hver arbeidstaker).

o Arbeidsgiver skal opprette skattetrekkonto i bank (eventuelt bankgaranti) og foreta skattetrekk i den ansattes lønn.

o Lønnsslipp (kvittering for foretatt skattetrekk) leveres
lønnstaker ved hver lønnsutbetaling.

o Arbeidsgiver skal utarbeide og sende inn terminoppgave for
forskuddstrekk/beregningsoppgave for arbeidsgiveravgift.

o Arbeidsgiver skal utarbeide lønns- og trekkoppgaver til de
ansatte og sende inn følgeskriv/årsoppgave.

o Ansatte som lønnes pr. time skal fylle ut timelister.

Her finner du utfyllende informasjon om ansettelser og arbeidsgivers plikter: http://www.bedin.no/php/d_hovedemneside/cf/hApp_103/hParent_1416/hDKey_1 (Kilde: bedin.no)