Driftsfasen

- På disse områdene gjør gründere feil - år etter år. Jeg vet ikke hvor mange telefoner jeg har hatt fra gründere som spør: "Hva skal egentlig stå på fakturaen?". Og dette skjer etter oppstarten.

- Tar du lett på disse oppgavene kan det koste deg dyrt, sier Loranger. Ikke bare må du benytte mange timer av den verdifulle tiden du har etter oppstart på å lære deg nye ting, men du vil også begå feil som vil medføre rene økonomiske tap for din virksomhet.

Bank

· Konsernkonto

· Du kan koble transaksjoner og reskontro direkte mellom regnskapssystem og nettbank.

· Kredittvurdering av kunder: Du kan få kredittinformasjon om dine kunder direkte i nettbanken.

· Du kan få alle dine bilag og kontoutskrifter rett i nettbanken, fremfor papir i posten.

· Aksjehandel på internett.

· Nettregnskap: Ved å benytte en av bankens leverandører, kan du integrere nettbanken enda tettere med ditt regnskapsprogram.

Innbetalingsalternativer

Som bedrift tilbys du også ulike måter å foreta dine innbetalinger på.

· OCR Innbetalingsservice (bedriftens regninger tilsendt på fil).

· Avtalegiro (automatisk betaling av faste regninger).

· eFaktura (regningen blir sendt til mottaker direkte i nettbanken).

· Innbetalingsservice fra utlandet.

· Innbetalingsinformasjon tilsendt elektronisk.

· Giromail (kopi av meldinger fra banken tilsendt elektronisk).

Fakturering

Du må vurdere hva som er best for deg når det gjelder betaling av regninger og utsendelse av fakturaer. Noen velger å sette bort hele prosessen, slik at de kan konsentrere seg om de øvrige arbeidsoppgavene. En annen mulighet er å gjennomføre selve faktureringen og purringen selv, men sette bort inkassoinndrivelsen.

Et stadig mer aktuelt alternativ for gründere er å selge fordringene på forfallsdato. Et inkassoselskap betaler deg for eksempel 85 prosent av pålydende på dagen da fakturaen forfaller, og selskapet står for inndriving av pengene.

Ønsker du å ta faktureringsprosessen selv, må du gå til innkjøp av et faktureringsprogram, og lage et system for kundenummerering og oppfølging.

- Hvis du skal levere varer eller tjenester på kreditt bør du skrive ut fakturaen så raskt som mulig etter levering. Det er viktig å få inn pengene raskt, slik at du på din side kan overholde dine forpliktelser. Mange vil oppleve at kundene ønsker å tøye kreditten, men dette kan bli dyrt for deg som selger. Dårlige faktureringsrutiner fører til at enkelte ganske enkelt glemmer å fakturere leveranser, og det blir i hvert fall dyrt i lengden! I loven heter det at salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, men skriv gjerne ut fakturaen samme dag som levering skjer. Husk at hurtig fakturering vil bedre likviditeten.

Hanne Rosvoll Larsen sier at du har flere alternativer i faktureringsprosessen, selv om du velger å ta faktureringen selv.

Fakturaen skal inneholde din bedrifts organisasjonsnummer samt bokstavene MVA dersom den er registrert i merverdiavgiftsmanntallet. Aksjeselskaper skal dessuten ha med teksten "Foretaksregisteret". I tillegg er det vanlig at bedrifter som har korrespondanse med utlandet, tar med den norske landkoden (NO) foran organisasjonsnummeret. En faktura skal utstedes i minst to eksemplarer, og du som selger skal oppbevare det ene.

Dette skal fakturaen inneholde:

· Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor merverdiavgiftslovens område, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder når salget avgiftsberegnes etter forskjellige satser.

Regnskapsføring

Det må føres regnskap for alle bedrifter. Grunnen er at tall fra regnskapet du fører skal sendes inn til myndighetene slik at skatter og avgifter blir fastsatt. Trond Loranger sier at det bør være i din egen interesse å få oversikt over økonomien.

- Når du starter firma, vil du den første tiden ha "mye i hodet", og etter kort tid kan du lett miste oversikten. Da vil et ajourført regnskap være nyttig og helt nødvendig for å holde oversikt over utestående hos kunder, hva du skylder leverandørene, hvor mye du skal betale i moms og skatt. Et tilfeldig søk blant regnskapsbyråene viser at denne tjenesten ligger på rundt 400 kroner per time, ifølge Loranger.

Føre selv eller bruke byrå?

Hanne Rosvold Larsen sier at du selv må ta beslutningen om du ønsker å føre regnskapet selv, men påpeker at du bør teste dine egne kunnskaper før du bestemmer deg.

- Skal du føre regnskapet selv, bør innholdet i disse begrepene være kjent stoff for deg:

• Konto - er et sted hvor man registrerer og systematiserer regnskapsopplysninger. Like transaksjoner plasseres på samme konto, for eksempel føres kjøp av varer på varekjøpskonto.
• Kontoplan - er en plan spesifisert etter virksomhetens art slik at den oppfyller regnskapslovens spesifikasjonskrav og virksomhetens eget informasjonsbehov. Det finnes to hovedtyper: resultatkontoer og balansekontoer. Et kontonummer har normalt fire siffer. Svært mange bedrifter velger å følge NS 4102 - Norsk standard kontoplan.
• Debet / kredit - en konto har to sider, hvor venstresiden representerer debet og høyresiden kredit. Bokføring til debet kalles debitering, til kredit kreditering. Dette prinsippet kan illustreres med en T-konto, det vil si et visuelt bilde av en konto hvor debet- og kreditsiden vises samtidig.
• Saldo - nettoeffekten av alle bokførte beløp på én konto på et gitt tidspunkt. Saldoen fremkommer som summen av det som ble overført fra forrige periode samt netto effekt av alle transaksjoner på kontoen i valgt periode. Saldobalansen er en opplisting av alle kontoene med saldo per dato.
• Dobbelt bokholderi - innebærer at en transaksjon alltid skal føres to ganger, og føres da med like store beløp til debet som til kredit.

· Regnskapsavslutning - regnskapsmessig resultat finnes ved å summere saldoene på samtlige resultatkontoer. Et overskudd i perioden vil innebære en økning i egenkapitalen, mens et underskudd betyr en nedgang i egenkapitalen

Skatteetaten har i brosjyren "Kontorarbeid og regnskapsføring" utarbeidet en test du kan ta for å hjelpe deg med å ta beslutningen om du skal føre regnskapet selv eller ikke.

Dette er noen vanlige oppgaver i forbindelse med regnskapsføring. Kryss av for de oppgavene du med sikkerhet vet at du selv kan utføre.

· Påføre kontokode på bilag

· Avgjøre hvordan kjøp skal behandles i forbindelse med merverdiavgift

· Avgjøre om en utgiftsgodtgjørelse er oppgavepliktig, trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig

· Avgjøre om større innkjøp av maskiner og inventar skal aktiveres eller kostnadsføres

· Bokføre regnskapsopplysningene

· Utarbeide periodisert resultatregnskap og balanse med jevne mellomrom

· Spesifisere kjøp/salg på motpart

· Avstemme konto for bank, kasse og offentlige utgifter

· Avstemme åpne poster i kunde- og leverandørreskontroen

· Utarbeide lovpålagte dokumenter som skal sendes inn til skatteoppkrever (kemner/kommunekasserer), likningskontor, fylkesskattekontor, og Brønnøysundregistrene

0 - 9 kryss: Hvis du ikke allerede har en autorisert regnskapsfører anbefaler vi deg å vurdere å anskaffe en til hele eller deler av regnskapsføringen.

10 kryss: Du har antagelig forutsetninger for å føre regnskapet ditt selv. Har du tid?

- Det stilles ingen krav om at du må engasjere en ekstern regnskapsfører til å ta regnskapet for deg, og hvis du har interesse, lyst og kunnskap bør du vurdere å føre regnskapet selv. I det minste i en startfase, dette kan gi deg en inngående kjennskap til bedriftens "indre liv". Et oppdatert og adekvat regnskap kan vise seg å være det beste styringsredskapet du har i bedriften din.

Mange velger imidlertid å engasjere en ekstern regnskapsfører. Vær klar over at enhver som i næring påtar seg å føre regnskap for andre, skal være autorisert av myndighetene.

For mange vil det ikke være en uoverkommelig oppgave å ta regnskapet selv, og med opplæring, interesse og et godt regnskapsprogram kan du håndtere de fleste vanlige oppgaver. Arten og omfanget av virksomheten din vil selvfølgelig også påvirke beslutningen din. Likevel bør du som en tommelfingerregel bruke tiden på det du behersker best, og kjøpe de andre tjenestene fra fagfolk. Dette gjelder også regnskap. Kanskje finner du ut at et regnskapsbyrå utfører disse oppgavene raskere enn deg, og at du selv ønsker å bruke din tid på de aktivitetene som genererer inntekter i bedriften din.

Uansett om du velger å sette bort regnskapet eller om du tar det selv, er det viktig at du har et aktivt forhold til informasjonen du kan lese av regnskapet, dette gir deg en pekepinn på om du er på rett kurs. Det innebærer blant annet at du bruker litt tid i startfasen på å legge opp gode rutiner og systemer for regnskapsførselen. Ryddighet i kontorarbeid og regnskapsføring kan spare deg for mye tid og ergrelser.

Regnskapssystem

- Velger du å føre regnskapet selv, må du velge et regnskapssystem. Bruk tid på å finne det mest passende systemet til deg og din bedrift, sier Hanne Rosvoll Larsen.

- Bokføringsloven stiller flere krav til regnskapssystemet. Blant annet heter det at regnskapssystemet skal være ordentlig, oversiktlig og i stand til å produsere alle lovpålagte regnskapsrapporter. Egne excel-baserte løsninger blir fort kompliserte når du må håndtere moms og utestående beløp fra kunder. På internett kan du finne tester av ulike regnskapssystemer. Det lønner seg å gjøre research, og for mange småbedrifter kan enkelte av disse systemene være gode nok. Har du behov for større systemer bør du kontakte flere leverandører for pristilbud og demonstrasjon av produktene, legger hun til.

Rapportering

I tillegg sier Rosvoll Larsen at man i mange tilfeller er nødt til å finne ut av disse tingene selv.

- Du kan ikke benytte "jeg visste ikke" som argument overfor myndighetene når du har oversett oppgaveplikter din bedrift har.

Budsjettering

· Resultatbudsjett

· Likviditetsbudsjett

· Budsjettert balanse

Et budsjett kalles ofte et forhåndsregnskap. Det skal inneholde de forventede eller planlagte tallene for bedriftens økonomi i neste periode. Når du starter en bedrift, har du allerede gjort deg noen tanker om hva som vil skje i fremtiden. Målet er sannsynligvis å maksimere fortjenesten, men du må planlegge hvordan du skal gå frem for å nå dette målet. Budsjettet tallfester disse planene.

Resultatbudsjett

Hanne Rosvoll Larsen sier at gründere ofte er for optimistiske i sin budsjettering.

- Å drive virksomhet av noe omfang uten et godt budsjett er ikke særlig smart, det er lett å miste styringen hvis man ikke vet hvor man skal.

I en oppstartfase vil de sentrale budsjettene være resultatbudsjett, likviditetsbudsjett og budsjettert balanse. Resultatbudsjettet er en oppstilling over forventede kostnader og inntekter i en periode, for eksempel første driftsår. Hvilke krav stiller du til lønnsomheten i bedriften din? For å få frem et riktigst mulig resultat for året, er det viktig at grunnlagsdataene er så godt fundert som mulig. Det er derfor viktig å utarbeide gode kalkyler for hvert produkt/tjeneste du skal levere/produsere, og deretter anslå antall enheter du vil komme til å selge. En vanlig budsjettfeil er å være for optimistisk når det gjelder salgsbudsjettet. Vær heller nøktern og realistisk.

Likviditetsbudsjett

Likviditetsbudsjettet forteller om du har penger på konto til å betale løpende forpliktelser. Her er det viktig å få oversikt over innbetalinger og utbetalinger i det kommende året. Cash-flow er stikkordet her. Tallmaterialet hentes fra salgsbudsjettet, budsjett for varekjøp, finansieringsplanen og resultatbudsjettet. Det er ingen direkte sammenheng mellom likviditet og overskudd. Bedriften kan ha store overskudd og allikevel gå konkurs. Det er riktig at overskudd kan bidra til å styrke likviditeten, men likviditeten styres også av avdrag på langsiktig gjeld, nyinvesteringer, økninger i varelager, utestående fordringer, utbetalinger til vareleverandører og eiere. Dersom du klarer å forhandle deg til lengre kredittider hos dine leverandører, kan dette bedre likviditeten.

Budsjettert balanse

Ved oppstart er det også svært vanlig å utarbeide en budsjettert balanse, dette er en oppstilling som viser bedriftens eiendeler og hvordan disse er finansiert. En slik oppstartbalanse vil være den første inngående balansen du har, og første gang en regnskapsperiode avsluttes, vil man få en ny balanse. Dette er da bedriftens utgående balanse på det tidspunkt man har valgt å gjøre opp regnskapet. Denne utgående balansen vil være inngående balanse i det neste tidsintervallet.

Kontroller realiserte tall

Det siste trinnet i budsjettarbeidet er, gjennom hele året, å kontrollere realiserte regnskapstall opp mot budsjettet. De fleste regnskapsprogram vil kunne presentere regnskapstall og sammenlignbare budsjettall i en og samme rapport. Dette vil avdekke eventuelle avvik i forhold til budsjettet, og hjelpe deg å korrigere kursen før det er for sent.