Stillingsinstruks for daglig leder

Styret er virksomhetens øverste ledelse. Styret skal ta seg av oppgaver av stor betydning og viktighet samt strategiske beslutninger. Administrasjonen skal iverksette og gjennomføre styrets beslutninger. Når det gjelder strategi så er det også ofte administrasjonen som både initierer og utfører selve strategiarbeidet. Noen ganger foretrekker styrer å involvere seg lite inntil de får saken til beslutning, blant annet fordi de vil bevare fugleperspektivet og kunne inneha evnen til overordnet vurdering uten å være innlemmet i detaljer. Men en aktiv og årvåken styreleder bør sette strategi opp på agendaen ved flere styremøter, og avsette et par dager til strategimøte på ettersommeren. Ofte representerer imidlertid forholdet mellom styret og daglig leder en utfordring. Forskjellig innstilling, oppfatning, prioriteringer, erfaringsbakgrunn, ambisjoner og mål samt forskjellig forståelse av hvordan virksomheter skal drives og hvordan samspillet mellom styret og daglig leder skal og bør være, representerer mulige årsaker til konflikter av forskjellig omfang og styrke.

På denne bakgrunn kan det ofte være svært hensiktsmessig at styret utformer og vedtar en instruks for daglig leder. Samtidig som denne ikke er for fast og begrensende i sin form i forhold til at en daglig leder må ha et visst rom for selvstendighet og utfoldelse, bør en slik instruks gi rammer og føringer på hva styret forventer av daglig leder og hvordan utøvelse av daglig leder - rollen bør foregå, i denne bestemte virksomheten. Da får også styret anledning til å drøfte sin egen rolle, og sin egen rolle i forholdet til daglig leder og sette skriftlig opp noen føringer, noe som kan vise seg å være verdifullt i den daglige og praktiske kommunikasjonen ikke minst mellom daglig leder og styreleder.

En slik instruks for daglig leder kan inneholde følgende punkter:

• Mål for stillingen
• Organisasjon og plassering
• Ansvar og myndighet
• Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger
• Generelle arbeidsoppgaver for daglig leder

Mål for stillingen

Under punktet «Mål for stillingen» hører en presisering om at han/hun skal lede selskapet slik at overlevelsesevnen sikres og styrkes slik at trygghet kan utvikles både for selskapets eksistens og for virksomhetens medarbeidere. Videre kan det være et punkt som presiserer at daglig leder er kjent med og aksepterer selskapets idégrunnlag og målsettinger og har plikt til å gjøre dette kjent for ansatte.

Organisasjon og plassering

Under punktet «Organisering og plassering» bør skriftlig poengteres at daglig leder rapporterer til selskapets styre. Det kan også tas inn her en merknad om at daglig leder på daglig basis, utenom styremøtene, rapporterer til og forholder seg formelt til, styrets leder.

Ansvar og myndighet

Under punktet «Ansvar og myndighet» bør først nevnes at daglig leder har ansvar for forvaltningen av selskapets menneskelige og materielle ressurser. Dersom det videre tas med en bestemmelse om at daglig leder har myndighet til å avgjøre alle saker knyttet til daglig drift og som ikke er av usedvanlig art og viktighet, forankres instruksen direkte i aksjelovens bestemmelser og man kan få et godt grunnlag for en drøftelse både i styret og mellom styret og daglig leder, hva angår grenseganger. Med dette vil styret og daglig leder i forkant av mulige utfordrende situasjoner, gjennomgå og opparbeide en bedre forståelse av hvordan det praktiske forholdet mellom styret og daglig leder skal være. Hvordan virksomheten, styret og daglig leder skal arbeide med og involveres i strategiske prosesser og arbeider, kan for eksempel tas opp til drøfting. En samforståelse av «hvordan tingene gjøres i vår virksomhet» vil trolig vise seg svært nyttig og i seg selv representere et konkurransefortrinn i og med at samspill, trivsel, trygghet og hensiktsmessig organisering og oppgaveutøvelse vil påvirkes positivt. Videre kan under dette punkt nærmere presiseres hvilket ansvar og hvilken myndighet daglig leder har, og det vil være naturlig å ta utgangspunkt i aksjelovens bestemmelser. Det kan også føyes til en setning om at dersom det er uenighet om vesentlig saker internt i ledergruppen, skal disse saker diskuteres med styrets leder som da også vil vurdere hvorvidt det er nødvendig å bringe saken inn for styret til behandling og beslutning.

Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger

Under punktet «Fullmakter og økonomiske rammer for beslutninger» bør inngå at daglig leder er tildelt prokura fra styret og har fullmakt til å ta alle nødvendige beslutninger knyttet til daglig drift. Avtaler som er av strategisk art bør legges frem for styret. Strategiske samarbeidsavtaler som binder selskapet utover operativt prosjektsamarbeid, skal fremlegges for styret til beslutning. Videre bør være en setning om hvordan selskapets konti skal disponeres og grenser for beløpene, for eksempel at daglig leder signerer utbetalinger opp til kr. 500 000,- og at over dette beløpet signerer daglig leder sammen med styreleder.

Generelle arbeidsoppgaver for daglig leder

Under punktet «Generelle arbeidsoppgaver for daglig leder» bør listes opp daglig leders hovedoppgaver uttrykt overordnet slik at det blir handlingsrom for daglig leder. Samtidig vil en slik opplisting gi et godt utgangspunkt for en drøftelse av innholdet av daglig leder - funksjonen i styret og mellom styret og daglig leder.

Det er aksjelovens § 6-13 som omhandler styrets tilsynsansvar, som i punkt (2) sier at «Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse».

I praksis opplever nok daglige ledere og styrer svært forskjellige situasjoner og hendelser. Det er også eksempler på at styret har hatt så stor tillitt til daglig leder at styret nærmest har glemt kontrolloppgaven eller at styret har fremstått vagt og uklart i forhold til behovet for tydeliggjøring av grenseganger. Selv om det for så vidt er et relativt ekstremt tilfelle, var for eksempel Ivaran-saken som gikk helt til Høyesterett og fikk sin avgjørelse i 2003, en slik sak der daglig leder gikk langt utover sine grenser ved å handle valuta i et slikt omfang at risikoeksponeringen ble altfor voldsom og det faktiske tapet for selskapet ble svært stort.

Men også i det mer ordinære bedriftsliv der daglig leder har behov for tydelighet i forhold til sin egen rolle og styrets rolle, kan et velegnet utgangspunkt være å etablere en stillingsinstruks for daglig leder.

Arild I. Søland er siviløkonom og arbeider som konsulent overfor eiere, styrer og ledere med styrearbeid, strategi og økonomisk oppfølging. Han har skrevet boken «Praktisk arbeidsbok for styremedlemmer» (Kolofon forlag), basisheftet «Veiviser for styremedlemmer» og temaheftene «Styrets regnskapsoppfølging», «Strategi - en praktisk tilnærming», «Etikk i praksis» og «Styreansvar, daglig leders ansvar og forholdet mellom styret og daglig leder». Denne saken ble publisert på nettet første gang i 2005.