Tilpass leder­­verktøyene

For å overføre lærdom fra en organisasjon til en annen, lages det gjerne lederverktøyer. Verktøyene finnes i alle varianter, men det er som å pusse opp hjemme: Å kjøpe inn verktøy er ikke det samme som at jobben blir gjort. Ledere elsker verktøy, men ender ofte opp med et flott verksted, hvor funklende verktøy henger sirlig på veggene uten å bli særlig mye brukt. Det er imidlertid mulig å håndtere dette paradokset, skriver Kasper Bjørn fra Århus Universitetshospital og Henrik W. Bendix fra Managers Hotline AS i magasinet www.ledelseidag.dk.

Hvis verktøyet passer til situasjonen og til håndverkeren øker sannsynligheten for at det blir brukt vesentlig, er deres erfaring. Ledelsesverktøy kan overføres fra en sammenheng, eksempelvis private virksomheter, til andre sammenhenger, eksempelvis offentlige virksomheter. Forutsetningen er at ledelsesverktøyet «oversettes» til en ny kontekst.

Når ledelsesverktøy bør brukes ulikt i ulike organisasjoner, er det fordi alle virksomheter er forskjellige. Det vil alltid være uformelle strukturer, nettverk eller kulturer som skiller dem. Kasper Bjørn og Henrik W. Bendix har snekret sammen følgende huskeliste, eller «fokuslliste» som de kaller det, for den som skal bruke verktøy som er utviklet i andre organisasjoner:

1. Passer verktøyet til oppgaven? Ligger oppgavetypen innenfor det verktøy er tenkt anvendt til?

2. Passer verktøyet til virksomhetens «puls», det vil si tempo og oppgavens viktighet? (brannslukking = høy puls, grunnforskning = lav puls) Matcher virkemidlene det bilde medarbeiderne har av seg selv og oppgaven?

3. Står fagkultur og den vanlige tilnærmingen til oppgaveløsing i veien for at verktøyet skal gi mening?

4. Er verktøyet «oversatt» til situasjonen? Matcher det ambisjonsnivå, virkemidler, språket i organisasjonen etc?

5. Har den nærmeste ledelsen satt seg inn i verktøyet? Viser lederne at de løpende driver med oppfølging?

6. Har du sørget for «ro» nok til at man kan øve seg på en overkommelig problemstilling?

7. Er det minst én i gruppen som vil sette seg ekstra inn i hvordan verktøyet fungerer og som vil samle og formidle erfaringer?

8. Sørger dere for å bearbeide de erfaringene dere har og å tilpasse verktøy og metoder til egen organisasjon? Tør dere eksperimentere og lære?

9. Husker dere å fortelle andre at dere går i gang, og deler erfaringer med dem. Å forplikte seg overfor andre er til hjelp for å holde fokuset.

10. Når dere har arbeidet med verktøyet, har dere da også tydeliggjort overfor dere selv og andre hva det kan - og ikke kan - brukes til?