Ta kontroll

Selskapet Xerox, som er mest kjent for kopimaskiner og annen teknologi til kontoret, har i over 30 år studert hvordan vi arbeider, organiserer og får unnagjort arbeidsoppgaver. Inspirert av en studie de har kalt «Future of Work» gir de blant annet følgende tips til den som vil spare tid og ta kontroll over den daglige informasjonsflommen:

1. Pust.
Ta pauser i løpet av arbeidsdagen. Det hjelper på produktiviteten å forlate skrivebordet en kort stund. Ta bokstavelig talt en pustepause. Ta gjerne en kort høneblund, en såkalt «power nap», hvis mulig.

2. Ha en enklere tidsplan
Planlegg å avholde alle møter på visse dager, slik at du har noen møtefrie dager hvor du har tid til å ta deg av innkommende informasjon. Det er mye enklere å sortere informasjon når du ikke har et møte om 20 minutter.

3. Ta sikkerhetskopier.
Ingen informasjon er verre enn for mye informasjon. Sørg for gode og regelmessige rutiner for sikkerhetskopiering.

4. Rydd skrivebordet
Skann inn og lagre viktige dokumenter i stedet for å ha dem i papirarkiver og papirbunker. Rydd også skrivebordet på datamaskinen innimellom. Fjern mapper du ikke bruker. Bruk søkemotorer for å finne informasjon.

5. Rør det bare én gang
Vi kaster ofte bort tid ved å håndtere samme informasjon om og om igjen. Svar når du mottar informasjonen, legg i mapper eller kast når oppgaven er gjort.

6. Bruk de verktøyene du har.
Bruk mobilen til å spare tid. Du trenger eksempelvis ikke å skrive ut et kart hvis du like gjerne kan se det på mobilen.

7. Vær mobil.
Benytt deg av en mobil e-postløsning, slik at timer ute av kontoret også kan være produktive. Tilgang til e-post hjelper deg å planlegge neste dag, håndtere mindre prosjekter og få unna besvarelser.

Vil du vite mer? I følgende podcast, snakker en av etnografene i Xerox, Jenny Perotti, om strategier for å overleve informasjonsoverfloden: http://a400.g.akamai.net/7/400/14595/v0001/xeroxwebcast.download.akamai.com/14595/podcast/pr/Xerox_Future_of_Work.mp3