Proff e-post
* Oppmuntr til handling.
Spør deg selv: Oppmuntrer denne e-posten til handling? Hvis ikke - hvorfor sender jeg den?
* Det viktigste først.
Du har ofte liten tid, regn med at den som mottar e-post fra deg har det på samme måte. Bruk ikke for mye plass på utenomsnakk. Spør deg selv: Forstår mottakeren budskapet etter å ha lest tittelfeltet og den første linjen? Hvis ikke, hvorfor formulerer du deg slik at de må gjette?
* Ikke forutsett at mottaker vet.
Selv om dere jobber i samme bransje, ikke forutsett at mottakeren kjenner til alle bakgrunnsfakta og scenarier. Styr også unna forkortelser og snever terminologi. Spør deg selv: Stoler jeg for mye på at mottakerne vet det jeg synes de bør vite? Skjuler jeg ubevisst informasjon for dem?
* Tenk klart før du sender.
Gjør jobben lettere for mottakeren: Vis tydelig hvilket standpunkt du har og hva han eller hun bør bruke tid på. Spør deg selv: Gir e-posten et tydelig bilde av hensikten min og en mulighet for leseren til å gi tilbakemelding? Hvis ikke, hvorfor tvinger jeg dem til å forsøke å lese mine tanker?
