Multitasking ødelegger arbeidsdagen

Du er godt i gang med en viktig jobb, men så begynner det: Det kommer inn en telefon du svarer på. Samtidig renner e-posten inn. Etter telefonsamtalen sjekker du hvem som har sendt e-posten, men bestemmer deg for å la det ligge. Du går i gang igjen med den viktige jobben, men nå kommer en kollega innom for å prate litt. Du begynner å jobbe igjen, men så kommer det en e-post fra en kunde som forventer svar der og da.

Antallet avbrytelser kan bli mange i løpet av en arbeidsdag, og ifølge Scott Allen, ledelsesekspert på nettstedet management.about.com tar det rundt fire minutter å vende tilbake til optimal produktivitet etter en avbrytelse, skriver Jyllandsposten. Allens råd er derfor at man reduserer antallet «start og stopp» i løpet av arbeidsdagen, og at man deler arbeidsdagen opp i blokker som er øremerket bestemte prosjekter.

Slik kommer du i gang:

* Begynn i det små. Velg en enkelt oppgave, det kan være en ukentlig rapport som skal skrives. Sett av eksempelvis en halv time til oppgaven.

* Lukk døren. Hvis nødvendig, sett en lapp på døren med «geniet jobber» eller lignende. Konsentrer deg om rapporten og ingenting annet denne halvtimen.

* Ignorer telefonen. La e-posten være. Bare skriv på rapporten.

* Etter et par uker vil du antagelig oppdage hvor mye raskere og effektivt du gjør ferdig den ukentlige rapporten.

Noen generelle tips:

* Ikke tillat avbrytelser når du er i gang med en oppgave.

* Hvis mulig, begrens antallet oppgaver du skal løse i løpet av en dag og en uke. Hvis du kan konsentrere deg om færre oppgaver om gangen, blir du mer produktiv.

* Innse at uansett hvor godt du planlegger, så er ikke avbrytelser til å unngå.