Få kaoskontroll

En innboks full av e-post? Hauger med papirer på skrivebordet? Du er ikke alene. Ifølge den svenske konsulenten David Stiernholm er en de vanligste strukturfeilene blant ledere at de samler notater om hva man skal gjøre på flere ulike steder; på gule lapper, på datamaskinen og i møtenotater. En annen vanlig strukturfeil er de velkjente haugene med papir som inneholder ting man har tenkt å gjøre.

Stiernholm forteller i et intervju med magasinet chef.se at han jobber etter prinsippene til David Allen, forfatteren av boken «Getting things done», og han mener at du på ett kvarter kan ta det første steget fem mot bedre orden og effektivitet.

På ett kvarter rekker du å lage en prosjektoversikt over de prosjektene du jobber med akkurat nå. For hvert prosjekt noterer du ned hva som er neste steg. Er det å ringe noen, sende e-post eller venter du på beskjed? Stiernholm mener at folk lager seg en prosjektoversikt ofte får bedre overblikk, samtidig som de får bedre framdrift.

Setter du av en times tid, anbefaler konsulenten å lage en komplett arbeidsliste hvor du tømmer hodet for alt du har å gjøre. Poenget her er å samle sammen alle lapper, notater og andre påminnelser som ligger og flyter. Formuler listen i punkter som er konkrete oppgaver; for eksempel: ring Hansen, kjøp nytt datautstyr, arkiver forrige prosjekt. Når listen er ferdig, er tipset at du deler oppgavene inn i kategorier. Det kan være etter prosjekt, tiden det tar å gjennomføre oppgaven eller situasjonen du skal utføre oppgavene i (ved datamaskinen, sammen med kollega etc.)

Å rydde i papirhaugene tar lengre tid, men også her anbefaler konsulenten at du bruker prosjektoversikten og arbeidslisten til notere ned arbeidsoppgaver etter hvert som de dukker opp. Vær raus når du kaster. Det du tar vare på, sorterer du og legger i merkede hengemapper, permer etc. Sats på få og enkle systemer. Har du for mange systemer, risikerer du å miste oversikten.