Bli venn med innboksen
Hvis e-posten renner inn fortere enn du klarer å svare, kan den lange listen med ubesvart post fort bli et stressmoment.
Direktør i Dansk Detail, Jens Birkeholm, pleide å få 150-200 e-poster om dagen. På et tidspunkt bestemte han seg imidlertid for å gjøre noe med kaoset. Han har laget en liste med råd for hvordan du kan styre mailkaoset som er gjengitt hos epn.dk. Dette er noen av dem:
* Slett brutalt.
Hvis du drukner i e-post du burde svart på for lenge, lenge siden, er det ifølge Birkeholm bare én vei ut av uføret: Lag en standardmelding der du forteller at du har slettet innholdet i innboksen din og at avsenderne må sende e-posten om igjen hvis mailen fremdeles er relevant. Send denne meldingen til alle avsenderne. Dette er den brutale måten å gjøre det på, men den gir etter sigende sjelden problemer i praksis. Dette er imidlertid ikke en løsning du bør bruke for mange ganger.
* Lag et autosvar.
Forfatt en standardmelding som automatisk sendes til avsendere etter hvert som du får e-post fra dem. Skriv i mailen at du svarer på meldingen så snart som mulig, men skriv at de må ringe deg hvis det virkelig haster. Legg ved mobilnummeret ditt. Ifølge Birkeholm vil du erfare at ting ikke haster. Det er de færreste som ringer.
* Les to ganger om dagen.
Venn deg til å sjekke e-posten høyst to ganger om dagen. Birkeholm har studert når e-post sendes, og har funnet ut at det meste av e-posten dumper inn på formiddagen. Neste bolk kommer fram mot klokken fire. Hans anbefalning er derfor å sjekke e-post klokken ett, og deretter etter klokken fire. Da får du behandlet mange meldinger på kortest mulig tid.
* Ta stilling til hva som skal skje med meldingen.
*Skal den slettes? Hvis ja, slett den med en gang.
* Er det et nyhetsbrev? Vurder om dette er relevant for deg; meld deg eventuelt av.
* Er det en reklamemail? Send en standardmail til avsender hvor du ber om å bli slettet fra mail-listen deres. Du kan også markere avsenderen som ”uønsket” mail.
* Skal mailen videresendes/delegeres?
* Skal mailen besvares?
* Sett av tid til nye oppgaver.
Hvis e-posten inneholder en oppgave det tar tid å svare på. Sett av tid til å løse oppgaven i kalenderen.
