Sånn vinner du ­forhandlingene

Det er god økonomi i å bli flink i forhandlinger.

- Utgangspunktet for å bli en god forhandler finner du i to ord, forberedelser og empati, sier Sigurd Knudtzon. Han har skrevet boken «Å forhandle».

- Forberedelsene handler om å legge opp strategi og taktikk, hvordan du vil gjennomføre prosessen og, ikke minst, det å forberede seg på den menneskelige dimensjonen i forhandlingen, sier Knudtzon.

Det er viktig å huske at empati ikke bare handler om følelser, men også det å forstå motparten. Tre begreper må du ha oversikt over når du skal forhandle:

1 Hva er min åpningsposisjon, hvor begynner jeg?

2 Hvilket resultat vil jeg være fornøyd med?

3 Hvor langt er jeg villig til å strekke meg?

Du kan se for deg en strek mellom disse punktene. Bestem deg for hvor langt du vil gå fra åpningsposisjonen din (ditt første bud) til hva du er villig til å akseptere. Samtidig må du i forberedelsene prøve å analysere deg frem til hvor disse punktene er for motparten. Hva kan du forvente av motparten din, og hvor langt vil han bevege seg?

Den menneskelige dimensjonen.

Knudtzon er opptatt av den menneskelige dimensjonen. Ifølge ham er det noe altfor mange glemmer når de går inn i en forhandling. De har som oftest fokus på de materielle spørsmålene.

- Mennesker som forhandler lar seg påvirke av argumenter, men i stor grad påvirkes de også av holdninger og hvordan ting sies. Dette et forsømt punkt i forberedelsesfasen hos mange, sier Knudtzon.

Nøkkelen er å forstå at den menneskelige dimensjonen nesten alltid spiller inn når mennesker møter hverandre. Dette kan være alt fra øyekontakt til hvilken oppfatning partene har av saken.

- Forskjellige folk har forskjellige rammer for forhandlingene, det går ikke bare på ulike interesser i forhandlingene, man kan faktisk ha helt forskjellig oppfatning av samme tema, sier Knudtzon.

Et godt eksempel på dette kan være en siviløkonom og en samfunnsøkonom som diskuterer skatt. Siviløkonomen vil se på skatt som en utgift, mens samfunnsøkonomen vil se på det som inntekt. De diskuterer samme tema med forskjellige syn.

Dette er noe du må tenke på når du forbereder deg til forhandlingen. Hvilken oppfatning av temaet har motparten i denne saken?

Er du disse elementene bevisst, kan du tilnærme deg forhandlingen med store fordeler. Det kan faktisk brukes til å manipulere motparten. Det trenger ikke å være i en negativ betydning av ordet, men at du beveger motpartens rammer i forhandlingen.

Rammene vi har i forhandlinger kan være mange. Øvre og nedre grense for hva som kan aksepteres - reservasjonspunktene - er viktige. Hvor langt du vil gå opp eller ned i pris, bestemmes for eksempel av dine reservasjonspunkter. Det er disse du kan bevege ved hjelp av å manipulere motparten. Her kan du bruke rasjonelle og emosjonelle argumenter.

Et rasjonelt argument kan være at du forteller motparten at han vil tjene på avtalen i en materiell sammenheng, for eksempel ved at du belyser muligheter som oppstår ved at han kjøper ditt produkt.

De emosjo­nelle argumentene går mer på hva motparten har av personlige interesser. Hvis du har gjort jobben din og vet at du selger en bil til en person fra Greenpeace, kan da et argument være hvor miljøvennlig bilen er.

- Det du må finne ut, er hvor motparten er følelsesmessig engasjert, det som spiller en rolle for mennesker appellerer mer til dem enn det rasjonelle, sier Knudtzon.

- Kunsten er å balansere riktig mellom de emosjonelle og rasjonelle argumentene, sier han.

Knudtzon forteller at de fleste roter det til i forhandlinger fordi de ikke har brukt nok tid på å studere motparten.

- Du må ha kontroll på hva slags person han er, hva han liker, hva han vil med forhandlingene, og hva du tror du kan gi ham. Folk bryr seg mer om seg selv og sine mål, og glemmer motparten, og det fører faktisk ofte til at man ikke når ­målene sine, sier Knudtzon.

Han poengterer at Bill Clinton og Ronald Reagan begge var eksperter på å å spille på de emosjonelle sidene.

- Disse gutta fikk gjennomført mye fordi de spilte på emosjonelle områder, sier Knudtzon.

Han forteller at Clinton alltid holder blikket ditt litt lenger enn alle andre.

- Det gjør at du føler at han hører på deg, du har hans fulle oppmerksomhet, og det hjelper ham. Når du snakker med mennesker som ikke hører etter, skjønner du det, du ser at vedkommende ikke lytter. Dermed føler du at du ikke blir tatt alvorlig. ­Clinton­, ­derimot, fikk folk til å føle seg som verdens viktigste personer der og da.

Utnytt følelsene.

I anspente forhandlinger kan du dra stor fordel av å holde hodet kaldt og benytte deg av de følelsesmessige faktorene.

- Når folk er lidenskapelige overfor et tema, kan det fort bli hett, da tipper vekten og det emosjonelle tar over, sier Knudtzon.

Det er her de med litt ekstra baller og tæl kan vinne mye.

- Er du en tøffing, kan du lett vippe på motparten i slike situasjoner. Det er mye lettere å påvirke en person følelsesmessig enn rasjonelt, sier Knudtzon.

Det å utnytte seg av folks psykiske tilstand kan altså lønne seg. Folk er ofte svakest når de har fått for lite mat, eller er trette. Alle faktorer påvirker. En annen viktig faktor er om motparten har mye annet å tenke på.

- Legger du en konfliktforhandling til lille julaften, får du kjapt et overtak, sier Knudtzon.

Det viktige her er at du beskytter deg selv mot slike farer, samtidig som du passer på å utnytte når du ser at andre er i disse situasjonene.

- Det å komme med følelsesmessige utbrudd, kan ha sterk effekt, og er noe man bør benytte seg av, sier Knudtzon

- Hvis en person har gitt deg det samme svaret fem ganger, for eksempel sagt nei hver gang du foreslår en viss løsning, eksploderer du!

Sigurd Knudtzon smeller hånden i bordet og brøler:

- Nå er jeg så drittlei! Skal det være så vanskelig?

Knudtzon humrer, og forteller at dette er en taktikk han ofte bruker. Midt i møtet kan han eksplodere og skjelle ut motparten, for så å be om en pause. Han sier at han trenger fem minutter, og går ut på gangen.

- Når jeg så kommer tilbake, blir det som regel fortgang i sakene, sier han. Det resulterer ofte i at motparten enten flytter litt på sitt reservasjonspunkt, eller ­forsøker å endre tema.

Et annet triks er det gode gamle «snill purk, slem purk» (good cop, bad cop), og dette trenger du ikke en partner for å gjennomføre. Knudtzon pleier å skremme motparten litt i forkant av selve forhandlingen.

- Hvis jeg skal i forhandlinger, kan jeg ofte sende av gårde en epost eller to med dokumentasjon som bygger opp under hvor feil de tar, og hvor forbannet jeg er. Det gjør at de forbereder seg på en skikkelig krangel.

Her kommer da snill purk/slem purk-opplegget: Når Knudtzon kommer til møtet, snur han hele stemningen.

- Men det venter jeg litt med. Hold gjerne en litt streng tone når dere hilser på hverandre, slik at spenningen fortsatt ligger litt i luften, og så, når du skal begynne forhandlingen, er du plutselig snill og hyggelig, sier han.

På denne måten har du muligheten til å styre forhandlingen. Du setter stemningen, og du endrer den når det passer deg.

Betingelser for baller.

BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agree­ment) er et kjent begrep som avgjør når du kan kjøre good cop, bad cop. Det er en avveiing som må gjøres. Hvem av de to i forhandlingen har best alternativ til en løsning av problemet? Lønnsforhandlinger er et godt eksempel på dette. Dersom det er arbeidstagers marked, kan han jo bare si til sjefen at han skaffer seg en annen jobb hvis lønnen ikke høynes. Da er det han som sitter på BATNA.

- Regelen er slik at det er den som har mange alternativer å velge mellom som sitter i den beste posisjonen, sier eksperten.

Det er viktig å ikke fornærme motparten i en forhandling.

- Det beste du kan gjøre i en forhandling, er å få motparten til å føle at han har vunnet, sier Knudtzon.

Det betyr ikke dermed at du skal gi ham inntrykk av at han har klart å lure deg, tvert imot. Poenget er mer å unngå at han føler at du har lurt ham. Knudtzon sier at dersom motparten føler han har tapt i forhandlingene, kan det bli vanskelig å få ham med videre. Og det kan ødelegge for fremtidig samarbeid. Det kan jo også tenkes at du forhandler med noen du skal jobbe mye med fremover. Hva om du overkjører en av dine ansatte i lønnsforhandlingene? Her er det likegyldig hvor mye BATNA du har, hvis den ansatte føler at det ikke nytter å snakke med deg.

- Forhandlinger handler absolutt ikke om å vinne. Dyktige forhandlere er de som søker etter et resultat som ivaretar begge parters interesser så langt det er mulig, sier Knudtzon.

Selg argumen­tet.

Vi baserer oss på rasjonelle, relevante og gyldige argumenter når vi argumenterer. Men vil du nå frem til motparten, er rådet å argumentere slik at han kjøper argumentene dine.

- Da må du frem med poenger som han kjenner seg igjen i. Dette kjenner du kanskje igjen fra politikken, du må få motparten på din side, ofte ved hjelp av populistiske utsagn, sier Knudtzon.

Han poengterer at det er forskjell på gyldige og gangbare argumenter. I jussen er det for eksempel vanskelig å selge et argument uten å være helt korrekt, men skal du diskutere med mennesker som ikke er jurister, må du endre på stilen.

- Her er det snakk om å være på samme nivå som dem du forhandler med. Argumentet ditt må være gangbart hos motparten, han må forstå det og kunne sette det i sin sammenheng.

- De beste klarer å kombinere det gangbare og det gyldige, det er ofte du må ofre en del av gyldigheten i dine argumenter for å nå frem, sier Knudtzon.

Som eksempel bruker Knudtzon sin egen rolle som jurist. Hvis han forhandler med en politiker, er det sjelden en god idé å pøse på med juridiske begreper og argumenter, til tross for at disse har mest gyldighet.

- Det er ofte jeg sier: Vi lar jussen ligge, og kommer frem til en løsning på en annen måte. Da mister jeg litt av gyldigheten, men tjener på at jeg spiller på motpartens banehalvdel, sier Knudtzon.

Kom med innrømmelser.

Under en forhandling trenger du knep for å få motparten til å endre sine reservasjonspunkter. Dette kan du gjøre ved å komme med innrømmelser.

- Dersom du innrømmer noe som motparten oppfatter som tungt for deg, vil det påvirke motparten, sier Knudtzon.

Det kan være at du for eksempel strekker deg pengemessig mer enn du først hadde sagt.

- Dette er en del av det taktiske spillet, der du påvirker motpartens psyke. I det taktiske spillet er det ofte mer snakk om psykologi og tilfeldig spill enn rasjonalitet, sier eksperten.

Fornøyd.

Så når skal du si at du er fornøyd med forhandlingen, og avslutte det hele?

- Man har grunn til å være fornøyd når man gjennom forhandlingene har fått dekket eller oppfylt de interesser og behov som var grunnlaget for forhandlingene, sier Knudtzon. Dette vil si at man for eksempel har fått solgt enheten til en akseptabel pris, selv om man under andre omstendigheter kunne ha oppnådd mer.

Brudd.

Knudtzon lister opp grunner til når du skal bryte forhandlingen:

• Når man kan få dekket interessen eller behovet bedre på en annen måte.
• Når det er åpenbart at det ikke er mulig å komme bedre ut av forhandlingene enn sitt reservasjonspunkt.
• Når det ikke skader relasjonen til forhandlingsmotparten at forhandlingene nå avsluttes.