Microsoft Excel: Regnskapfolkets viktigste verktøy

Iden praktiske arbeidsdagen må Excel suppleres med andre og mer kompliserte prognose- og analyseverktøy. Norske Skog vil trappe ned bruken av Excel når konsernet i løpet av den nærmeste tiden innfører et felles regnskapssystem.

I følge Microsoft, som er opphavsmann til og eier produktet, bruker 1,1 millioner nordmenn daglig en PC på jobben. Rundt 60 prosent av disse bruker Excel i ulik mengde.

- Det er vår mest brukte funksjon samen med Word og Outlook, sier direktør Brynjar Skauvik i Microsoft Norge.

Mest brukt

Hilde Gjelsvik er økonomisjef hos Harald A. Møller i Oslo som importerer Volkswagen, Audi og Skoda. Hun kan stå som representant for den gjengse bruker.

- På kontoret bruker jeg Excel nesten hele tiden. Det er kanskje det verktøyet jeg bruker mest, sier hun.

Alle kontoransatte har adgang til Excel, men regneverktøyet brukes mest av folk som arbeider med regnskap og budsjett. For logistikk, vareflyt og markedsutvikling bruker Harald A. Møller andre verktøy.

SAP brukes til løpende rapportering, regnskapsførsel og budsjettering, mens alle beregninger, analyser og fremstillinger utføres i Excel.

- Alt materiale klargjøres og revideres i Excel. For oss er dette et godt og tilstrekkelig verktøy, sier Gjelsvik.

Excel har nærmest ubegrensede muligheter til å utføre regneoperasjoner, inklusive grafiske fremstillinger, historisk utvikling og løpende rapportering, mener Gjelsvik.

- Vi definerer et behov. Excel klarer stort sett å løse det som skal løses, sier hun.

Verktøyet er tilpasset bedriftens inntekts- og kostnadsstruktur. Selskapet har utviklet felles maler som de ansatte benytter.

Microsoft for Mac

Ingen hater Microsoft mer enn svorne Apple-tilhengere og Mac-brukere. De skulle bare visst. Bak mange av funksjonene i Mac står en Microsoft-utvikler, hevder direktør Brynjar Skauvik i Microsoft Norge.

Det gjelder også Excel. Forløperen kom i 1987 - utviklet av Microsoft som en kontorstøtteapplikasjon for Mac. Det gikk imidlertid ikke lang tid før Microsoft innså at de ikke kunne la fienden ha eneretten til verktøyet.

Den første egenversjonen, versjon 1.0 kom på slutten av 1980-tallet. I 1992 kom 2.0-versjonen med den berømte summeringsknappen. Med markøren under tallrekken og ett tastetrykk popper summeringen opp automatisk.

Siden er det kommet en rekke forbedrede versjoner - fem i alt - med nye matematiske funksjoner fra de enkleste summeringer til statistikk og standardavvik. Excel følger med Office-pakker, men kan også kjøpes separat.

Lansering i november

En ny versjon - Excel 2003 - kommer i november sammen med lanseringen av Microsoft Office System som avløser Office XP.

- Hva blir nøkkelforskjellen?

- Med Excel 2003 blir det enklere å samarbeide eller jobbe i grupper på samme regneark, sier Skauvik.

Hilde Gjelsvik hos Harald A. Møller ser frem til å få et enda bedre samarbeidsverktøy enn hun benytter i dag.

- Vi jobber mye på tvers. Flere arbeider på samme filer på et felles område i nettverket. Enda bedre løsninger er absolutt i vår interesse, sier hun.

Med Excel 2003 kan brukerne knytte seg opp til bedriftens servere. De kan opprette intranettsider hvor de legger ut relevante dokumenter. Adgang til siden kan begrenses, slik at bare godkjente aktører slipper inn.

Markedsleder

Da Microsoft kom med sin første Excel-versjon var Lotus 1, 2, 3 markedsleder på regneark. Men med sin voksende dominans på programvaremarkedet tok Microsoft over store deler av markedet.

- Vi har ikke monopol på kontorstøtteprogrammer (Office, red.anm.), men er markedsledende. Vi har kommet dit vi har kommet fordi vi har et tiltalende produkt, som er enkelt og bruke og utrolig kraftig, sier han.

Excel møter kanskje sin største utfordring når verktøyet skal benytte store datamengder fra lagre. Det krever ekstremt mye å gå inn, hente, sortere ut og behandle data fra ulike kilder.

Løsningen for Excel og Microsoft er en mellomlagring de kaller olap-kube.

- Den henter opp de relevante data du spør etter. Datamengden blir mer håndterlig, enklere og raskere å jobbe med, sier Skauvik.

Positivt, men

Erfaringen med produktet er entydig positive, men produktet har også sine begrensninger. Det viser Økonomisk Rapports ringerunde til noen økonomi- og regnskapsavdelinger i norske bedrifter. Alle bruker Excel i større eller mindre grad.

- Dette er et uvurderlig verktøy for oss. Vi bruker det i veldig stor grad til tilrettelegging av regnskapsoppgjør, budsjettering og økonomisk analyse, sier økonomisjef Terje Lund i Norske Skog.

Stort sett jobber Lund og hans medarbeidere med enkle summeringer. Men de lager også mer avanserte rapporter og salgsbudsjetter.

- Da benytter vi såkalte pivot-tabeller, hvor vi kan vende og vri på dataene slik at vi får dem i forhold til marked, kunde eller leverandør, sier han.

Pivot-begrepet er hentet fra basket, hvor det innebærer å gå rundt ballen.

- Det er et sterkt analyseverktøy hvor du i prinsippet kan vri og vende på alt mulig og se det fra ulike kanter - både grafisk og i tabellform, sier Skauvik i Microsoft.

Faser delvis ut Excel

Men, Norske Skog er nå i ferd med å etablere et nytt verktøy som skal erstatte Excel på konsernnivå.

- Store Excel-ark kan krasje. Verktøyet er ikke bra nok for de største operasjoner, sier Lund.

Selskapets nye verktøy, MPC (Management Planning and Controll, red.anm.) fra amerikanske Comshare, gir større fleksibilitet, sier han og karakteriserer Excel som todimensjonalt. MPC-programmer er som en kube hvor det er enklere å vri og vende på data og se det i flere dimensjoner.

- Til vårt formål er det bedre enn pivot. Vi har behov for å se forhold ikke fra to, men fra seks eller syv ulike ståsteder eller dimensjoner. Det fikser ikke Excel, sier Lund.

Han sier at Excel er veldig bra for mange formål, men ikke til alle. Norske Skog vil ikke kutte ut Excel, men vil redusere bruken.

- Vi implementer nå nye rapporteringsprogrammer som har egne regneverktøy. Dermed blir vi mindre avhengige av Excel, sier Lund.

For enkelt

I Helly Hansen ASA, med hovedkontor i Moss, utgjør Excel en stor del av medarbeidernes hverdag, opplyser økonomisjef Per Tore Mathiesen. På konsernnivå blir Excel imidlertid lett for enkelt. Selskapet har lagt budsjetter, likviditetsoppfølging, og totalregnskap med logistikk, salg, varebeholdning og kjøp inn i det danske regnskapsprogrammet Concorde.

- Det bygger på Excel, men er samtidig et alternativ, sier Mathiesen.

Som rapporteringsverktøy for konsernregnskap, konsolidering eller sammenslåing av selskapstall og valutasammenligninger, benytter Helly Hansen et annet system (Enterprise).

- Vi bruker Excel stort sett på lavere nivåer knyttet til konkrete regnskapsoperasjoner. Beregninger i Excel ligger ofte til grunn for utregningene i de andre programmene, sier Mathiesen.

Alle data ligger i database (business object) hvor brukerne henter det de ønsker over i Excel-programmet. Regnejobbene går dermed ikke ut over hastighet eller stjeler kapasitet fra den daglige bruken av regnskapsprogrammet.

- Excel gir deg det du trenger. I kombinasjon med andre programmer er dette et utmerket verktøy, sier Mathiesen i Helly Hansen.

Hva er Excel:
Et databasert verktøy for å håndtere alle slags finansielle beregninger, enkelt sagt en stor regnemaskin. Resultatene kommer ut i kolonner eller som grafikk.

Verktøyet kan også brukes på en rekke andre områder enn det finansielle hvor det ligger tall til grunn for beregningene.

Noen konkrete funksjoner:

• Reiseregninger ligger klare ute på nettet
  
• Faste bilag til regnskapet, som avskrivninger i en gitt periode
  
• Prosjekt- og investeringsrapporter
  
• Sorteringer
  
• Avstemme lønnsinnberetninger som er bokført i regnskapet
  
• Analyseverktøy for tekniske og økonomiske beregninger mm
  
• Historikk, som salgsutvikling
  
• Grafiske fremstillinger av spesifikke oppgaver eller samleoperasjoner
  
• Pivot-analyser