«Hemmelig» e-post er standard

Argumentene for å ha oversikter over ansatte ute på nett går hovedsakelig på at det gir bedre service og økt tilgjengelighet. Men det er ikke noe must for alle. De fleste foretrekker nettsider, sentralbord, informasjonsavdeling og etablerte personlige kontakter som inngangsdør til bedriften.

Bedriftene ser ingen eller liten nytte av å legge ut oversikter over alle. Dessuten kan det være skadelig med økt belastning på ansatte og fare for bedriftens sikkerhet.

Det virker som om offentlige kataloger over ansatte med visse unntak er en ikke-sak som bedrifts-Norge ofrer liten eller ingen oppmerksomhet.

Hvis de forekommer, forekommer de som oftest i offentlige tilsyn og ombud og i mindre salgsorganisasjoner.

LITE SPAMFRYKT

Vi skulle tro at den mest åpenbare grunnen til ikke å legge ut slike lister på nettet er frykten for en økt flom av søppelpost og de problemer det fører med seg.

Spørsmålet ble aktualisert ved at samferdselsminister Torild Skogsholm (V) i begynnelsen av august varslet at Regjeringen vil utferdige lover for å begrense skadegjørernes aktiviteter. Uønsket søppelpost koster næringslivet milliardbeløp i året i tapt arbeidstid og opprydningsarbeid.

Men svært få av de bedrifter og institusjoner Økonomiske Rapport har snakket med trekker frem frykten for å bli mer eksponert for søppelpost som argument for ikke å legge ut de ansattes adresser.

Informasjonsdirektør Finn Langeland i Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) formulerer det klarest:

Ved å legge ut en oversikt over ansatte med e-postadresser på nettet utsetter du deg for mer spam, sier han.

Hans råd er at den uønskede posten slettes umiddelbart uten å åpnes slik at du også reduserer faren for å få flere uønskede brev.

Utover det har vi ingen oppfatning om bedrifter bør legge ut ansattelister offentlig. Dette må det være opp til den enkelte bedrift å bestemme, sier han.

I Statoil er de mer bekymret. Faren for mer spam er én grunn til at de ikke legger ut oversikter over ansatte på nett.

- Det kan åpne for ytterligere opptrapping av spamproblemet, som vi sliter mer enn nok med allerede, sier informasjonssjef Morten Henriksrud.

FRAVÆRENDE

Svært få store bedrifter, om noen, har oversikter over sine ansatte ute. Det oppfattes både som uhensiktmessig og lite relevant. Så vel i Statoil som i Telenor sier de at sentralbordet fungerer ypperlig for å komme frem til rette vedkommende i selskapet.

I Telenor ser de ingen gode grunner til å legge ut slike lister, ifølge pressetalsmann Dag Melgaard. Med forholdsvis stor turnover av personell vil det også være praktisk vanskelig å ajourføre en slik liste kontinuerlig.

I Statoil frykter de i tillegg at sikkerhet vil bli svekket ved å legge oversikter over alle ansatte.

- Vi ønsker ikke å la eksterne få innsyn i hvem som steller med hva i Statoil, sier Henriksrud.

PERSONALTYVERIER

Det ønsker de heller ikke i konsulentselskapet Accenture. De har lagt ut navn, nummer og adresser over topplederne. De kan svare på spørsmål vedrørende bransje, fag og lede videre innover i systemet. Alle kundene er klare over dette.

- En ekstern og åpen oversikt over alle ansatte kan være skadelig for oss. Vi er i en bransje der selskapene er på stadig jakt etter konkurrentenes beste medarbeidere. Offentliggjøring av en slik liste ville være en invitasjon til å stjele folk fra oss, sier kommunikasjonsdirektør Eirik Andersen.

For øvrig, legger han til, får kunder tak i kontaktpersoner over sentralbordet.

- Offentlige lister er ikke konkurransefremmende i vår bransje, sier Andersen.

OFTE I SALG

Men det er unntak. De står mindre salgskontorer, ytre offentlige etater, typiske servicebedrifter og forsknings- og utdanningsinstitusjoner for.

Du skal lete lenge etter produksjonsbedrifter som har offentlige oversikte over ansatte. Noe annet ville være oppsiktsvekkende. I service- og salgsorganisasjoner er det annerledes.

Regionkoordinator Sven-Arild Wigsæther i Bedriftsforbundet på Vestlandet sier at oversikter over ansatte blir stadig oftere alminnelig i rene salgsorganisasjoner.

- Dette går på tilgjengelighet, markedsføring og salg, men er mer alminnelig i små enn i store organisasjoners, sier han.

If skadeforsikring er en slik organisasjon. De har imidlertid ikke lagt ut oversikter over ansatte. Noe annet ville lett kunne bli en plage for de ansatte.

- Vi har et utmerket kundesenter som tar seg av alle eksterne kundehenvendelser. Får de telefoner fra andre som ønsker å komme i kontakt med oss, videreformidles disse til rette vedkommende i organisasjonen, sier informasjonsdirektør Jack Frostad.

OFFENTLIG FORAN

Vi har ikke sjekket alle offentlige tilsyn og ombud. Men det virker som om disse er blant de flinkeste i klassen når det gjelder å ha oversikter over ansatte med e-postadresser og telefon- og/eller mobiltelefon ute på nett.

I Post- og teletilsynet og hos Forbrukerombudet har de slike oversikter. I Datatilsynet er de på vei til å lage sin liste.

- Vi vil legge ut en oversikt knyttet til fagområder og kompetanse. Gjennom dette oppnår vi å markedsføre tilsynet bedre. Vi gjør det også lettere for journalister og andre å finne frem til den rette personen hos oss. Vi er jo også en servicebedrift, sier Knut Kaspersen som leder juridisk avdeling.

NOEN BEGRENSNINGER

Flere Økonomisk Rapport har snakket med har uttrykt at det kan være flere juridiske grenser når det gjelder å legge ut slike oversikter offentlig. De behøver ikke engste seg.

I følge Kaspersen i Datatilsynet har arbeidsgiver rett til å gjøre dette så lenge det er jobbrelatert. Personopplysningsloven sier de ikke har rett til å legge ut private telefonnumre uten samtykke. De har heller ikke rett til å legge ut bilder av ansatte uten samtykke.

- Kontaktopplysninger, inklusive jobbmobil er legalt. Likeså opplysninger om stilling, fagområde og kompetranse, sier Kaspersen som legger til at de ofte får spørsmål om dette fra bedrifter og fagbevegelse.

Han sier at slike kataloger, så lenge de holder seg innen lovers grenser, i realiteten kan sammenliknes med andre offentlige registre og telefonkatalogen.

ET MUST I FORSKNINGS-NORGE

Landets universiteter, høyskoler og forskningsinstitusjoner har stort sett oversikter over sine forskere ute på nett. Det gjelder også Handelshøyskolen BI med hovedkontor i Sandvika utenfor Oslo.

Informasjonsdirektør Trude Kleven sier dette i liten grad dreier seg å hevde seg i konkurransen med andre forsknings- og utdanningsinstitusjoner.

- Tilgjengelig informasjon og aktiv formidling er en viktig oppgave for BI. Oversikt over ansatte knyttet til en kompetansekatalog er et virkemiddel i dette arbeidet, sier Kleven som opplyser at de nå skal legge om tjenesten slik at den blir bedre og mer funksjonell.

- Vi ville ikke være foruten våre lister, sier Kleven.

ORGANISASJONS-NORGE

Sven-Arild Wigsæther i Bedriftsforbundet på Vestlandet sier at hans organisasjon nærmest er programforpliktet til å ha oversikter ute.

- Vi er en serviceorganisasjon hvor det er ekstremt viktig at medlemmene vet hvordan de raskt og enkelt skal kunne komme i kontakt med rette vedkommende hos oss. Dette går på tilgjengelighet, sier han.

NHO deler langt på vei dette synspunktet. Organisasjonens ansatte ligger ute på nett med kontaktinformasjon.

- Det er viktig for at andre raskt skal kunne komme frem til riktig person. Våre medlemmer skal vite hvem de skal henvende seg til, sier informasjonsdirektør Langeland.

Hovedinntrykket er imidlertid at flere av de bedrifter vi har snakket med - antakelig også de fleste andre - aldri har vurdert dette spørsmålet.