Tre grunner å sende e-postkopier

Gjennom å studere rekkefølgen på mottakere i masseutsendelser av e-post, kan man finne spor av skjulte agendaer i organisasjoner, mener BI-forsker Karianne Skovholt som har sett nærmere på 700 masseutsendelser i et internasjonalt selskap med base i Norge.

Skovholt avdekket i sin studie en omfattende praksis når det gjelder å sende rundt e-postkopier. Ved å se nærmere på korrespondansen, ha har hun identifisert tre hovedfunksjoner for bruk av e-postkopier:

1) Informere og dokumentere. Den viktigste funksjonen til e-postkopien er å informere og å holde relevante deltakere orientert om fremdriften i prosjektet. Å sende e-postkopier er en effektiv måte å dele kunnskap på. E-postkopien kan også tjene som dokumentasjon på at en oppgave er utført.

2) Invitere til deltakelse og søke støtte i konflikter. E-postkopien kan indirekte brukes til å invitere andre til å bidra. En e-postkopi krever ikke nødvendigvis et svar, men gir mottakerne muligheten til å komme med innspill. E-postkopien kan også brukes til å be om tilbakemelding, enten det gjelder å få støtte i en sak eller få ros for en utført oppgave.

3) Synliggjøring og posisjonering. E-postkopien kan brukes strategisk til å bygge nettverk og allianser. Under dekke av bare å ville informere, kan ansatte posisjonere seg i organisasjonen. Her kan medarbeideren kopiere inn sine overordnede for få støtte og øve press på den primære mottakeren.