Styr møtet

Møter som varer i timevis tapper deltagerne for energi, og fører til at folk ikke orker å lytte til det som foregår.

Et vellykket møte, er på sin side stramt styrt, og har en tydelig dagsorden som alle kjenner på forhånd. Det mener Ib Ravn, lektor ved Danmarks Pædagogiske Universitet og forsker med møtekulturer i dansk næringsliv som spesialitet. Ravn mener halvannen time er rikelig med tid for de fleste møter. Det er også hva de fleste av oss kan klare. Varer det lengre, må det pauser til.

Det er møtelederen som sitter med hovedansvaret for om møtet blir vellykket eller ikke. Ravn har følgende tips til møtelederne:

• Utarbeid dagsordenen på forhånd. Bruk en setning under hvert punkt til å tydeliggjøre hva som skal diskuteres eller vedtas. Dette for å unngå for mye utenomsnakk.
• Begynn presis, lukk døren. Start møtet selv om alle ikke er kommet.
• Ønsk velkommen og introduser nye møtedeltagere.
• Si når møtet skal være ferdig.
• Styr snakking og taletid.
• Anerkjenn møtedeltagernes holdninger og ideer.
• Sørg for å konkludere under hvert punkt.
• Etter hvert punkt på dagsordenen; gjør det klart hvem som gjør hva og få det med i referatet.
• Avslutt møtet til avtalt tid.

Kilder: Magasinet C3/lektor Ib Ravn fra Danmarks Pædagogiske Universitet/epn.dk