Sl@vedriveren med krøll

E-posten fra direktør Bjørn W. Huseby i Xerox Global Services er nesten ikke til å tro. Der står det at ni av ti ledere i næringslivet sier det kan ta dem opptil to timer om dagen å administrere e-posten sin. De fleste av lederne er i bedrifter med over 100 ansatte og holder til i London. Altså en britisk undersøkelse, men Huseby tror at norske ledere bruker mer tid enn det undersøkelsen viser. Det begrunner han med at norske ledere snobber ned på den måten at de ikke bruker sekretærer på aktiviteter de kan gjøre selv. Trøsten får være at hver tiende leder har bedre tak på håndteringen av e-post. Derfor bruker lederne gjennomsnittlig 1,5 timer per dag på å håndtere e-postene sine, ifølge undersøkelsen Xerox Global Services har fått foretatt. Det tilsvarer 350 timer per arbeidsår.

508 tilfeldige ledere er spurt. Kjønnene er nesten likt fordelt. Undersøkelsen gir ingen opplysninger om respondentenes spredning i ledelseshierarkiet.

@-SLAVENE

Tomme innbokser for e-posten er bare en fjern drøm for de fleste. 61 prosent av de spurte sier at deres mål er å holde antall ubesvarte e-poster på under 100. Det er det mange som ikke klarer. Ledere i IKT-industrien er større slaver av e-post enn andre ledere.

Bjørn Huseby advarer om at produktiviteten til IKT-selskapene kan bli alvorlig svekket av overbelastning fra e-post. Gjennomsnittlig mottar en IKT-leder 90 e-poster om dagen, mens gjennomsnittet for andre bransjer er 49.

- Resultatene i undersøkelsen indikerer motvilje blant IKT-ledere til å bruke telefonen, selv når det ville være mer naturlig, sier Huseby.

STJELER KAPASITET

77 prosent av respondentene i IKT-bedriftene mener at det er lettere å nå fram til personer med e-post internt såvel som eksternt. Gjennomsnittet er 42 prosent. Xerox-lederen påpeker at dette genererer et enormt antall e-poster og at det krever unødig mye tid å administrere dette. E-postslavene er minst tilbøyelige til å innse at dårlig administrasjon av e-post har en skadelig effekt på serverkapasiteten, mener Huseby.

- E-post er en enkel og bekvem teknologi, men man kan ofte jobbe mer effektivt ved å ta en kort telefonsamtale, eller å bruke elektroniske samarbeidsverktøy for å dele informasjon som ellers ville ha blitt distribuert med e-post, sier Huseby.

Selv om IKT-ledere har størst tilgang på elektroniske verktøy for kunnskapsdeling, så rapporterte to tredjedeler at de aldri brukte disse.

- Dette er skuffende og påpeker behovet for endring i e-postkulturen i denne sektoren, sier Huseby.

Undersøkelsen fant likevel ut at IKT-selskapene gjorde andre samarbeidsverktøy mer tilgjengelig, slik at bare 20 prosent av e-postene i innboksen hadde vedlegg. Gjennomsnittet for alle sektorer er 35 prosent.