Skikk og bruk for elektronisk post

- Lag en informativ overskrift.

- Tenk gjennom hvem du henvender deg til og hva du ønsker å oppnå. Ikke begynn e-posten til ukjente med ”kjære”.

- Presenter den viktigste informasjonen i de første setningene. Et tema per melding — ikke vær for lang.

- Bruk korte avsnitt og hold deg til saken. Bruk mellomrom mellom avsnitt.

- Ikke ROP (dvs. ikke bruk STORE BOKSTAVER)

- Bruk et enkelt språk – sjekk skrivefeil

- Ikke gjenta deg selv

- Bruk humor med forsiktighet. Vitser og morsomme bilder er gøy å få på e-posten. Men kanskje ikke hele tida og alltid. Bilder tar ofte stor plass og mange har ikke de riktige programmene for å få åpnet dem.

- Vær oppmerksom på kulturelle forskjeller.

- Vær høflig.

- Gi ikke informasjon om andre mennesker per e-post. Det andre mennesker sier i private meldinger må behandles med respekt! Private meldinger skal IKKE videresendes uten tillatelse fra avsender.

- Begrens bruken av vedlegg, spesielt i mange-til-mange-kommunikasjon. Vær sikker på at maskinen din ikke har virus før du sender et vedlegg til 100 personer.

- Ved bruk av reply-knappen: fjern all unødvendig tekst i svaret ditt før du sender av gårde. Det skaper irritasjon å måtte «scrolle» seg nedover en lang melding før man kommer til det som er nytt.

- Vedlegg er den viktigste kilden til spredning av datavirus. Det kan også være problemer med å få åpnet vedlegget slik at informasjonen blir tilgjengelig.

- Dersom du normalt er tilgjengelig på e-posten og skal reise bort eller ikke har tid til å svare på en stund, kan det være lurt å legge inn en automatisk melding om dette slik at vedkommende får en standardisert melding om når du vil være tilbake igjen.

- Tilkjennegi hvem du er. Begrens i jobbsammenheng gjerne lengden på signaturen til den mest relevante informasjonen (dvs. adresse uten «Europa, verden, melkeveien, universet» til slutt eller vitser og sitater på åtte linjer)

- Les gjennom e-posten før du sender den

- Kontroller mottakeradressen en gang til