Presentasjonstips
Microsoft Norge har på hjemmesidene sine en rekke tips om hvordan du effektivt bruker PowerPoint. Her er noen av rådene:
1. PowerPoint gir ikke presentasjoner, PowerPoint lager lysbilder.
Uansett hvor spennende det kan være å skape iøynefallende lysbilder og grafikk, så må du huske at PowerPoint ikke arbeider på egen hånd. Folk er kommet for å høre på deg, ikke bare for å se på bilder på en skjerm. Lag en solid PowerPoint-presentasjon, men pass på at det du sier ikke er mindre slagkraftig.
2. Gjør det enkelt.
Vi har vel alle sett presentasjoner der foredragsholderen har forelsket seg i triks, spesialeffekter og duppedingser. Men de beste PowerPoint-presentasjonene er ofte de som er enkle, med diagrammer som er oversiktelige og grafikk som understreker det foredragsholderen sier. Noen eksperter foreslår at det ikke skal brukes mer enn fem ord per linje og ikke mer enn fem linjer per lysbilde. Ikke kjør på med altfor mange ord og masse grafikk. Trenger du virkelig å vise alt på skjermen?
3. Ikke bruk for mange tall i presentasjonen.
PowerPoints styrke er kapasiteten til å presentere ideer og underbygge det foredragsholderen sier på en kortfattet måte. Dette kan være vanskelig å hvis presentasjonen inneholder et hav av tall og statistikk. Tallmaterialet bør heller legges i vedlegg eller støtteark som deles ut når presentasjonen er ferdig. Hvis du vil understreke en statistikk i PowerPoint, kan du i stedet bruke grafikk eller et bilde til å formidle poenget.
4. Ikke si akkurat det samme som PowerPoint sier.
En av de mest utbredte og dårlige vanene til PowerPoint-brukere, er at de simpelthen leser den visuelle presentasjonen for tilhørerne. Ikke bare er det overflødig, men det gjør selv den beste visuelle presentasjonen utrolig kjedelig. PowerPoint fungerer best med muntlige kommentarer som understreker og drøfter det som er på skjermen, ikke bare gjentar det. Få øyekontakt med tilhørerne. De er ikke der for å se bakhodet ditt.
5. Avpass kommentarene dine.
En annen vanlig feil er at foredragsholderens kommentarer sammenfaller nøyaktig med visningen av et nytt lysbilde. Det kan ødelegge publikums oppmerksomhet. En velorganisert presentasjon viser et nytt lysbilde, gir publikum tid til å lese og fordøye det, og følger så opp med kommentarer som utvikler og presiserer det som står på skjermen.
6. Del ut vedlegg eller støtteark på slutten av presentasjonen, ikke under presentasjonen.
Ingen foredragsholder synes det er inspirerende å snakke til en forsamling som holder på å lese en oppsummering av presentasjonen. Med mindre det er nødvendig at forsamlingen følger vedlegg eller støtteark mens du holder presentasjonen, bør du vente til du er ferdig før du deler dem ut.
7. Vær streng når du redigerer presentasjonen.
Du må aldri miste publikums perspektiv. Når du har laget et utkast av presentasjonen, gå igjennom punktene og tenk deg at du er en av dem som skal høre på. Hvis noe ikke appellerer, er distraherende eller forvirrende, bør du bruke den rød pennen uten nåde. Da er det store sjanser for at presentasjonen din blir mye bedre!
