Nyttig nett-etikette

Pling. Bruken av e-post har eksplodert. Hele tiden er det en ny mail som må skrives, sendes og enda flere som må leses. Pling. Sjefens informasjon til alle ansatte har nådd deg simultant med resten av staben. Men før e-posten fra sjefen kan leses, må du få sendt et svært dokument på utallige sider til en kunde. I våre dager tar det heldigvis bare brøkdelen av et sekund. Det er raskt og lettvint. Pling i inn-boksen og i ut-boksen samtidig.
Problemet er bare at mange e-postbrukere tror de kan skrive hva som helst i en e-post. De legger an en freidigere tone enn de ville ha gjort ansikt til ansikt. Det er nok mange sjefer som har fått en mail med rene ord for penga. Men den muntlige og uformelle stilen mange bruker virker mer brutal når den kommer som elektronisk post. Og det er viktig å huske på at det du skriver i en e-post kan bli lagret for evigheten - og selvsagt bli brukt mot deg ved en senere anledning.

SKRIFTLIG, MEN MUNTLIG

- Selv om e-post er et skriftlig medium, har den også trekk fra den muntlige dialogen og telefonsamtalen. Det er fordi kommunikasjonen går raskere og vi har muligheten for å fylle inn svaret vårt inne i den andres tekst slik at teksten får en struktur som i en samtale. For noen yrkesgrupper, der alle ansatte er kontinuerlig tilkoblet et nettverk, har e-posten til en viss grad erstattet telefonen. E-posten har den fordel at man i ro og mak kan formulere det man vil si og også endre på det om man vil, før man sender den. Man slipper også å bekymre seg for om man forstyrrer mottakeren i arbeidet - mottaker vil åpne og lese e-postmeldinga når hun har tid, sier stipendiat Janne Bromseth ved Senter for kvinne- og kjønnsforskning ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet.
- Vi velger kommunikasjonsform ut fra hva som i en gitt situasjon vil være mest effektivt: dersom vi er usikre på om den vi henvender oss til bruker sin e-postadresse jevnlig, vil vi sannsynligvis ta en telefon i stedet dersom det er viktig at informasjonen kommer raskt frem. Den største forskjellen fra tidligere er vel at vi har et større spekter av kommunikasjonsformer å velge i når vi skal utføre en sosial handling, sier Bromseth.
Professor Gunnar Hartvigsen ved Institutt for informatikk ved Universitetet i Tromsø sier at e-post ikke kan behandles som muntlig kommunikasjon, blant annet fordi e-post kan lagres, videresendes og endres.
- Databasert kommunikasjon er en ny form for språklig erfaring som ligger mellom tale og skriftspråk, og kan ses på som en videreutvikling av sosial hukommelse. E-post er også med på å øke samfunnets kompleksitet ved at informasjon kan strømme på kryss og tvers. Dersom e-posten ikke er kryptert, er mulighetene for overvåking av e-post store. Man bør aldri sende noe i en e-post som man ikke kan tillate å se på trykk i avisen, sier Hartvigsen. Han har tatt initiativet til dagens retningslinjer for bruk av datautstyr ved universitet og har også lært opp elever i ungdomsskolen og videregående skole hvordan de bør opptre på nettet.

SIGNALER

For å mildne budskapet og uttrykke følelser i e-post og såkalte prate- og diskusjonsgrupper er det dukket opp en rekke «Emoticons» eller fjesinger. «Liggende» symboler uttrykker en bestemt følelse. Smilet:-) som uttrykker glede, er et av de mest brukte. Disse fjesingene kan hindre misforståelser, men hvis mottakeren ikke skjønner dem hjelper det lite. Tre-bokstav-forkortelser er også vanlig blant yngre nettbrukere, som vil spare tastetrykk. Alt skal gå fort i den digitale tidsalder. Det fører også til at skrivefeilene florerer.
Det er viktig å skille mellom private mailer og e-post som sendes til forretningsforbindelser. I e-post tviholder mange på den uformelle og nære formen - som mottaker kan oppfatte feil. De fleste av oss har vel fått en e-post med innledningen «kjære» og navnet vårt fra ukjente mennesker.
- Det er viktig å bruke en stil som passer til anledningen. E-post er dårligere egnet enn de fleste andre kommunikasjonsformer til å bruke en svært personlig tone overfor ukjente personer. I skriftlig kommunikasjon formidles, grovt sett, kun halvparten av budskapet. Selv i telefonen er det mulig å fange opp signaler i tonefall, dialekt og kroppsspråk. Man bør derfor være forsiktig med å være fortrolig overfor en person en aldri har møtt. Ett unntak kan være nye arbeidskolleger eller personer som du er sikker på at du har noe felles med. Men også dette er kulturelt betinget, sier Gunnar Hartvigsen. - Elektronisk kommunikasjon har en annen karakter enn direkte kommunikasjon fra menneske til menneske.
- Den økende intimiteten når det gjelder henvendelser til folk vi ikke kjenner er et trekk ved kommunikasjon vi ikke bare ser i internettmediet. Det handler om en nedbygging av skillet mellom offentlig og privat språk der hverdagsspråket har fått en større innflytelse på offentlig språk. Dette ser vi både ved bruk av dialekt, valg av ord og uttrykk, økende bruk av fornavn og mindre bruk av etternavn, og bortfall av titler, sier Janne Bromseth.

KJØREREGLER

De fleste har en viss formening om hvordan et vanlig brev skal skrives. Men noen felles rammer eller regler for e-post finnes ikke - ennå. Vi mailer i vei etter beste evne, men kjøreregler for Internett- og e-postbruk presser seg frem i bedrifter og organisasjoner i Norge.
- Bruk av e-post som kommunikasjonsredskap handler om hvordan vi formulerer oss i en gitt situasjon og i forhold til hvem vi henvender oss til. Hvilke måter som anses som «passende» i en gitt sammenheng, er knyttet til sosial sammenheng og kultur. Når nye kommunikasjonsmedier introduseres vil et sett av felles regler for hvordan man bør te seg ved bruk av det nye mediet presse seg frem, sier Bromseth. Hun tror at den økende bruken av e-post i bedriftskommunikasjon også tvinger frem et behov for en standardisering med hensyn til hvordan man henvender seg til kunder og forbindelser via e-post.
- Når det gjelder bruk av e-postlister til distribusjon av internkommunikasjon i bedrifter kjenner jeg til flere steder der man har diskutert hva disse skal kunne brukes til: ren jobbrelatert informasjon eller også meldinger av mer sosial art, vitser og morobilder? Skal alle kunne delta eller skal det primært være en enveiskanal for ledelsen til de ansatte?, sier Bromseth. - Mens mange har interne skikk og bruk-regler i organisasjonen, har diverse diskusjonsgrupper laget sine egne regler. Begrepet nettetikette har dukket opp, og nettetiketten er kulturbestemt, sier Bromseth som studerer hvordan maktmønstrene opptrer i diskusjonsgrupper basert på e-post.