Mer enn bare spill og moro: Effektiv arbeidsdag med app

Flytoget er et eksempel på en bedrift som har utstyrt sine ansatte med iPader lastet med apper tilrettelagt for å gjøre arbeidsdagen enklere og mer effektiv.

Turid Omhåldt er lokfører for Flytoget og er strålende fornøyd med det nye systemet. 

– Det er så deilig å slippe alle papirene vi måtte gå igjennom før. Nå har vi alt inne på vår egen interne app. Og det gjør hverdagen mer effektiv, sier hun.

15. januar 2013 lanserte Flytoget sin egen app for de ansatte.  Alle 320 ansatte i Flytoget har fått hver sin iPad og i tillegg er hvert førerrom utstyrt med en fast iPad. Tidligere måtte alle ansatte innom kontoret 20 minutter før de skulle starte toget, lese igjennom alle de daglige sikkerhetspapirer som var kopiert ut til hver ansatt, signere på at de hadde lest papirene og sette de inn i hver sin manual som de til en hver tid skulle ha tilgjengelig i toget. Nå er alt dette satt i system igjennom en app og ansatte kan enkelt få all sikkerhetsinformasjon og signere, igjennom appen. 

– Nå i forrige uke, ble fase to i prosjektet lansert. Det skal bedre kommunikasjonsmulighetene i appen. Blant annet har vi fått intranett som er tilpasset iPadens formater, hvor vi kan ha mer interaksjon, sier direktør for kommersiell og drift i Flytoget, Sverre Høven.

Tidligere ble SMS og telefon mye brukt, men nå er det en egen bloggside og andre dialogmuligheter i iPaden som kan brukes til kommunikasjon mellom ansatte. 

– Vi er jo i transportbransjen så sikkerheten er fundamentet. Det er sikkerhetsarbeidet som er det viktigste, i tillegg skal appen gjøre jobben mer effektiv, innovativ og gi mulighet til en bedre service ovenfor kundene, sier Høven.

Viktig med brukervennlighet

For å utvikle appen har Flytoget samarbeidet med Kantega, som de siste ti årene har laget forretningskritiske løsninger for blant annet bank og finansmarkedet. Kantega kombinerer sin kunnskap om brukervennlighet, teknologi og sikkerhet for å spesialdesignede mobile løsninger.

Administrerende direktør i Kantega, Marit Collin, forteller at det var viktig for begge parter å gjøre gode brukerundersøkelser for å finne ut hva som var deres behov og hva de savnet. 

– Vi tok oss tid til å utforske behovene godt. Det har gitt en brukervennlig iFlytoget-app som er nominert til Airrail Award 2013 for sin innovativitet, sier Collin. Det viktigste for oss har vært å gjøre det så enkelt at det gir en «WOW-effekt» først gang det brukes av den ansatte. Og det føler jeg at vi har fått til. Det skal være så enkelt at de tenker «YESS! Det er akkurat dette vi trenger og har savnet for å gjøre vår jobb lettere.», legger hun til.

Sikkerhet

– Kan forenklingen av systemet være sløvende for de som jobber med sikkerheten?

– Nei, det tror jeg ikke. Alle som skal jobbe på togene må lese sikkerhetsdokumentene og signere på at de er lest uavhengig om det skjer på pair eller på en iPad. Det er bare tidsbesparende, sier lokfører Turid Omhåldt. 

Ifølge Marit Collin kan det leges inn en sperre på iPadene som er fastmontert i togene så det ikke er mulig å gå inn på andre programmer enn den interne Flytog-appen under togreisen. 

– Dette er for å unngå at iPaden skal bli en distraksjon under togreisen men ivareta sikkerheten, sier hun.

Sverre Høven sier at appen ikke låser andre programmer. Det er en app på lik linje med andre apper man laster ned. Lukker man iFlytog appen, så kan andre apper brukes. Han legger til at i førerrommet kan man ikke benytte iPad til private gjøremål, dette gjelder for så vidt også mobiltelefon.

– De går på 3G nett, alle har sine egne iPader i tillegg, i tilfelle den fastmonterte skulle svikte, sier Høven. Det er viktig at det er på et nettbrett så du kan ha det med deg hele tiden, det er også viktig at vi har kontroll på det. Vi må ha en kontroll på løsningen sentralt på nettbrettene, hvis et brett blir borte, eller noen mister det, så kan vi sentralstyre det, og hindre at informasjon kommer ut.  Det er der vi gjør alle oppdateringene det er der vi har ivaretatt sikkerheten, sier Høven.

– Sikkerheten i systemet er jo også en grunn til at vi valgte iPad for det føler vi er det sikreste nettbrettet og har de beste sikkerhetsbarrierene. Og det er viktig for oss, legger han til.

– Kan systemet misbrukes til overvåkning av ansatte?

– Alt kan misbrukes, men det er jo strenge lover på dette med overvåkning av ansatte, sier Høven og legger til at Flytoget ikke har interesse av å gå inn å se hva de ansatte bruker iPaden sin til ellers. 

– Vi ønsker jo at de også skal bruke det privat, nettopp for at de skal bli vandt til å bruke det. Da blir de kjent med hvordan det funker, jo mer du bruker det og har et forhold til det jo bedre. Da blir det på en måte en del av deg, sier han. Det at vi styrer det sentralt er helt nødvendig fordi dette er et sikkerhetskritisk system som driver med transport og det er det aller viktigste med brettet. Og da må vi ha kontroll på den biten. Det er noe som medarbeiderne også krever at vi har, for de er ansvarlig når de er ute og kjører. Når Turid er ute og kjører tog må hun vite at hun kan stole på systemene og at den informasjonen vi legger ut der er korrekt. Så det samspillet er gått opp i detalj og forholdet vi har der tror jeg begge parter er innforstått med, forteller Høven.

– Når det gjelder misbruk overfor ansatte så kan jeg si at representanter for de ansatte har vært inne og sjekket at den for eksempel ikke kan brukes til å spore hvor den som bruker iPaden er, sier Collin.

App er fremtiden

Med de gamle rutinene utgjorde trykkekostnadene alene omlag 350.000 på årsbasis. Med den nye løsningen håper Høven å spare både miljø og penger.  Totalt har løsningen kostet rundt 6 millioner kroner.

– Vi så det at vi må kunne digitalisere alle disse papirene, det viste seg at flyselskaper i USA hadde begynt å jobbe med tilsvarende systemer. Blant annet Alaska Air og British Airways hvor de ansatte er godt fornøyde så vi ville prøve det samme, sier han.  

Nå jobber han med å få til et management informasjonssystem hvor de kan få flere rapporter inn digitalt, og få frem tall. Integrasjon med billettsystemet er også en ting de ønsker etter hvert.  

– En tredje ting er å få med de som jobber rundt oss, for eksempel jernbaneverket som daglig sender oss sikkerhetsskriv. De leverer ikke elektronisk i dag, så det er også et mål å få de til å digitalisere hele dette grunnsystemet mellom alle aktørene. NSB jobber også med noe liknende, og skal snart lansere sin nettbrettløsning så får vi se om vi får med jernbaneverket på å digitalisere hele den verden for oss, sier Høven.

--------------------------------------------------

iPad for alle 1. års studenter

Lovisenberg Diakoniske Høgskole har også kastet seg på den nye teknologien. Her får alle 1. års studenter hver sin iPad med en app som er tilpasset lærerplanen deres.

Det er andre kullet til høsten som skal teste den nye IKT strategien.  Og i løpet av året som har gått har de fått gode tilbakemeldinger. IPaden finansieres via semesteravgiften hvert halvår.  Slutter studenten kan studenten velge å nedbetale det resterende beløpet for iPaden eller levere den inn.

Effetivisere hverdagen

Tom Øveby er IKT ansvarlig ved Lovisenberg Diakoniske Høgskole. Han forteller at for dem var det viktig å finne et felles system for elever og lærere som kunne effektivisere hverdagen for begge parter.

– Vi har et Mobile Device Management system hvor vi administrerer enheter (iPad), profiler og applikasjoner. Vi har utviklet en egen «App Store» som inneholder applikasjonene vi har valgt som standarder for bruk av ansatte og studenter ved Lovisenberg diakonale høgskole. MDM-systemet brukes også til å publisere elektronisk innhold direkte til iPad-ene. Innhold kan være lære- og emneplaner, artikler relatert til pensum samt snarveier til hensiktsmessige web-steder, sier han.

Appen har blant annet innlagt pensumbøker elevene kan kjøpe billigere enn hvis de skulle kjøpt papirutgaven. I tillegg har den Bibsys-app for tilgang til biblioteket, timeplan og standardiserte noteringsprogrammer som lagrer notatene som pdf format i stedet for fil format.

– Sykepleierne må sende inn notatene de skriver når de er i praksis, med iPaden kan det enkelt sendes direkte til læreren, sier Øveby.

Tilgjengelig

– Det handler jo om å tilgjengeliggjøre pensumet på en enkel måte. Da er det viktig at alle har det samme systemet. IPaden kan de lett ta med seg i lesesalen, til foredrag og i praksisperioden. Undervisningen legges opp etter hvordan iPaden er lagt opp, og gjesteforelesere kan foreksempel lett legge inn pensumet sitt på forhånd, forteller Øveby.

Ifølge Øveby hard et vært en utfordring å samkjøre appen med det eksisterende læringssystemet og han håper det etter hvert vil utvikles bedre apper for undervisning og læring.

– Vi er på utkikk etter et læringssystem som i større grad enn i dag støtter våre strategiske valg av IKT læringsplattform. Våre valg baseres på den type teknologi som faktisk benyttes av potensielle studenter og framtidige ansatte. Dagens løsning har funksjonelle mangler og samsvarer ikke med studenter og ansattes behov. 

I dag har vi dessverre ingen gode alternativer, men vi kan muligens sette et sett utvalgte apper inn som erstatning, sier Øveby. 

Han mener løsningen også kan brukes i jobbsammenheng for sykepleierne og håper det kan bidra til økt bruk av teknologi innen helsepersonell.