Ikke la altfor detaljerte agendaer få ødelegge møtene

Lest om ledelse. Mange eksperter ser ut til å tro at nøkkelen til et godt møte ligger i møteagendaen; i sakslisten som sendes ut til alle deltagerne.  

Den som gjør forberedelser til møtene og bruker mye tid og krefter på å lage en detaljert agenda, kan også føle seg godt forberedt og tenke at det vil gi et godt møte.

Dette skriver Asley Whilans, Dave Feldman og Damian Wisniewski i et innlegg på nettsidene til Harvard Business Review.

Whilans er assisterende professor ved Harvard Business School. Feldman og Wisniewski er gründere av Miter, et teknologiselskap som selger verktøy for bedre møter.

Trioen viser til at det å legge masse tid i å lage detaljerte møteagendaer kan legge beslag ressurser som heller burde vært brukt på andre ting.

Folk kan føle seg godt forberedt, mer effektive og tro at møtet blir bedre når de har laget en detaljert agenda, men det gir ikke nødvendigvis bedre kvalitet på møtene, mener Whilans, Feldman og Wisniewski; etter å lest adskillige bøker og undersøkelser om tematikken. De har også gjort egne undersøkelser. 

Selv råder de møteledere til å starte med spørsmålet «Hva håper jeg å oppnå i dette møtet?», og deretter er tipset å tenke igjennom fire steg til:

• Start med hvorfor
  Hva er hensikten med å ha dette møtet? Hva håper du å oppnå? Svaret på spørsmålet påvirker de neste fire stegene, så legg litt innsats i det, råder Whilans, Feldman og Wisniewski.
   
• Gå videre til hva
  For å nå målet, vil det være nok med en uformell diskusjon? Hvis svaret er ja, trenger du ikke å forberede deg så mye mer. Hvis ikke, tenk igjennom hvilke temaer du ønsker å få dekket i møtet.
   
• Tenk igjennom hvem
  Når du vet hvorfor du skal ha møtet og hva du tenker at dere skal snakke om, kan du bestemme hvem du trenger i rommet for å nå dette målet – og hvem som ikke trenger å være der.
   
• Ikke vær for opptatt av hvordan
  For å nå enkelte typer mål, er det en fordel med strukturerte samtaler som ledes av møteleder. Men ikke vær redd for å improvisere på form hvis samtalen flyter naturlig. Dette kan være like bra som en fast struktur for å holde gruppen sammen og holde alle engasjert, mener Whilans, Feldman og Wisniewski.
   
• Vær varsom med når
  Det er fristende å sette av ti minutter til et tema, fem minutter til det neste osv. Men det er vanskelig å holde seg til så detaljerte tidsplaner, og det kan gi dårlig møtedynamikk. Særlig for kreative prosjekter kan det å skulle holde seg til en strikt tidsplan gjøre at dere ikke får snakket lenge nok til at den beste ideen dukker opp. En grov tidslinje kan være bra, særlig for komplekse møter, mener skriver Whilans, Feldman og Wisniewski. Men de stiller spørsmål ved om tidsplaner kanskje er mest nyttige for møteleder som en struktur enn at hele gruppen informeres.