BI-rektor Karen Spens: – Kan ikke være redd konflikter i en akademisk institusjon

­Finsk-svenske Karen Spens har gjort seg husvarm på handelshøyskolen i Nydalen etter kun litt over en måned i rollen. Hun har allerede rukket å besøke alle campusene rundt om i Norge som huser over 20.000 studenter.

– På Hanken var jeg fast bestemt på å kjenne alle – både studenter og ansatte. Jeg innså ganske raskt at det ble nesten umulig på BI. Jeg kan ikke lære meg navnet på 20.000 studenter, men kanskje kan jeg klare å lære meg navnet på de 1.000 ansatte. Jeg gjør mitt beste for at alle skal se og høre meg.

Hun forteller at Handelshøyskolen BI var den eneste andre jobben som hun kunne tenkt seg, etter å ha vært rektor på Hanken School of Economics i syv år. Spens ble med det den første kvinnelige rektoren ved BI noensinne.

– Det er en stor ære å bli valgt som første kvinnelige rektor ved BI, men jeg tenker først og fremst at BI valgte meg fordi jeg har de egenskapene som de var ute etter.

Ved Hanken hadde det vært 30 år med kvinnelig lederskap, og hun var selv den tredje kvinnelige rektoren ved handelshøyskolen.

– Det handlet ikke om at jeg var mann eller kvinne. Men det er klart det er betydningsfullt at BI får sin første kvinnelige rektor. Organisasjonen er stolt over å ha sin første kvinnelige og internasjonale rektor.

Oppmuntre til utveskling

Ved hennes forrige handelshøyskole Hanken var det obligatorisk for bachelorstudentene å dra på utveksling til utlandet. Spens` store ambisjon for BI er å internasjonalisere skolen, få flere utenlandske studenter og undervisere og sende norske studenter til utlandet.

– Vi må kanskje ikke gjøre utveksling obligatorisk, men i det minste kan vi i større grad oppfordre studentene til å gjøre det.

I to av organisasjonene hvor Spens er styremedlem, jobbes det for å skape mer internasjonalisering og utveksling blant handelshøyskoler. Herifra tar hun med seg inspirasjon og et globalt tankesett inn i den nye rektorjobben.

– BI burde internasjonalisere mer enn vi gjør i dag. Mye av internasjonaliseringen kan skje på campus her i Norge, men den ekte følelsen og erfaringen får man kun ved å reise utenlands.

På mange institusjoner pågår det nå en debatt i lys av pandemien om det er bærekraftig at studenter har utenlandsopphold og at læringsstedene flyr inn foredragsholdere fra rundt omkring i verden når man enkelt kan delta digitalt.

– Studentene er blitt mer bevisste på hva det vil si å reise på utveksling, med tanke på miljøet. Vi må balansere det å oppmuntre studentene til utveksling med hensynet til klimaet. Denne diskusjonen foregår nå på mange handelshøyskoler, forklarer Spens.

Foto

– Jeg mener det er viktig å lede gjennom eksempel. Alt er mulig, og som kvinne kan du gjøre hva som helst. Vi skal aktivt jobbe for å få flere kvinner opp på professornivå, sier Karen Spens. Foto: Camilla Skjær Brugrand

Fysisk og digitalt

Under pandemien skjedde det et stort digitaliseringsløft på BI. Nesten over natten ble kursene og det faglige innholdet digitalisert slik at studentene kunne følge undervisningen fra hjemmene sine.

Nå som nedstengningen er over, er utfordringen til Spens å skape balanse mellom digital og fysisk undervisning.

– Studentene har behov for fleksible løsninger. Under pandemien kan det være at de hadde mer tid til å jobbe .Mange innså at de ikke trengte å være på campus hele tiden. På den andre siden så vi at mange unge mennesker slet psykisk og ble isolert på hyblene sine da landet stengte ned.

Det sosiale aspektet er en av grunnene til at Spens mener det er viktig at studentene får komme tilbake på campus. Utfordringen hennes er å lage en fleksibel løsning, men samtidig passe på at studentene får bygge nettverk og kjenner seg som en del av fellesskapet.

– Man blir ikke en del av studentmassen på samme måte dersom man kun velger digital undervisning. Vi er fremdeles i en funderingsfase hvor vi enda ikke har satt noen rammer på hvordan vi skal ha det. For å få mest mulig læringsutbytte av kursene, må vi se på hvordan de ulike kursene er bygd opp.

Hun mener det er viktig å være fleksibel med tanke på studentenes livssituasjon, og at BI bør lytte til studentene.

– Samtidig er det vår oppgave å passe på at studentene har nettverk og den erfaringen som arbeidslivet krever.

Et av forslagene som ligger på bordet er å tilby studentene heldigitale kurs, men da bør det gjøres klart at man mister en del av den totale studentopplevelsen.

– Som heldigital student velger man bort campus-livet og mye av det sosiale. Studentene må være bevisste på hva de selv velger. Det kan være masterstudenter som føler at det er midt i blinken for dem. De ønsker fleksibiliteten som et digitalt studium gir, og det gir dem mulighet til å jobbe ved siden av studiene. Jeg tror det er hybridløsningen som blir den vanskeligste å få på plass.

Gylden mulighet

Spens ble headhuntet til jobben som BIs nye rektor. Da tilbudet kom, måtte hun fundere mye på om hun skulle takke ja til jobben, da hun allerede trivdes som rektor ved Hanken.

– Jeg har tidligere sagt til mannen min at det var kun to steder hvor jeg kunne tenkt meg å være rektor. Det var Hanken og BI. Det var en «once in a lifetime-mulighet» da tilbudet kom. Det var helt utrolig.

Hun forklarer at mange av de nordiske handelshøyskolene sammenligner og strekker seg etter BI – som er Europas nest største handelshøyskole.

– Egentlig var det ganske opplagt at jeg skulle si ja. Den største utfordringen fra starten av var å skulle lede en skole som var mye større enn Hanken. Selv om jeg snakker svensk-finsk, var det tøft å skulle dra fra familien og flytte til et nytt land. Det er et stort steg, men familien støttet meg.

De første ukene som ny rektor ble brukt til å besøke alle campusene til BI – fra Trondheim til Stavanger.

– Det var superinteressant og givende å snakke med studenter og ansatte fra de ulike campusene. Det var viktig for meg som ny og fra et annet land at alle skulle kjenne ansiktet mitt og føle at de kunne komme og prate med meg. Nå tror jeg alle vet hvem jeg er og at de kan kontakt med meg dersom det skulle være noe. Det viktigste for meg er å få en følelse av nærhet.

Lede gjennom eksempel

Da Spens valgte å skrive doktorgradsavhandling om forsyningskjedestyring og bedriftsgeografi i 2001, ble det tydelig at det var forskning hun brant for og som hun ønsket å vie yrkeskarrieren til.

– Faren min jobbet også ved universitetet og var alltid overbevist om at jeg ville gå i samme spor og velge en akademisk karriere.

– Hva tenker du om utfordringene i akademia knyttet til kjønn. At færre kvinner enn menn blir professorer og får ledende stillinger?

– Jeg mener det er viktig å lede gjennom eksempel. Alt er mulig, og som kvinne kan du gjøre hva som helst. Vi skal aktivt jobbe for å få flere kvinner opp på professornivå.

Støtte på hjemmefronten

På BI, som i akademia generelt, er det færre kvinnelige forskere og professorer innenfor økonomi og finans. Spens tror disse fagene kan oppfattes som mer mannlige.

– Slik er det ikke. Kvinner kan nå toppen i disse fagområdene, som alle andre fagfelt. Vår oppgave er å vise frem kvinner som har hatt gode karrierer innenfor disse fagfeltene.

Spens har selv ikke opplevd å bli forskjellsbehandlet i karrieren. Dette tror hun har med å gjøre at hun var den tredje kvinnelige rektoren ved Hanken.

– Det er en stor ære å bli valgt som første kvinnelige rektor ved BI, men jeg tenker først og fremst at BI valgte meg fordi jeg har de egenskapene som de var ute etter. Jeg tenker ikke så mye på at jeg kom hit som første kvinnelige rektor, men heller på de egenskapene og kunnskapen som jeg kan bidra med på BI.

– Har du noen forbilder i yrkeslivet?

– Da jeg begynte å jobbe på Hanken, hadde vi en kvinnelig rektor som var synlig og dyktig på å internasjonalisere skolen. Hun var et viktig forbilde. I tillegg har familien alltid støttet meg. Bak enhver fremgangsrik kvinne, står en sterk mann. Jeg skrev en doktoravhandling da jeg hadde små barn, og hadde jeg ikke hatt en mann som ga meg tid, som hjalp til i hjemmet og som støttet meg, hadde ikke det vært mulig.

– Faren din var akademiker, og du valgte selv en karriere innenfor akademia. Er dette noe du ønsker for dine egne barn også?

– Drømmen til sønnen min var å spille ishockey, men på veien ønsket han å ha noe annet å lene seg på i tillegg. Jeg har hele tiden sagt at det er viktig å ha en plan B. Han begynte å studere på Hanken og er kjempefornøyd.

Datteren hennes hadde bestemt seg for at hun kun trengte en bachelorgrad, men så kom pandemien. Da prøvde Spens å lufte ideen om at hun skulle begynne på en mastergrad. Men det ville hun ikke.

– En måned senere ringte hun meg fordi hun hadde funnet en mastergrad hun kunne ta i Milano. Jeg har ikke tro på at man må si at du skal eller du må, men heller si at dette virker inspirerende eller spørre om du kunne tenke deg dette. Noen ting har jeg gjort riktig.

Fundraising

Foto

– Jo lenger inn i utdanningsløpet studentene kommer, jo mer jobber de. Det er en tett kobling mellom næringslivet og handelshøyskoler, og det er naturlig at de begynner å jobbe i løpet av studiene, sier den nye BI-rektoren. Foto: Camilla Skjær Brugrand

Det finske skoleverket har et sterkt rennommé verden over og kan vise til noen av verdens beste PISA-resultater. Skoler verden over sammenligner seg ofte med den finske skolen for å skape bedre resultater.

– På universitetsnivå har mange av de finske skolene samarbeidet om internasjonalisering. Det er noe flere land kan lære av. Alle universiteter har stukket hodene sammen for å finne ut hvordan de kan bli bedre på internasjonalisering.

Finske myndigheter har sendt tydelige signaler om at Finland trenger mer internasjonal arbeidskraft, og understreket viktigheten av å få internasjonale studenter til landet. Estimatene tilsier at man kan forvente at det i 2030 skal være tre ganger så mange internasjonale studenter ved finske universiteter som man har i dag.

– Erfaringen jeg har hatt med internasjonalisering er at det har vært et godt samarbeid mellom høyere utdanning, myndighetene og næringslivet. Alle dro i samme retning og jobbet tett sammen. Det tror jeg Norge kan dra nytte av.

En annen ting som har blitt gjort i Finland, som Spens ser på å innføre ved BI, er «fundraising» – for å sikre en stabil grunnfinansiering.

– Det ble gjort tre ganger ved Hanken. Det er strevsomt å leve fra år til år, med tanke på finansiering. Man må ha en viss stabilitet for å kunne bygge opp et godt universitet.

– Hva tenker du om konkurransen med å få de beste studentene?

– Det som gagner et universitet i et land, gagner alle. Jo flere institusjoner som driver frem de samme sakene, desto bedre er det for fellesskapet og samfunnet. I noen saker konkurrerer universitetene, men på andre områder samarbeider vi. Skal vi tiltrekke oss internasjonal arbeidskraft, kan det være at vi konkurrerer om topptalentene. Noen ganger sikrer Norges Handelshøyskole seg disse, noen ganger får vi dem. Det er bare bra, for det betyr at attraksjonsgraden til begge stedene øker.

Spens mener Norge burde være mer attraktive for internasjonal arbeidskraft og studenter. Litt konkurranse mellom de to handelshøyskolene, mener hun, er bare bra.

– NHH og BI konkurrerer på ulike premisser. Vi er en privat utdanningsinstitusjon og er veldig store. De er et mindre universitet med statlig støtte. Vi konkurrerer på hvor mye forskning vi har, men det er bare bra. Det som er overordnet, er at vi som en utdanningsnasjon blir lagt merke til globalt. Samtidig som vi konkurrerer, mener jeg også at vi burde kunne samarbeide om å gjøre Norge til et attraktivt land for studenter og internasjonal arbeidskraft.

Frihet under ansvar

– Hva motiverer deg mest i jobben som rektor?

– Alle de fantastiske menneskene jeg samarbeider med. Det er enkelt å stå opp om morgenen om man har en glede av å komme på jobb slik jeg har, og vite at jeg har mange engasjerende og motiverte ansatte og studenter på campus.

Spens mener det må finnes frihet i den akademiske verden. For å motivere folkene rundt seg, gir hun dem frihet under ansvar.

– Det virker å fungere veldig bra. Jeg håper at jeg kan motivere og engasjere studenter og ansatte ved å styre mot BIs strategi. Viktige mål her er internasjonalisering, digitalisering og bærekraft.

Selv om ikke Spens kan grave seg ned i alle detaljer som skjer i en så stor organisasjon som BI, har hun gitt tydelig beskjed om at hun ønsker å bli gjort oppmerksom dersom det er signaler på interne konflikter.

– Jo raskere vi tar tak i ting, jo raskere klarer vi å ta tak i konfliktene. Jeg håper ingenting blåser opp så mye at det blir en stor konflikt i organisasjonen. Vi må kunne diskutere problemene før situasjonen eskalerer. Noe kan selvfølgelig blåse opp, men jeg håper vi kan diskutere 99 prosent av problemene før det når det punktet.

Kampen om ressursene

– Jeg er ikke redd konflikter. Det kan man heller ikke være når man jobber i en akademisk institusjon. Vi må lytte til hverandre, inngå kompromiss og finne fram til løsninger som ikke alle nødvendigvis er 100 prosent enige i, men som alle kan leve med.

I akademia er det en konstant kamp om ressursene. Men for Spens har det vært viktig å understreke at alle i organisasjonen spiller en viktig rolle.

– Det fungerer ikke å sette noen områder og fagpersoner foran andre. Det er min og prorektorenes oppgave å se alt som en helhet. Min fordel er at mitt fagområde er logistikk. Som logistiker er suboptimalisering det verste man kan drive med. Man må se helheten. Hvis man suboptimaliserer, blir ikke helheten bra.

Sa nei til prorektor-jobb

Da Spens returnerte til Finland etter å ha jobbet som gjesteprofessor ved Massachusetts Institute of Technology ble hun spurt om å bli prorektor ved Hanken av den nyvalgte rektoren ved skolen.

– Jeg sa nei, absolutt ikke. Jeg forklarte at jeg var dårlig på administrativt arbeid og helst bare ville forske og undervise. Hun lo og så på meg. Så sa hun at det var akkurat hennes reaksjon da hun ble spurt om å bli prorektor. Hun mente jeg ikke kunne sei nei til jobben bare fordi jeg var dårlig på administrasjon. Jeg elsker å jobbe med studenter og det var derfor jeg jobber i akademia.

Til slutt endte det med at Spens aksepterte jobben som prorektor.

– Jeg kunne selvsagt sagt nei, og noen mente at jeg gikk over til «the dark side» av akademia, men jeg ville prøve meg. Jeg tenkte at det var en sjanse for senere å bli spurt om å bli rektor, selv om dette ikke var noe jeg på det tidspunktet hadde ambisjoner om. Jeg sa til faren min at det var noe jeg fikk vurdere den dagen tilbudet eventuelt kom.

Mange akademikere velger ikke å bevege seg over til den administrative delen fordi de elsker forskningen. Det andre store ledervalget som kom fem år senere, var om hun skulle bli rektor og med det ha ansvaret for helheten på skolen.

–Da jeg hadde tatt valget føltes det ganske opplagt at det var dette jeg ville jobbe for.

– Har du en ledelsesfilosofi som du lever etter?

– Jeg har alltid hørt at jeg har vært en god lytter. Finnene er kanskje kjent for å lytte, ta informasjon innover seg og bestemmer seg for veien videre. Jeg vil lytte til organisasjonen jeg leder og er en støttende person som støtter andre til å oppnå det beste de kan.

Spens og en kollega etablerte fakultet for humanitær logistikk ved Hanken. Alle trodde det automatisk skulle være henne som professor som skulle lede instituttet, men nei, hun ønsket at kollegaen skulle vokse inn i rollen.

– Det behøver ikke være meg som tar alt ansvaret og all prestisjen, men jeg er der som en støttende figur for de rundt meg. Man må se til at man gjør sitt beste når man har fått frihet under ansvar.

– Hva er du mest stolt over å ha oppnådd som leder?

– Da jeg reiste tilbake til Hanken, etter at jeg hadde begynt som rektor ved BI, fikk jeg så mange positive tilbakemeldinger fra tidligere kollegaer og studenter at det hadde vært fantastisk å ha meg som rektor. Finere tilbakemelding kan man ikke få. Det er jeg stolt over.

Utfordrende med nedbemanninger

Noe av det som er vanskeligst med topplederjobben, synes Spens, er nedbemanninger. I sin korte tid på BI har hun heldigvis ikke måttet håndtere slike prosesser enda.

– Det er alltid vanskelig når man må nedbemanne hvis organisasjonen befinner seg i en tøff, økonomisk situasjon. Jeg tar slike prosesser personlig.

BI har hatt et svakere inntak på masternivå i år, sammenlignet med fjorårets rekordinntak. Det kan få økonomiske konsekvenser.

– Da må vi fundere på hvordan framtiden skal se ut og hvordan vi skal jobbe med dette. Det er ikke noe dramatisk, men det kan føre til andre økonomiske prioriteringer.

Internasjonalisering er et av de store områdene BI skal jobbe med framover. Samtidig understreker Spens at handelshøyskolen må passe på å også være attraktive nasjonalt.

– Vi skal ha en god kontakt med næringslivet slik at alle BI-studenter skal være attraktive i arbeidslivet.

Da Spens tok over jobben som rektor, var det første studentene sa til henne at de ønsket mer fokus på bærekraft framover.

– Det er et av de områdene vi har jobbet mye med på BI. Spesielt med tanke på å innføre bærekraftsmålene.

Spens tror næringslivet er veldig opptatt av at studenter og arbeidssøkere har hatt internasjonal erfaring og vet hvordan man jobber internasjonalt.

– Det er BIs oppgave å sørge for at vi får internasjonale studenter.

Studenter som jobber

Tall fra Statistisk sentralbyrå viser at hele 66 prosent av alle heltidsstudenter jobber ved siden av studiene. Tallene viser blant annet at en gjennomsnittlig student med deltidsjobb har en total tidsbruk på studier og jobb som overstiger en full arbeidsuke.

– Jo lenger inn i utdanningsløpet studentene kommer, jo mer jobber de. Det er en tett kobling mellom næringslivet og handelshøyskoler, og det er naturlig at de begynner å jobbe i løpet av studiene.

Spens forteller at studentene sier at det kan være utfordrende å forvente seg en jobb dersom de ikke har erfaring fra næringslivet når de blir uteksaminerte. Samtidig synes flere det er utfordrende å balansere det å ha en jobb med fulltidsstudier, i tillegg til at man ønsker å ha et sosialt liv.

– Jeg mener studentene trenger erfaring fra arbeidslivet, men at det blir for mye å ha en fulltidsjobb ved siden av fulltidsstudier. I det minste kan man ha en sommerjobb. Jobb ved siden av studiene kan hjelpe studentene å finne ut hva de ønsker å jobbe med når de er uteksaminerte. De får erfaring med hvilke bransjer som interesserer dem.