Må evne å skalere raskere fra pilot til full skala

Posten er blant selskapene som står i en stor omstilling, der de må jobbe smartere, ikke fortere. Tone Wille, konsernsjef i Posten Norge, er klar på at bransjen er i en rivende utvikling.

– Spesielt siden årtusenskiftet har mange faktorer som digitalisering, miljø, effektivitet og ikke minst kundekrav, gjort at vi må endre oss. Bransjen er preget av relativt lave marginer, der dyktige ledere og medarbeidere, gode prosesser og rutiner er avgjørende, sier hun i en melding.

Wille sier at endringstakten var høy før pandemien, men at det siste året har ført Posten fem år frem i tid.

Det er spesielt innen netthandel veksten har vært stor. Ved å gjøre organisasjonen smidig, kan de levere nye tjenester raskere.

– Det er høye krav til oss når det gjelder gjennomføringskraft og tempo. Vi må evne å skalere raskere fra pilot til full skala – da må vi ta bort kompleksitet og være tydelig på våre prioriteringer. Og viktigst av alt, vi må ta beslutninger basert på kundenes behov, sier Wille.

Reduserte ansatte fra 30.000 til 5000

Posten er på mange måter en slags norgesmester i omstilling med sin 374 år lange historie.

De har blant annet, i løpet av de siste 25 årene, redusert antallet ansatte innen postsegmentet fra 30.000 til rundt 5000, og det uten arbeidskonflikter. Men det betyr ikke at de kan hvile på laurbærene.

– Endringstakten øker sammen med teknologiutviklingen, og med det behovet for å kontinuerlig utvikle hvordan vi jobber. Vi har som mål å fortsatt være førende for utviklingen i vår bransje. Det viktigste er å skape relevante og attraktive tjenester som vi leverer på en effektiv og ansvarlig måte, sier Wille.

Hun forteller at det handler om kunde- og brukernær utvikling, og at de kan utforske, teste og kunne å skalere tjenester raskt.

Autonome team

Sentrale og avgjørende elementer er kundeorientering, «Time-to-market», innovasjon og effektiv drift med høy kvalitet. For å få det til er det avgjørende å ha engasjerte og kompetente medarbeidere, som klarer å jobbe i autonome team:

– Vi er i gang med flere smidige, eller agile, team med fokus på kundereiser, og team som jobber med vårt kundegrensesnitt og utvikling. Vi jobber med å gi disse enda bedre rammevilkår, og vi ser nærmere på hele styringsmodellen vår.

– Det handler om hvordan vi leder, hvordan og hva vi måler, hvordan vi prioriterer vår utviklingsportefølje og hvordan vi sikrer at teamene har tydelige mål og retning i sitt arbeid for å kunne jobbe mest mulig autonomt, sier Wille og fortsetter:

– I en verden hvor utviklingen skjer stadig raskere så handler det om å ligge i forkant og utvikle seg i takt med kundenes behov.

Tillitsbasert kompetansekultur

Administrerende direktør i Sopra Steria, Kjell Rusti, slår fast at morgendagens vinnere er tillitsbaserte kompetansekulturer som kontinuerlig lærer og utvikler seg i nært samarbeid med omgivelsene sine.

Det blir stadig mer vanlig å jobbe på «smidige» og «agile» måter. Rusti mener det er en del av løsningen for å lykkes med omstilling.

– Det er en grunn til at denne metodikken er blitt så viktig. Det startet i IT-bransjen for over 20 år siden, men nå handler ikke dette om IT lenger. Det er blitt mye større enn det. Nå handler det om ledelse, hvordan vi organiserer oss, og hvordan vi rigger oss for omstilling. Men det er viktig å presisere at dette er middelet, ikke målet, sier han.

Bryte ned hierarkier

Det som kjennetegner en smidig metodikk handler det om å bryte ned hierarkier og lange, tunge prosesser, og skape korte beslutningsveier for å lykkes med rask omstilling basert på brukernes behov.

Ofte står det autonome, eller selvstyrte, teamet i sentrum, med tverrfaglige ressurser som representerer alle berøringspunkter innen en prosess.

– Vi ser at med den endringstakten som finnes i markedet, så er vi kommet til et krysningspunkt, der de som drar fra er de som har rigget organisasjonen sin for det.

– Vi ser jo nå at flere av de store virksomhetene i Norge, som Posten, Telenor og Sparebank 1 for å nevne noen, har begynt å legge om organisasjonen sin, og jobber etter smidige prinsipper, sier Rusti.