Disse egenskapene må du ha for å lykkes som prosjektleder

Det norske samfunnet digitaliseres i høyt tempo – både i offentlig og privat sektor – og etterspørselen etter kompetanse er stor. Men det stilles det også krav til høykompetente prosjektledere.

Med en ny generasjon arbeidstakere på vei inn i arbeidslivet, er det tydelig at det kreves mer og andre typer lederegenskaper for å gi de ansatte best mulig arbeidsrammer. Dette gjelder i stor grad også prosjektledere.

– Prosjektlederrollen er en lederrolle som alle andre lederroller i samfunnet. Der det tidligere handlet mer om å delegere, handler det nå mer om å motivere og gi støtte til de ansatte, sier Rasmussen som har jobbet med ledelse i snart 30 år og vært prosjektleder i 20 år.

Team med ulik kompetanse

Foto

Bjørn H. Rasmussen, Seniorkonsulent/Nasjonal fagleder prosjektstyring i Experis Business Consulting. (Foto: Ingar Sørensen)

Like viktig er høykompetente prosjektledere som kan styre team med ulik kompetanse og erfaring i prosjekter med stadig nye og endrede behov. De mellommenneskelige egenskaper har også blitt langt viktigere for at bedrifter og selskap skal lykkes med prosjektene sine.

– Mange digitaliseringsprosjekt er ekstremt krevende, og betyr at teknologer, økonomer og utviklere må samarbeide tett sammen. Da må man som prosjektleder være åpen for endring underveis, og samtidig være dyktig med mennesker for å få hele teamet til å prestere best mulig, sier Rasmussen.

Det å kunne snakke med ulike mennesker og tilpasse måten man kommuniserer på slik at man kan snakke godt med alle, er den viktigste kompetansen til dagens og fremtidens prosjektledere, mener seniorrådgiveren.

– Du skal ha evnen til å snakke språket til en forretningsleder, ha språket til en IT-ekspert og språket til en bruker. Du skal veksle mellom disse språkene for å både være presis, men også gjøre deg selv forstått, sier han.

Prosjektlederrollen har alltid vært en integratorrolle hvor man skal ha evnene til å gjøre det. Men disse egenskapene tror Rasmussen kommer til å bli enda viktigere for å lykkes med prosjekter framover.

– Man må være glad i mennesker for å være prosjektleder. En kan gjerne ha med seg støtte i form av controller-funksjoner eller støttekoordinatorer, men selve lederrollen handler om å få med seg mennesker for å skape suksess sammen.

Inspirere medarbeidere

Det Rasmussen synes er mest spennende med å være prosjektleder, er at man skal skape noe nytt og som ikke eksisterer i samarbeid med andre.

– Det vi jobber med blir stadig mer spesialisert og folk har behov for spesialistkompetanse for å lykkes. Sjefen, eller prosjektlederen, vet ikke lenger hva som er best. Denne utviklingen har endret lederrollen. Det handler om å få medarbeiderne gode og få dem til å skinne, til å få dem til å ta beslutninger innenfor deres mandat, støtte dem og veilede.

Rasmussen tror dagens arbeidstakere har behov for å lære noe nytt, bli inspirert og motivert hele tiden slik at de kan videreutvikle seg.

– Det som er spesielt med prosjektledelse er at man har mindre informasjon om hva som skal leveres og hva som bør være på plass når prosjektet er født. Man sitter med mye usikkerhet om hvordan man skal gjøre noe, men så lærer man underveis fram til tjenesten eller produktet er klart til å implementeres.

Enda mer vet man når noe har blitt testet ut på brukere. Det å fasilitere den læringsprosessen i et prosjekt, er noe av det som kanskje har blitt mer viktig med prosjektledelse, spesielt innenfor digitalisering hvor smidige leveransemetoder som tilrettelegger for læring er mulig, mener han.

Rollen har endret seg

Stadig mer av det prosjektledere jobber med i dag har blitt mer inngripende i organisasjonen og arbeidsprosessene.

– Det er når vi i prosjekter lykkes i å forbedre og skape et godt samspill mellom teknologi, organisasjon, prosesser, kompetanse, data og regelverk at vi virkelig skaper god verdi i komplekse prosjekter. Det er å få til dette samspillet er komplekst og utfordrende og krever god prosjektgjennomføring.

– Hva slags lederegenskaper kreves av framtidas prosjektledere?

– Før var det transaksjonsledelse som gjaldt. Det handlet om å ha et klart mål, bryte det ned og delegere til medarbeiderne. Nå beveger vi oss over til transformasjonsledelse.

– Denne måten å lede på handler om å inspirere, være god til å snakke med alt fra toppledere til tekniske eksperter og til brukere. Det er noe av det som er viktig for en prosjektleder å ha i verktøykassen sin. Det er denne kompetansen som etterspørres ute blant kundene våre.

Unngå disse fallgruvene

Den viktigste fallgruven å unngå kan skje i mandatsprosessen. Rasmussen forklarer at det må være et tydelig mandat for prosjektet og prosjektleder må vite hva man skal få til.

– Man skal ha en god prosjekteier som vet hva som må på plass. Uten et klart mål er det vanskelig å styre, få motivasjon og få levert produktene og tjenestene som man skal.

Der det tidligere handlet mer om å delegere, handler det nå mer om å motivere og gi støtte til de ansatte

Han tror mandatsprosessen ofte blir undervurdert og han tror det er derfor mange prosjekter feiler. Det kan handle om utydelighet – at målsetningen ikke er klart nok formulert.

– Prosjekt er en kompleks læringsprosess for hele organisasjonen og når læring og tilpasning er på plass, får vi et suksessfullt produkt til slutt. At en prosjektleder fasiliterer den læringsprosessen for å skape produktet eller tjenesten, er hovedbudskapet.

Stor konkurranse om talentene

Det er stor konkurranse om talentene knyttet til digitalisering og høykompetent arbeidskraft. Medarbeiderne krever i større grad at arbeidet deres skal ha verdi og de forventer at prosjektlederen skal få dem engasjert i prosjektene de deltar i.

– Føler de at de ikke lærer eller ikke får utviklet seg, finner de seg et annet sted å jobbe – enten et annet prosjekt internt eller en annen arbeidsplass.

– Jeg som prosjektleder konkurrer med andre prosjekter i organisasjonen og skal jeg få med meg de dyktigste folkene jeg trenger for å lykkes med mitt prosjekt, må jeg jeg inspirere dem til å velge mitt prosjekt. Det betyr at resultatet av prosjektet må være meningsfylt, og at de lærer underveis i prosjektet.

– Hvordan påvirker hjemmekontor og digitale møter prosjektlederrollen?

– Det å jobbe på Teams og på hjemmekontor har vært en revolusjon for det fleste av oss. Det er en del ved denne måten å jobbe på som har vært positivt for en prosjektleder, men også elementer som er utfordrende. Det handler om evnen til å se den enkelte medarbeider på samme måte som før.