Den lærerike sluttsamtalen

Når en medarbeider slutter i jobben, er det mange arbeidsplasser som markerer dette med en liten oppmerksomhet og kanskje en sosial samling i organisasjonen. Formelle sluttsamtaler er det færre som gjennomfører, i hvert fall blant små og mellomstore virksomheter.

Kanskje blir det ikke prioritert å sette av tid med folk som en ikke lenger skal jobbe sammen med, men det kan være flere grunner til at ledere burde gjøre sluttsamtalen til en sentral avslutning av et medarbeiderforhold.

Torunn Vandvik Tørstad er senior HR-rådgiver i Azets. Hun mener en sluttsamtale burde inngå i en skikkelig «offboarding-prosess».

– Det kan gi arbeidsgiver verdifull innsikt i bedriftens styrker og svakheter og vise hvor det ligger et forbedringspotensial, sier hun. – Alt taler for at du som leder må sørge for at dette blir prioritert.

Folk flest er ærlige når man spør dem, men i et arbeidsforhold er det mange som unngår å være alt for kritiske i frykt for eventuelle negative konsekvenser fra ledelsen. Men når en arbeidstaker har sagt opp, er det mye som taler for at tilbakemeldingene blir ærligere enn underveis i arbeidsforholdet.

Foto

Torunn Vandvik Tørstad er senior HR-rådgiver i Azets. Hun mener en sluttsamtale burde inngå i en skikkelig «offboarding-prosess». Foto: Azets.

 

Ifølge Tørstad kan gode tilbakemeldinger brukes i markedsføringen mot nye og eksisterende arbeidstakere, og også for å forbedre bedriftens merkevare overfor kunder og andre.

– Det som blir påpekt av svakheter bør brukes for å finne bedriftens forbedringspotensial, og dermed i fremtiden forbedre arbeidstakeres jobbengasjement og forhindre uønsket turnover, sier hun.

Å si opp et arbeidsforhold kan medføre svært ulike følelsesmessige reaksjoner hos arbeidstaker. Noen kan føle en stor lettelse, mens andre kan ha en sorg-prosess. Tørstads erfaring tilsier at for de fleste vil en god offboarding-prosess være positivt for å få lagt et avsluttet kapittel bak seg, samtidig som det kan bidra til et mer positivt syn på bedriften som arbeidsgiver.

– Jeg anbefaler at offboarding-prosessen starter umiddelbart etter at oppsigelsen er mottatt. Kanskje vil du prøve å overtale arbeidstakeren til å bli? Dersom det ikke er hensiktsmessig, mulig eller ønskelig, så bør du som leder raskt ha en samtale hvor du kartlegger hvem som er ny arbeidsgiver, sjekker når siste arbeidsdag vil være, avklarer forhold som ferie til gode, overføring og avslutning av arbeidsoppgaver, og andre praktiske forhold. Det anbefales å ha en sjekkliste å følge, sier Tørstad.

Hun er klar på at man bør sende arbeidstaker en exit-undersøkelse, hvor vedkommende tar stilling til en del påstander ut fra en skala på for eksempel 1 til 6, hvor 6 er beste score.

Temaene som her kan være aktuelle er:

• Arbeidsoppgaver versus kompetanse og behov for utfordring og utvikling

• Oppfølging fra leder og kommunikasjon

• Arbeidsmiljø og samarbeidsklima

• Vil du anbefale oss som arbeidsgiver til venner og bekjente

Omtrent en uke før siste arbeidsdag bør en så gjennomføre en sluttsamtale.

– Mange kvier seg for å gi negative tilbakemeldinger til sin nærmeste leder, selv om arbeidsforholdet nærmer seg slutten. Så vurder om det i stedet bør være en fra HR-avdelingen som tar sluttsamtalen. Samtalepartner må være en som arbeidstaker kjenner og har tillit til. Det er viktig å få informasjon om hvorfor arbeidstaker har valgt å si opp sin stilling. Jeg anbefaler også å spørre arbeidstaker hvilke av påstandene i exit-undersøkelsen vedkommende ga dårligst score på. Spør så om årsakene til dette, sier hun. – Still åpne spørsmål og lytt!

Et åpent spørsmål å starte samtalen med kan for eksempel være det helt åpenbare: Hvorfor slutter du nå? «Hva kunne vi gjort annerledes for å få deg til å bli værende lengre hos oss?», og «kan du gi noen konstruktive tilbakemeldinger på forbedringsområder?», er også typiske spørsmål man vil ønske å få svar på i løpet av samtalen.

– I utgangspunktet er det ingen tema man må styre unna her. man kan selvsagt justere litt etter stillingsnivå, men jeg synes man skal se samtalen litt an. Poenget er å lære, sier Tørstad. Er det snakk om en leder eller annen strategisk sentral person som trer av, kan samtalen også ta opp mer overordnede spørsmål rundt virksomhetens strategiske retning.

– Noen bedrifter kjører jevnlige medarbeidersamtaler. Bør man gjøre grep for at ikke de samme tingene som tas opp her, bare blir gjentatt i sluttsamtalen?

– Med en medarbeidersamtale er målet å avklare forventninger og sette mål for året som kommer. Man gir konkrete tilbakemeldinger om prestasjoner og ønsket utvikling. Med sluttsamtalen skal det gjøres opp en konklusjon for arbeidsforholdet og hva arbeidsgiver kan gjøre bedre, sier hun.

– Hva kan man gjøre for å unngå at læringspunktene fra samtalen ender i en skuff?

– En exit-undersøkelse med scoring vil gi nyttig tallmateriale som kan brukes i HR-analyser, både for å se hva som bør gjøres umiddelbart av tiltak, samt se utvikling over tid. For at sluttsamtalen skal ha noen hensikt, må det skrives et kortfattet referat. Stikkord fra disse samtalene bør inn i et levende HR-dokument med arbeidsgivers styrker og svakheter og forbedringspotensial, sier Tørstad.