Styrketrening i kommunikasjon

Du har sikkert opplevd det selv. Du har avtalt et møte med en av dine medarbeidere, men har egentlig ikke tid. Du er utålmodig og stressa. Mens den ansatte er godt forberedt og har satt av god tid. Slike samtaler blir sjeldent gode.

Å gjøre felles

– Kommunikasjon betyr «å gjøre felles». Hvis du ønsker å kommunisere handler det om at alle skal ha sjansen til å bli hørt. Hvis ikke er det snakk om en monolog.

Det sier Ingrid Braate Prillard. Hun er utdannet sosiolog og har tilleggsutdanning i psykologi, journalistikk og kommunikasjon. I dag driver hun sitt eget «treningssenter» for kommunikasjon, Klokt sagt, og har arrangert kurs og treningsøkter med en rekke norske virksomheter.

Under koronakrisen har virksomheter blitt ekstra opptatt av kommunikasjon internt i organisasjonen og eksternt, med kunder, klienter, medlemmer eller leverandører.

Men det er ikke bare via Teams og fra hjemmekontorene kommunikasjon er en utfordring, mener Prillard.

– Kommunikasjon er undervurdert. Ikke alle kan kommunisere klokt, sier hun.

Lytter ikke

Mange ledere har nok opplevd at medarbeiderne deres ikke «hører» hva hen sier. Men er det medarbeidernes feil?

– Mange ledere er mest opptatt av hva de selv vil si, og evner ikke å lytte. Da blir ofte kommunikasjonen feil, og det kan gå utover arbeidsmiljøet og ende med at folk både blir syke og slutter.

– Dårlig kommunikasjon er dyrt.

Ordene utgjør kun en brøkdel av kommunikasjonen. Resten er kroppsspråk, tonefall, vektlegging av ord etc. Det viser utallige undersøkelser, påpeker Prillard.

Dårlig kommunikasjon skaper stress. 50–60% av alle tapte arbeidsdager kan tilskrives arbeidsrelatert stress, viser forskning fra EU.

Nedstemthet (depressiv tilstand) er den enkeltdiagnosen som står for den største andelen av tapte årsverk i sykefraværsstatistikken (Ose).

Ledere vet ikke hvordan de skal ta tak når de ser at en medarbeidere ikke har det bra på jobben. Over halvparten av lederne oppgir at de føler seg utrygge på hvordan de skal følge opp psykiske helseutfordringer blant sine ansatte, viser en undersøkelse fra Stamina helse.

– Mye av problemene som oppstår på en arbeidsplass bunner i dårlig eller mangel på kommunikasjon, mener Ingrid Braate Prillard.

Du kan øve

– Men du kan øve deg på god og klok kommunikasjon. Det finnes en rekke teknikker som bidrar til å skape trygghet i en kommunikasjonssituasjon. Kroppsspråk og lytting er to viktige stikkord her, påpeker Prillard.

– Og så bør du planlegge samtalen din eller møte ditt. Du må forberede deg. Ikke bare på hva du skal si, men hvem du skal snakke med, sier hun.

Mange ledere er mest opptatt av hva de selv vil si, og evner ikke å lytte. Da blir ofte kommunikasjonen feil

Prillard trekker opp et hverdagslig eksempel mange nok vil kjenne seg igjen i:

Dersom din samtalepartner er svært opptatt av detaljer og du er en som gjerne ser helheten og ikke tenker så mye på detaljene, så er det kimen til klassisk dårlig kommunikasjon. Din medarbeider vil ikke skjønne hva du mener, og du vil bli utålmodig, og vise det gjennom kroppsspråket ditt.

– Å kunne snakke med ulike mennesker er en lederegenskap det ofte skorter på. Men også god kommunikasjon er et lederansvar.

Forbered deg

Det er gjennom kommunikasjon du som leder skaper motiverte og engasjerte medarbeidere og bygger friske arbeidsplasser, ifølge Prillard.

Hun mener derfor du må planlegge samtaler du skal ha med ansatte.

– Desto viktigere samtalen er, desto mer må du forberede deg. Du må vite hvem den du skal snakke med er, hva vedkommende er opptatt av.

– Bruk jeg-språk, ikke du-språk. Med å si «jeg oppfatter det slik og slik, så tilkjennegir du din mening. Og den kan ingen ta fra deg. Men sier du at «du er slik og slik», så blir det fort oppfattet som en anklage, og vedkommende går i forsvarsposisjon, påpeker Prillard.

Så bør du stille spørsmål. Det er viktig at den ansatte også blir involvert i samtalen.

– Spør om hva vedkommende mener om saken dere snakker om. Spør om årsaken til at ting kanskje ikke ble prioritert.

– Det kan hende at du da får svar du ikke liker, men du får sannsynligvis en mer ekte tilbakemelding. I en samtale mellom leder og ansatt, må den ansatte få sjansen til å forklare seg, ikke bare forsvare seg.

Ord bygger opp – og ned

Ingrid Braate Prillard understreker at ord både kan bygge opp og bygge ned. Og at både det som sies og ikke sies er en del av kommunikasjonen.

– Som leder må du vite at det uansett er det en ubalanse i maktforholdet mellom deg og dine medarbeidere. Folk er veldig på vakt og føler ofte «fare» når de skal ha en samtale med sjefen, sier hun.

– Det du sier har stor betydning, mer enn du kanskje tror.

En vanlig «feil» ledere gjør i samtalesituasjoner med sine ansatte er at de viser at de er stressa. Da får de et dårlig kroppsspråk som viser utålmodighet. Og det du forteller da er egentlig at du ikke har tid til å høre hva din medarbeider har å si.

God kommunikasjon kan motivere og løfte medarbeidere. Ingrid Braate Prillard mener man ved å kommunisere så klokt at folk blir med glad i jobben sin, vil ha en effekt på sykefraværet.

Hun viser til en sak i mediene nylig, som handlet om at sykefraværet i dagligvarebransjen har gått ned under koronakrisen. I bransjen snakket de om at plexiglassene som er satt opp mellom kasser og kunder i butikkene er årsaken til at sykefraværet går ned, og at man derfor gjerne vil fortsette å bruke disse glassene.

– Det kan godt hende det er en årsak. Men jeg er sikker på at den nye og opphøyde statusen butikkmedarbeidere har fått har betydd minst like mye. Under koronakrisen ble butikkansatte snakket opp og fram. De ble sett på som helter, de holdt hjulene i gang under krisen. Det å bli sett og anerkjent er særdeles viktig.