Fører digital kommunikasjon først og fremst til større rom for misforståelser eller en mer effektiv arbeidshverdag?
Getty Images
Slik tilrettelegger du for den digitale kommunikasjonen
Effektive og slitne, men mindre kreative. Sånn føler vi oss etter at den digitale arbeidsdagen har blitt den nye normalen, skal vi tro ekspertene. Korona-kommunikasjon er utvilsomt en stor endring for mange.
Mens vi i starten slet med oppkobling, mute-knappen og kameravinkel, har mange arbeidsplasser i løpet av få måneder gått gjennom en aldri så liten digital revolusjon. Videomøter, sakslister og chatlogger er ikke lenger forbundet med unntakstilstand, men snarere blitt den nye normalen. Men hvordan kommuniserer man best mulig når stadig mer går i digitale kanaler? Og hvordan farges arbeidsmiljøet av at alle menneskelige interaksjoner på jobben foregår via en skjerm?
Innbyr til saklighet
– Noen av de beste møtene jeg noensinne har hatt, har jeg hatt nå i koronatiden. Det er jo så absolutt mer effektivt med digitale møter, sier Rudi Myrvang. Han er psykologspesialist i arbeids- og organisasjonspsykologi.
Ifølge ham ligger hele det digitale formatet til rette for effektivitet og struktur – det innbyr rett og slett til saklighet. Man unngår avbrytelser, småprat og andre forstyrrelser. Møter kan gjennomføres raskt og effektivt. For ikke å snakke om all tiden man i tillegg sparer på å droppe reisevei.
Rudi Myrvang leder Psykologiforeningens fagutvalg for organisasjonspsykologi. Foto: Privat
Mindre kreativitet og mer utmattethet
Det er likevel et par haker: Digitale møter setter en nokså kraftig brems for kreativiteten. Dessuten blir vi utmattet – et fenomen som på engelsk har fått det meget beskrivende navnet Zoom Fatigue. Vi blir slitne av videomøter fordi vi bruker mye mer energi enn normalt sett på å tolke verbale signaler. Som førsteamanuensis i organisasjonsatferd, Gianpiero Petriglieri, nylig uttalte til BBC: «Hjernene våre tror vi er sammen samtidig som kroppene våre føler at vi ikke er det». Derfor er det vanskeligere for oss å naturlig gli inn i den digitale videosamtalen.
– Ulempen er jo at digitale møter er kjedelige, og man blir mer sliten. Kreativitet får man ikke gratis nå, det er mindre rom til å diskutere og kaste ball, sier Myrvang.
Heier på digitale møter
Likevel er han er positiv til at arbeidslivet nå har fått smake sin digitale dose, og synes både ledere og medarbeidere oftere bør tilrettelegge for digital kommunikasjon også etter at arbeidsdagen har blitt normal igjen.
– Motstanden har tradisjonelt sett vært ganske massiv, ikke minst blant psykologer. Jeg tror mange har en tendens til å overvurdere hva som forsvinner når man kommuniserer digitalt. Bruker vi digitale flater på riktig måte kan det være en effektiv og nyttig måte å kommunisere på, sier Myrvang, som også leder Norsk psykologforenings fagutvalg for organisasjonspsykologi.
Mennesker trenger mennesker
Likevel påpeker Myrvang at mer digital bruk ikke er det samme som bare digital bruk. Forskning viser at mennesker har lettere for å bygge tillit og lojalitet når de møtes i fysisk format. Det er ikke like lett å bygge de samme relasjonene på digitale flater. Men er tilliten først skapt, kan digitale flater være et godt medium for å opprettholde den.
– Jeg har ikke troen på heldigitale konferanser. Det er noe helt annet enn digitale møter. Vi trenger jo menneskelig interaksjon. Å sitte på hjemmekontoret over flere dager og følge en stor konferanse digitalt høres nokså ulevelig ut etter mine standarder, sier han.
Ulempen er jo at digitale møter er kjedelige
– Mangel på menneskelig interaksjon kan vel også skape irritasjon og større rom for misforståelser?
– Problemet med et asynkront kommunikasjonsverktøy, og da spesielt chat og epost hvor kommunikasjonen foregår skriftlig, er jo at man ikke kan lese hverandre eller respondere intuitivt til en umiddelbar reaksjon. Samtidig så er fordelen at mottakeren av beskjeden har god tid på seg til å respondere. Men det er klart at det kan være lurt å tenke seg om en ekstra gang når man svarer i tekstformat. Da minimerer man rommet for misforståelser, sier Myrvang.
Begrensende tekstformat
Han understreker likevel at det er noen samtaler man ikke bør ta skriftlig eller på e-post:
– Er det snakk om et tema som lett kan by på misforståelser, vil jeg absolutt anbefale å koble seg opp med video eller aller helst møtes med smittevernsvennlig avstand. Som leder er det da fint å kunne se hvordan vedkommende du prater med reagerer, tilrettelegge for muligheten til å nyansere og ufarliggjøre ved hjelp av et smil og et vennlig oppsyn. Ting har en tendens til å virke veldig hardt når det kommer skriftlig.
Rask og hyppig kommunikasjon
Endre Sjøvold er professor ved Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse ved NTNU. Han mener det er spesielt tre ting det er viktig for ledere å huske på for å eliminere irritasjonsmomenter og nervøsitet i en arbeidshverdag som brått endrer seg: Vise handling ofte og hyppig, på en troverdig måte kommunisere at nær fremtid er usikker og forberede ansatte på at det vil komme mer informasjon. Det viktigste er likevel å kommunisere raskt og ofte.
Endre Sjøvold er professor ved Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse ved NTNU og har blant annet gitt ut boken «Teamet – utvikling, effektivitet og endring i grupper». Foto: Anita Myklemyr
– Hvis de ansatte føler at ledelsen ikke handler eller kommuniserer og samtidig er usikker på hva fremtiden vil bringe og hvor lenge man for eksempel må bli på hjemmekontoret, så tar det ikke lang tid før man begynner å prate med hverandre. Den type snakking i kombinasjon med usikkerhet er sjeldent positiv. Hvis ansatte får snakke sammen lenge nok uten at det kommer noe svar fra høyere hold, så tar det ikke lang tid før innholdet i samtalene blir en sannhet. Det er veldig ofte slik irritasjon på arbeidsplassen oppstår. Folk trenger å føle at de går i samme retning, sier Sjøvold.
Bli enig om nye forventninger
Å følge opp ansatte med såkalte forventningsavklaringer er også en viktig del av kommunikasjonen i arbeidssituasjoner med store endringer, fremholder NTNU-professoren.
– Negativt stress er som regel et resultat av at du føler du må levere mer enn du greier. På hjemmekontor er det lett at arbeidstid og fritid glir mer over i hverandre, og det kan føre til at man føler man er på jobb døgnet rundt. Derfor kan det være lurt å ta en prat med sine ansatte og få noen nye forventningsavklaringer. Kanskje har noen ansatte en situasjon hjemme der man trenger annen tilrettelegging. Men det har jo også vist seg at mange jobber mye mer effektivt hjemme. Et åpent kontorlandskap kan også være en energisuger. På en normal arbeidsdag jobber gjerne folk effektivt i tre timer, sier Sjøvold.
Sørg for tilstedeværelse: Det er viktig at ledelsen kommuniserer både raskt og ofte i en unntakstilstand. Spesielt når kolleger ikke ser hverandre, er det viktig å kommunisere tydelig slik at ansatte fremdeles kan føle på et felleskap. Slikt unngår man konflikter, misforståelser og irritasjon.
Ha en klar agenda før møter: En klar agenda som sendes ut på forhånd er om mulig enda viktigere når man kommuniserer digitalt. Fordi det er mindre plass til småprat i digitale møter, merkes det også raskere om ledelsen eller andre ansatte stiller uforberedt.
Sørg for at alle slipper til: I tillegg til å kommunisere raskt og ofte, er det også ledelsens oppgave å sørge for at alle blir lyttet til på de digitale møteplassene. Når ansatte sitter isolert og hver for seg, kan det være lurt å stille spørsmål om hvordan det går litt oftere enn ellers – og sørge for at alle blir hørt i relevante beslutninger og vedtak.
Arranger møteplattformer hvor de ansatte kan treffes utenom arbeidssituasjonen: Å prate om andre ting enn jobb, kan være en viktig investering i arbeidsmiljøet. Å invitere kolleger til digital lunsj, pils eller prat er en god idé så lenge det finner sted på et passende tidspunkt.
Tenk deg om en gang ekstra når du kommuniserer via tekst: Skriftlig kommunikasjon byr på større rom for misforståelser enn de fleste andre kommunikasjonsformer. Minimer misforståelsene ved å kommunisere tydelig og i en vennlig tone
Unngå å ta de vanskelige samtalene over chat: Samtaler som har høy risiko for misforståelser eller krever nyansering, er det best å ta over telefon eller videosamtale - og aller helst i person.
Unngå elementer som gjør kommunikasjonen uklar: Smilefjes-emoji er lov, ifølge ekspertene, men det kan være lurt å være sparsommelig med visuelle virkemidler som kan misforstås. – Spørsmålet blir vel: Hva tilfører dette smilefjeset? spør Myrvang som mener man må unngå å gi et «førpubertalt inntrykk».
