Slik lager du en perfekt møteagenda

Det blir ofte sagt at det er viktig å ha en dagsorden eller agenda for møtene for at det skal komme noe ut av dem. Dessverre er ikke det nok. Det skriver Steven G. Rogelberg, professor ved University of North Carolina Charlotte i Harvard Business Review.

Det som betyr noe er ikke at det finnes en dagsorden for møtet, ifølge forskeren, men hvordan den er utformet.

Liste med spørsmål

Rogelberg forsker på møtevirksomhet, og mener det er én ting man kan gjøre som vil gjøre møtene betydelig mer fokuserte og nyttige: I stedet for å utforme agendaen som en huskeliste med temaer dere skal dekke, formuler punktene som en liste spørsmål dere skal besvare.

Et eksempel kan være å erstatte møtepunktet «Budsjettutfordringer» med noe sånt som: «Hvordan kan vi redusere utgiftene våre med 100 000 kroner før året er omme?»

Ved å presentere en liste med spørsmål, vil både møtelederen selv og de andre deltakere tenke annerledes på det de skal diskutere. Man blir mer strategiske og fokuserte på resultatene av møtet. Det kan også gjøre det lettere å vurdere hvem som trenger å være med på møtet.

Slik gjør du det

Rogelberg utdyper med fire råd for å lykkes med spørsmål-baserte møteplaner:

1. Formuler spørsmålene konkret og utfordrende

Vær tydelig og konkret på hva det er behov for å finne en løsning på. Spørsmålene bør også være utfordrende, men mulige å finne ut av.

2. Samarbeid om å identifisere de viktigste spørsmålene

Det er viktig å finne fram til de rette spørsmålene. Ved å be deltakerne om å komme med innspill mens du utformer møteplanen, får du hjelp til å finne de mest avgjørende problemstillingene å diskutere, og deltakerne får mer eierskap til møtet og større engasjement.

3. Sett det viktigste spørsmålet først

Forskning på møter viser at de første punktene på planen får mest tid og oppmerksomhet i møtet. Sett derfor de viktigste møtepunktene øverst, for å være sikker på at dere får brukt tiden riktig.

4. Bruk møteplanen

Send ut møteplanen på forhånd, så deltakerne får tid til å tenke igjennom og forberede seg på det som skal diskuteres. Hvor lang tid i forveien avhenger av hvor store og krevende spørsmålene er, men det bør være minst tre dager, mener Rogelberg.

Han legger til at dersom ledere ikke kan komme på noen spørsmål å stille i et møte, kan det være et tegn på at det ikke er behov for noe møte, og en god ide å avlyse.