NYE TIDER: Mange medarbeidere opplever nå at faste oppgaver forsvinner og man sitter med ledig tid. Da kan en oppgavebørs være et fint sted å henvende seg.
iStock
Prøv en oppgavebørs
Som følge av koronakrisen må ledere i flere virksomheter nå legge bemanningskabalen på nytt.
Mange ansatte mister også konkret arbeidsoppgaver når alt skal utføres fra hjemmekontoret, der arbeidsdagen ser helt annerledes ut enn den gjorde for bare noen uker siden.
I Sopra Steria tok de i bruk en oppgavebørs for et halvt år siden, men ser at løsningen er svært nyttig nå som flesteparten må jobbe hjemmefra.
VERDT Å PRØVE: Seniorrådgiver Vibeke Rørvik i Sopra Steria mener en oppgavebørs er noe som er verdt å prøve. (Foto: Sopra Steria)
Høy grad av åpenhet
I oppgavebørsen legges det ut oppdrag og oppgaver som må løses, og medarbeiderne går selv inn og melder seg til tjeneste der de opplever å ha noe å bidra med.
Lederne kan også se hvilke oppgaver ansatte melder seg til, og også veilede medarbeidere til oppgaver de mener passer for dem.
Vibeke Rørvik, som er seniorrådgiver i organisasjon og ledelse i Sopra Steria, peker på åpenhet som en nøkkelfaktor for å få løsningen til å fungere i praksis.
Alt skjer løpende, og alle ansatte kan se hva som foregår til enhver tid.
– På den måten kan alle hive seg på oppgaver som trenger å løses, sier Rørvik til Dagens Perspektiv.
Oppgavebørsen er uforpliktende, og i Sopra Steria har de løst det slik at det frivillig å følge med på oppdragene som legges ut. Oppgavebørsen er for dem som har tid til rådighet.
– Særlig på hjemmekontoret kan dette være en fin arena for å involvere seg. De som har litt ekstra tid og kapasitet, og som ikke får løst sine vante arbeidsoppgaver nå, de er på denne kanalen, understreker Rørvik.
Bidrar til selvledelse
Ved å ta i bruk en oppgavebørs, blir det mer opp til hver enkelt medarbeider å ta styring over sin egen hverdag.
Anne Karin Augland, som også er seniorrådgiver i organisasjon og ledelse i Sopra Steria, peker på at det kan være utfordrende for en leder å hele tiden «fore» de ansatte med nye oppgaver når de faste arbeidsoppgavene har falt bort.
VISE KOMPETANSE: En oppgavebørs åpner for nye måter å jobbe sammen på internt, mener seniorrådgiver Anne Karin Augland. (Foto: Sopra Steria)
– Dette er nye tider, som byr på nye utfordringer. Det er krevende å passe på alle har noe å jobbe med. Da er tiden inne for å ta et steg videre, og prøve nye måter å jobbe på, sier Augland.
Erfaringene Augland og Rørvik har med å ta i bruk oppgavebørs, er at denne måten å jobbe på åpner for at man kan ta i bruk andre sider av egen kompetanse.
– Dette kan være kompetanse som ikke er så synlig i den normale hverdagen, men som kommer til nytte nå. For ledere er dette en mulighet til å se hele kompetansebeholdningen i virksomheten på en ny måte, sier Rørvik.
Start i det små
For noen bedrifter kan det likevel være en terskel å ta i bruk en åpen og frivillig løsning som en oppgavebørs er. Særlig i virksomheter hvor det er en kultur for styring, tror Rørvik og Augland.
– Ved å legge ut en oppgave på en åpen plattform risikerer man jo å få mange som melder seg, kanskje også uten å være kvalifisert. Da er det viktig å huske på at det er den som «eier» oppgaven som i siste instans bestemmer hvem som skal løse den, understreker Augland.
Vibeke Rørvik legger til at en oppgavebørs likevel er noe som er verdt å prøve. Hun har noen klare råd.
– Start i det små, med én avdeling og oppgaver som alle har kompetanse til å løse. Medarbeidere som er vant til å bli tildelt oppgaver trenger kanskje litt tilvenning. Kommuniser også formål og hensikt med denne måten å jobbe på, sier hun.
Felles regler
I Sopra Steria har de noen felles kjøreregler for å få oppgavebørsen til å fungere.
Selve verktøyet er åpent for alle, men det er ingen forventing om at man skal følge med der daglig dersom man har mange andre oppgaver.
Blir man derimot nevnt i forbindelse med en konkret oppgave, bør man inn for å sjekke denne ut.
Viser det seg da at man enten ikke har kapasitet, eller mangler kompetanse, bør man raskt gi tilbakemelding på dette før man eventuelt videresende oppgaven til noen andre.
Det er en koordinator som sitter med overordnet oversikt. I tillegg er det den som legger ut et oppdrag som til sist bestemmer hvem oppgaven går til, og eventuelt også setter sammen et team.
