Hvor smarte er dine møter?
Synes du de ansatte er for stille i møter? Er folk fysisk til stede, men ikke mentalt? Snakkes det i krokene etterpå? Får dere ikke gjennomført det som var planlagt?
LES OGSÅ: https://www.dagensperspektiv.no/ledelse/2020/ikke-kast-bort-tiden-pa-darlige-moter
Da er det høyst sannsynlig møtene dine det er noe galt med. Og det er du ikke alene om. Forskning viser at ansatte deltar i 62 møter per måned. Av disse er en tredel bortkastet – enten i form av at de er unødvendige eller dårlig ledet. I tillegg har ytterligere 25 prosent av disse møtene en agenda som er irrelevant for virksomheten din.
Kostnadene forbundet med dårlig møtevirksomhet kan bli høye, og dette tar forfatter og lederrådgiver Efwa Hagström opp i boken «Working smart in the AI era».
Der peker hun på en rekke faresignaler:
- Folk som var stille i møtene begynner å snakke etterpå – utenfor møtelokalet
- Intense diskusjoner i møter leder til konflikter, i stedet for konstruktive handlinger
- Folk er fysisk, men ikke mentalt, til stede
- Gode idéer kommer på bordet, men blir aldri landet
- Irrelevante saker diskuteres
- Nøkkelpersonell sier at de er enige, men i etterkant saboterer de og handler imot beslutningen som ble tatt på møtet
Enda viktigere med bedre møter
Siden vi jobber stadig mer i prosjektform, med hurtige endringsinitiativer, raske testinger av nye idéer og hurtige skaleringer, vil vi økende grad ha behov for bedre møter og mellommenneskelig interaksjon både kvalitetsmessig og tidsmessig, mener Hagström.
– Før jobbet vi mer lineært. I dag jobber vi i et mer akselererende tempo. I den digitale hverdagen jobber vi raskere og mer agilt. Det betyr at det blir mer følelser involvert i møtene som for eksempel forvirring, misforståelser og frustrasjon. Det er ikke teknologien som bidrar til dette, men menneskene. Derfor er det så viktig at vi blir dyktigere til å håndtere møter. For å lykkes må vi lære å jobbe smartere, sier Efwa Hagström.
Hun kaller det et mysterium at vi godtar dårlige møter, og peker på flere årsaker til at en slik ukultur får fotfeste i organisasjoner.
– De som leder møtene har ofte god faglig kompetanse, men har mangler på kompetanse om møteledelse og om hvordan man kan hente ut det beste av sine medarbeidere, sier hun.
Manglende felles lederstil
Hun peker på forskning som viser at 75 prosent aldri har fått opplæring i å holde møter, og på at teknologien vi har i dag gir oss muligheten til å lære oss å fremme det menneskelige på en helt annen måte enn tidligere.
– De som lykkes med dette vil bli vinnerne i fremtiden, hevder hun.
Mange organisasjoner mangler et felles mål. Mange ledere mangler kunnskap om hvordan de inspirerer andre, og vet ikke hvordan de skal få folk med seg. En felles lederstil som fostrer entreprenørskap, læring, endringsdyktighet, og samhandling er dessverre ofte fraværende i disse virksomhetene. Dette må reflekteres i møtene.
– Det handler om lederstil, kultur og felles forståelse. Ledernes oppgave er å skape et trygt nok miljø til at folk tør å dele sine tanker og idéer. Hvis møteleder ikke vet hvordan hen får frem det beste i alle, kommer det heller ikke til å skje. I møter er det viktig at alle får gitt sitt syn på saken, inkludert de introverte i organisasjonen, påpeker hun, og legger til at disse tingene er lett å lære seg.
Noen nøkkelverdier bør være på plass for å lykkes med gode møter: som møteleder må man sørge for at det lyttes – på ordentlig. Lederen må være villig til å tre tilbake, slik at ulike syn kan diskuteres. Det må sørges for at alle forstår det store bildet. Motstridende synspunkter må håndteres konstruktivt. For å lære må man virkelig være nysgjerrig.
– Verden er i en tid nå, som gjør dette viktigere enn noensinne. Vi har behov for å jobbe smart for å finne løsninger i fellesskap. Du kan ha verdens beste løsning, men dersom du ikke får med deg folk nytter det ikke, advarer hun.
Forbered møtene dine
- Finn ut hva du ønsker å oppnå, og hvorfor det er nødvendig å kalle inn til et møte
- Strukturer møtene dine
- Det vil hjelpe deg med å få åpnet opp for intelligente bidrag og mer kreativitet, engasjement og samarbeid
- Det vil også føre til en raskere og mer effektiv prosess
- Åpning: Når du innleder møtet, sørg for at du tar deg tid til å inspirere deltakerne med hva du ønsker å oppnå, hvorfor saken er viktig og hvordan den henger sammen med bedriftens strategi
- Ankring: Vurder å debriefe deltakerne individuelt før møtet, for å be om hjelp og råd. Sørg for å ta rede på deres meninger og bekymringer og eventuell motstand. Folk vil reagere annerledes dersom du har snakket med dem på tomannshånd før møtet
- Ressursbruk: Hva er minimumsantallet av møtedeltakere du trenger for å treffe en beslutning? Unngå å kalle inn folk som ikke trenger å delta
- Agenda: Det er smartere å lande én eller to saker på en skikkelig måte enn å kaste tre eller fire saker opp i lufta, uten å få konkludert
Struktur og ledelse
- Gode møteledere strukturerer møtene sine og får til en aktiv fasilitering av diskusjonene. Slik sørger de for at de blir både balanserte og konstruktive
- Forsikre deg om tilstedeværelsen: Skap enighet om møteregler, for å unngå distraksjoner (både digitale og fysiske). Skru av alle telefoner, for å oppnå fullt fokus og gode bidrag fra alle
- Tempo: Sakk farten, for å oppnå raskere løsninger – sørg for å høre alles syn på emnet, slik at alle får en bedre forståelse av situasjonen og kan sammenfalle sine meninger. Slik kan dere både skape og høste de beste idéene fra teamets kollektive innsats. Ta imot innsalg av idéer og vurder disse til beslutninger som skal treffes. En effekt av denne prosessen er at du har et lag med motiverte, sammensnakkede og koordinerte kollegaer som skal utføre arbeidet etter møtet
- Delegere oppgaver: Du må sette av nok tid til at dere får konkludert, og at veien videre er tydelig for alle. Ansvarsområder og handlingsplaner må være klare
Saker i etterkant av møtet
- Tydelighet: I tillegg til vanlige møtereferater og personlig oppfølging, som må sendes ut raskt etter møtet, må du sørge for å unngå eventuell usikkerhet og uklarhet om sakene blant de ansatte
- Reduser etterarbeid: Gir ned for å tydeliggjøre viktige områder allerede i møtet. Det sparer deg for stress, tid og ubehagelige irritasjonsmomenter og avbrytelser som kan bygge seg opp over tid
- Oppmuntre de ansatte til å snakke fritt, og til å stille spørsmål når de ikke forstår
- Den totale møteprosessen vil bli raskere fordi du forberedte deg og fikk med deg folk i møtet. Samarbeidsforhold og tillit blir styrket
3 B-modellen (Beskriv, Bidra, Beslutt)
En strukturert modell som kan hjelpe deg med å få til smarte møter. Fase 1: beskriv. Fase 2: bidra. Fase 3: beslutt. Beskriv ditt syn på saken, bidra for å finne en løsning og beslutt. Følgende veiledningsprinsipper kan hjelpe deg:
- Vent med diskusjoner: Lytt, vær nysgjerrig og få en bredere forståelse
- Ukonstruktive kommentarer og kroppsspråk er forbudt – rødt kort!
- Alles meninger skal bli hørt på en respektfull måte – alle deltar på samme premisser
Kilde: Efwa Hagström / «Working Smart In The AI-era»
