– Lederne som er nærmest produktet og kundene, er satt til side

Behovet for koordinering og informasjonsflyt internt i store virksomheter er større enn noen gang under koronakrisen. Men også vanskeligere.

Avstanden har økt mellom lederne på hovedkontoret og førstelinjelederne, de som jobber ute i organisasjonen, nærmest de ansatte og kundene.

Større distanse

Det viser en ny undersøkelse gjennomført på oppdrag fra Workplace, Facebooks intranettløsning for bedrifter. De har spurt 4500 førstelinjeledere og like mange ledere ansatt ved hovedkontor i virksomheter over hele verden, deriblant 1000 norske ledere.

– Covid-19-pandemien har skapt en enda større opplevelse av distanse, sier nestleder i Workplace, Julien Codorniou, til Dagens Perspektiv på telefon fra California. 

Codorniou har jobbet i Facebook siden 2011 og har mye av æren for utviklingen av Workplace.

Lederne undersøkelsen ble først intervjuet i februar, før koronaen satte inn, og deretter i august, for å undersøke hvordan situasjonen har utviklet seg under pandemien.

Covid-19-pandemien har skapt en enda større opplevelse av distanse

– Vi ønsket å se hvordan det sto til med samhandlingen internt i bedriftene akkurat nå, sier Codorniou.

Førstelinjen bestemmer mindre

Noen av resultatene bekymrer han. 

Bare halvparten av lederne i førstelinjen (52 prosent) opplevde i august at de hadde myndighet til å ta beslutninger som direkte påvirket forretningsmålene sine. Andelen hadde gått ned fra 62 prosent i februar.

Tallene er fra de norske lederne som er spurt i undersøkelsen, men Codorniou sier det er en veldig lik tendens i de andre landene i undersøkelsen.

– Det mest bekymringsfulle er forskjellen i hvordan lederne ved hovedkontoret og lederne i førstelinjen opplever situasjonen, sier Codorniou.

Mer enn hver femte førstelinjeleder opplever nå at de sjelden eller aldri blir konsultert i strategiske spørsmål. Bare 54 prosent av førstelinjelederne føler seg verdsatt i organisasjonen, i kontrast til 73 prosent av lederne ved hovedkontoret.

– Førstelinjelederne trenger å vite hva som skjer og de må vite at toppledelsen bryr seg om dem, sier Codorniou.

Kaster bort 10 uker i året

Selv om kommunikasjon mellom toppledelsen og de ulike delene av organisasjonen alltid er en utfordring, mener Codorniou undersøkelsen avdekker at koronakrisen har økt behovet for informasjon ute i organisasjonene.  

– De som er ute i førstelinjen trenger mer informasjon enn noen gang. Under pandemien endrer alt seg raskt og folk jobber spredt på ulike steder, sier han.

Undersøkelsen avdekker store utfordringer med kommunikasjonen i virksomhetene under koronapandemien. Halvparten av førstelinjelederne sa i august at de manglet viktig informasjon fra hovedkvarteret.

Førstelinjelederne trenger å vite hva som skjer og de må vite at toppledelsen bryr seg om dem

Lederne ute i organisasjonen anslo at de kaster bort så mye som 399 timer hvert år på grunn av mangelfull kommunikasjon med hovedkontoret, noe som tilsvarer 10,5 arbeidsuker i året.

Både blant ved hovedkontoret og i førstelinjen er om lag seks av ti ledere av den oppfatningen at de bør kommunisere mer regelmessig.  

Toppledelsen mailer, førstelinjen ringer

Undersøkelsen peker på en viktig faktor som kan bidra til dårlig kommunikasjonsflyt i organisasjonene. Hele 62 prosent av førstelinjelederne mente de ikke hadde et passende kommunikasjonsverktøy internt i organisasjonen.

Undersøkelsen avdekker også at mens førstelinjelederne primært bruker telefonen som kommunikasjonsverktøy under krisen, enten ved å ringe eller tekste, bruker lederne ved hovedkontoret e-post i sin kommunikasjon.

– En e-post fra ledelsen er ikke nok. Hvis ledelsen bruker e-post for å gi viktige beskjeder, mens de ansatte ute i organisasjonen ikke leser e-post, når du ikke fram, sier Codorniou.

De som er ute i førstelinjen trenger mer informasjon enn noen gang

Workplace-nestlederen advarer mot følgene av mangelfull kommunikasjon.

– Hvis du har en organisasjon der informasjonen ikke flyter effektivt mellom toppledelsen og de som er ute og produserer varene eller møter kundene, kan det få alvorlige konsekvenser, sier han.

Går utover produktivitet og sikkerhet

Han peker på at en opplevelse av manglende støtte og tilhørighet kan gjøre at folk blir frustrerte og man mister talenter. Men ikke bare det.

– Mangelfull samhandling og kommunikasjon i en organisasjon vil i neste omgang påvirke produktivitet og sikkerhet, advarer han.

Det finnes ulike digitale verktøy for å bedre internkommunikasjonen i virksomheter, og Codorniou peker selvfølgelig på Workplace som en løsning for å knytte hele organisasjonen sammen.

– Enten du jobber på et fly, i en fabrikk eller i en butikk trenger du tilgang på informasjon fra ledelsen. Det er et stort konkurransefortrinn å ha god kontakt på tvers av organisasjonen, mener han.