Få kontroll på to do-lista i høst

Lest om ledelse: Tilbake på jobb etter ferien er det lett å bli overveldet av store og små oppgaver som ligger og venter. I tillegg begynner det kanskje å skje mer utenom jobben også, enten det er egne fritidsaktiviteter eller skolestart og aktiviteter for barna.

To spørsmål

For å få kontroll på alt du skal gjøre bør du fokusere på to spørsmål: Hvor viktig er det og hvor mye haster det?

Det skriver professor Ellen Auster ved York University og direktør Shannon Auster-Weiss i oppstartbedriften CareGuide i Harvard Business Review.

Foto

Plasserer du oppgavene dine i denne matrisen, har du god oversikt over hva du bør ta tak i først, og hva som kan utsettes, delegeres eller rett og slett droppes. 

Når du skal prioritere blant alt du har å gjøre kan en enkel matrise med disse to kriteriene hjelpe deg å bestemme deg for hva du må ta tak i med en gang, hva som kan utsettes, delegeres eller bare droppes.

Tre steg 

Auster og Auster-Weiss anbefaler å gå fram i tre steg for å sortere gjøremålene dine:

1. Skriv opp alle oppgaver. Lag en lang liste med stort og smått, viktig og uviktig.

2. Definer hva "viktig" og "haster" betyr. Tenk igjennom hva som avgjør om noe er viktig for deg, og hvilke tidsfrister som er aktuelle, for eksempel i løpet av dagen, før utgangen av uka eller før jul.

3. Plasser oppgavene i matrisen. Vurder hvert enkelt punkt på lista og plasser dem i ulike deler av matrisen.

Når alle oppgaver er plassert, har du en god oversikt.

Oppgaver du har definert som viktige, og som haster, er topp prioriterte. Det er de du bør sette i gang med umiddelbart.

Oppgaver som er viktige, men som ikke haster, er de som ofte blir forsømt. For å unngå at det skjer, anbefaler de to skribentene at man setter opp et bestemt tidspunkt disse skal gjøres.

Sett en klar tidsfrist, som du gjerne kan avtale med noen andre for å gjøre den ekstra forpliktende.

Bruk energien der den trengs mest

De oppgavene som har kort tidsfrist, men som du vurderer det som mindre viktig at du gjør, kan du kanskje delegere til andre, eller i hvert fall få hjelp til, for å bruke mindre tid på dem.

Det du anser som lite viktig og lite tidskritisk, bør du vurdere om du rett og slett skal droppe. Hvis ikke bør du se om du kan gjøre det på en raskere og mer lettvint måte, eller utsette det til et senere tidspunkt.

Etter hvert som oppgaver blir ferdigstilt og nye kommer til, må du jevnlig oppdatere matrisen.

Med en slik oversikt sørger du for å bruke energien din der den trengs mest, konkluderer Auster og Auster-Weiss.