E-postene du aldri må sende

LEST OM LEDELSE. Når vi sitter på hvert vårt hjemmekontor og stort sett holder kontakt digitalt, kan det være ekstra lurt å tenke på hvordan du kommuniserer effektivt, blant annet på e-post.

Ugjennomtenkte e-poster kan skape misforståelser eller frustrasjon hos dine kolleger, eller du kan oppleve at innholdet i e-posten rett og slett ikke blir lest.

– Små justeringer av e-postbruken din kan spare deg verdifull tid, minimere konflikter og til og med gjøre deg bedre likt på arbeidsplassen, skriver ledelsesrådgiver og forfatter Dana Brownlee i Forbes Magazine.

Hun peker ut tem typer e-poster du aldri bør sende:

1. De lange og uoversiktlige

En av de mest frustrerende typene e-epost å få i en travel hverdag er de lange og kronglete, der leseren ikke ser hva som er poenget uten å bruke lang tid. Det som skjer med disse e-postene er som regel av folk kaster et blikk på dem, utsetter å lese dem, og ofte glemmer dem.

Prøv i stedet: Hold e-postene korte, fokuserte og få tydelig fram hva slags oppfølging du forventer.

2. De som går til mange mottakere

Står det mange mottakere i «til-feltet», er faren stor for at ingen biter seg merke i hva du skriver. Disse e-postene kan skape forvirring om hvem som har ansvaret for å gjøre noe og øker sjansen for misforståelser og at ingen følger opp.

Prøv i stedet: Sender du en e-post til mange, identifisér hvem du mener skal følge opp og forklar hvorfor de andre også mottar e-posten. Ber du folk melde seg frivillig til en oppgave, vær tydelig om det og sett en frist for tilbakemeldinger.

3. De som ikke er lette å svare på

Det kan være frustrerende å sende en e-post med spørsmål til noen og få i retur en e-post som ikke svarer på alt du lurte på. Da må du gå ekstra runder fram og tilbake og bruke tid på å sende nye e-poster og stille samme spørsmål på nytt.

Prøv i stedet: Begrens antall spørsmål i hver e-post og marker spørsmålene du vil ha besvart tydelig, gjerne med nummer.

4. De sinte e-postene

E-poster der folk uttrykker misnøye og frustrasjon og gir negative tilbakemeldinger er aldri noe hyggelig. Noen skriver ting de aldri ville sagt til noen ansikt til ansikt. Og budskapene virker ofte ekstra krasse skriftlig.

Prøv i stedet: Unngå å sende e-post mens du er sint. Ta enten kontakt på telefon eller ansikt til ansikt, eller skriv et utkast til e-epost og vent til dagen etter (og gjerne la en annen se på det) før du sender den.

5. Når du egentlig burde ta en prat

Noen tror de sparer tid ved å sende en e-post i stedet for å ta opp telefonen og snakke med folk. Men e-post egner seg ikke for alle situasjoner. Noen ganger er det mye raskere og man kommer mye lenger ved å ta en prat.

Prøv i stedet: Motstå fristelsen å sende en e-post, og ta deg tid til å tenke over hva som er beste måte å formidle det du har på hjertet på (ansikt til ansikt, videomøte, sms eller e-post). Er temaet komplisert, sensitivt eller haster, unngå e-post.