– Du må unngå at de som sitter hjemme får følelsen av å gå glipp av noe

I vår ble mange sjefer gode til å lede medarbeidere som var spredt på hvert sitt hjemmekontor. I disse dager er flere tilbake på kontoret, samtidig som mange fortsatt jobber hjemmefra.

Men hvordan leder du en virksomhet når du har noen medarbeidere i nærheten av deg og noen helt andre steder, og når du kanskje ikke vet når du treffer dine medarbeidere neste gang?

Digital deltakelse på alle møter

En slik situasjon krever at du leder mer digitalt og at du i større grad planlegger kontakten med medarbeiderne, sier Bjørn O. Hopland. 

Han har hatt lederroller i Microsoft i mange år og leder nå Smart endring, som arrangerer kurs i hvordan man behersker den nye digitale arbeidsdagen.

– Informasjon må deles digitalt, og møter må være åpne for digital deltakelse, for ikke å utelukke de som ikke er til stede på kontoret akkurat da, sier han.

Han har lang erfaring med å lede internasjonal virksomhet og samarbeide digitalt med medarbeidere spredt over hele verden. Det er ikke nødvendigvis stor noen ulempe at man er plassert på ulike steder, mener han.

Informasjon må deles digitalt, og møter må være åpne for digital deltakelse

Han peker på at det i flere bransjer har blitt vanligere at folk jobber der de vil, uavhengig av koronapandemien.

– Ledere må begynne å planlegge ut fra at de ikke kan regne med at de ansatte er på kontoret. Det krever litt omstilling for mange, sier Hopland.

Det skriver han også om, sammen med Vigdis Austrheim, i Synspunkt-spalten til Dagens Perspektiv. 

Krever mer struktur

Det er ofte uforutsigbarheten mange ledere opplever som krevende i en slik «hybrid» arbeidssituasjon, med noen hjemme og noen på kontoret. For når det skal være fleksibelt hvor man jobber kan det samtidig bli krevende å legge planer.

Hopland mener det ikke trenger å være så vanskelig, men at det stiller noen andre krav til lederen.

– Har du noen medarbeidere som jobber fra andre steder krever det mer struktur i kontakten med dine ansatte, sier han.

Mens ledere har vært vant til å kunne stikke hodet inn på kontoret eller komme bortom i kontorlandskapet for å slå av en prat, er ikke terskelen like lav for spontan kommunikasjon når man sitter ulike steder.

Ha faste sjekkpunkter

I stedet for spontane telefonsamtaler, anbefaler Hopland å avtale faste tidspunkter for en liten statusoppdatering med medarbeiderne, hvis det ikke er noe som haster. Da kan begge parter samle opp ting de har behov for å lufte og ta det under ett.

– Gjør en avtale om et lite sjekkpunkt en gang om dagen eller en gang i uka, avhengig av hvilket behov dere har. Det sparer mye tid sammenlignet med å ringes hver gang man kommer på noe, sier han.

Han mener ledere bør begynne å planlegge alle møter som om noen skulle delta digitalt. Mange er vant til å tenke at hvis ikke alle kan være til stede så må man avlyse møtet. Men at noen deltar digitalt, også i fysiske møter, vil bli den nye normalen, mener han.

Gjør en avtale om et lite sjekkpunkt en gang om dagen eller en gang i uka

Uansett hvor godt man planlegger, kan det alltid være at det dukker opp noe uforutsett så noen ikke kan være til stede likevel. Men ofte vil de kunne delta på skjerm eller telefon.

– Hvis du for eksempel inviterer i Teams, så alle får tilsendt en lenke der de kan delta på skjerm. Da er du forberedt og slipper å stresse med de tekniske løsningene i siste liten, sier han.

Mange ledere kvier seg

Hopland har sett mange ledere kvie seg for å ta i bruk de digitale møteverktøyene fordi de er usikre på teknikken. Men han mener det nå er på tide å kaste seg uti det.

– Det kan fungere helt fint med møter der noen er fysisk til stede og noen er med på skjerm, mener han.

Kombinasjonen av at noen sitter i samme rom og noen er med på skjerm kan av og til by på utfordringer. Hvis bare en i møterommet har skjerm, blir lett de andre i rommet bare tilskuere. Og hvis noen begynner å tegne på tavla i møterommet, kan det være vanskelig å se for de som deltar på skjerm. Derfor har Hopland noen råd:

– Alle i møterommet må delta fra sin PC slik at de kan gi innspill digitalt i møtechat og bidra i felles arbeidsdokumenter. Bare en i rommet kan ha på lyden, men det er viktig at alle ser det som skjer, sier han.

Alle i møterommet må delta fra sin PC

Større variasjon i møtene

I tillegg anbefaler han å ta i bruk tavlefunksjonen som finnes i de fleste videomøteprogrammer.

­– Del dokumenter på skjermen og bruk tavlefunksjonen så du kan tegne og skrive på et sted alle kan se. Da deltar alle på like fot, mener han.

Han tror det kan være lurt å legge opp til en større variasjon i typer møter.

For å ivareta det sosiale fellesskapet og samle alle kan man avtale et stabsmøte en gang i måneden eller i kvartalet, der man forsøker å møtes ansikt til ansikt. Da kan agendaen være kortere og man kan heller legge opp til en lang lunsj så folk får snakket sammen.

Slike møter kan suppleres med hyppigere, mer saksorienterte møter, der folk like gjerne kan delta på skjerm.

Alle må få samme informasjon

I tillegg til å finne en god møtestruktur og øve på å gjennomføre møter med noen fysisk til stede og noen på skjerm, mener Hopland det er viktig å sørge for gode delingsplattformer for samarbeid mellom møtene.

– Har du gode digitale plattformer for å samarbeide om dokumenter og kommunisere fortløpende, så reduserer du også behovet for møter.

Har man noen medarbeidere på kontoret og noen hjemme må man være oppmerksom på at alle må få tilgang til samme informasjon, understreker han. Da unngår man at de som sitter hjemme får en følelse av å gå glipp av noe.