De ansatte tar over mer av innholdsproduksjonen på intranettet.
Mimi Thian / CC
Nå tar ansatte og data over intranettet
Kommunikasjonsdirektør Trude Hole i konsulentselskapet Bouvet Norge tror at vi nå ser starten på en endring i hvordan organisasjoner kommuniserer internt. Selv har hun og hennes bedrift skrotet sitt gamle intranett, og erstattet dette med en datadrevet og tjenesteorientert versjon, basert på tanken om at alle de ansatte selv skal produsere og publisere relevant innhold til intranettet. Dynamisk innhold skal ikke måtte publiseres kontinuerlig, slik at du ender opp med for mye innhold som må oppdateres manuelt. I stedet hentes dette direkte fra andre systemer. En slik omlegging innebærer at intranettet ikke styres av redaktører, men av systemer og de ansatte selv.
– Vi har laget svært mange intranettløsninger for diverse kunder opp igjennom årene, og ut i fra denne erfaringen er vi sikre på at dette er fremtiden for det vi i dag tenker på som intranett, sier hun.
Mer digitalisering
Hole forteller at Bouvet presenterte sin intranettløsning på en internasjonal intranettkonferanse tidligere denne måneden, hvor de fikk bekreftet at dette var en inspirerende måte å løse mye av problematikken for internkommunikasjon på.
– Vi lanserte nylig intranettet «Min side», der alle ansatte kan publisere, forvalte og redigere. Data fra systemer vi bruker kobles sammen via vår egen integrasjonshub «Sesam». På den måten styres svært lite fra sentralt hold, og vi har et mer eller mindre selvdrevent intranett, forteller Hole.
Svært lite styres fra sentralt hold, og vi har et mer eller mindre selvdrevent intranett
Hun påpeker at virksomheter blir stadig mer datadrevne og digitaliserte. Dette krever en bedre informasjonssamhandling. AI og maskinlæring kommer inn i miksen, og trender utenfor bedriften er sterke drivere for endringsbehovet.
– Vi får også nye generasjoner. De krever ulike former for samhandling. En 18-åring vet jo knapt hva et intranett er. De unge i dag har en mer utålmodig tilnærming. Folk har dessuten ulik ansettelsestid. Da gjelder det å finne gode brukeropplevelser for alle ansatte, og å bli smidigere og mer tilpasningsdyktige, fremholder hun.
Deler kompetanse på tvers
Da Bouvet startet arbeidet med å lage nye intranettsider var målet å erstatte et informasjonstungt intranett med tjenester de ansatte trenger og har nytte av. Innsiktsarbeidet avdekket blant annet at de ansatte ønsket å dele kompetanse på tvers. De ville redusere tiden det tok å finne informasjon, og ønsket å styrke nettverket på tvers av fagdimensjoner og regioner.
Løsningen ble derfor et intranett som samler og viser data fra andre systemer, hvor de ansatte selv kan publisere det de vil dele – enten det er nyheter, metodeverk eller informasjon om verktøy eller faggrupper. Via integrasjonshub-en Sesam, henter selskapet også inn oversikter over kunde- og prosjektrom, fagrom og sosiale rom direkte fra andre systemer.
– At vi henter ut informasjon på denne måten bidrar også til at vi uten problemer kan bytte systemene vi bruker, og at vi alltid kan henge oss på «best of breed»-applikasjonsystemer, uten å være bundet til en avgjørelse som ble tatt da intranettet ble laget. Vi blir derfor i mye større grad agile og dynamiske, hevder Hole.
I tillegg har Bouvet integrert intranettet i nettsiden sin. Dette betyr at de ansatte får en bedre forståelse for hvilke historier de deler eksternt.
– Etterhvert vil vi sy sammen informasjonen vi deler internt og eksternt for å effektivisere informasjonsdelingen, forklarer hun.
Forbedringspunktene handler om å bruke data til å oppdatere informasjonen. Det skal føre til at informasjonen blir bedre. Alt innhold oppdateres kontinuerlig siden systemet krever informasjon. På denne måten ser man data i ny kontekst.
– De ansatte får da mer eierskap til informasjonen. Dette er lean i praksis: Vi forenkler og fasiliterer til at ansatte skal publisere. Dessuten får flere tilgang. Alle kan bygge på hverandre. Det åpner for nye muligheter, men man kan selv vurdere om man vil ta dem. Det blir også lettere å fjerne data på denne måten, utdyper Hole.
Hun legger til at mange i dag opplever at informasjonen er tilgjengelig i for mange kanaler. Ved å legge det opp på denne måten vil man få en slags veileder til de ulike kanalene.
«Min side» er et utgangspunkt, selv om man for eksempel benytter seg av Office 365. Du får se data samlet, får bedre innsikt og lettere tilgang til informasjonen, sier hun.
Verktøykasse
Henriette Høyer er konseptansvarlig for «Min side». Hun hevder at det viktigste er at intranettet løser de behovene ansatte har, og at innholdet er oppdatert.
– Vi tror at denne type løsning på sikt vil erstatte store, tunge intranett, der mye innhold er utdatert og det blir vanskelig å få fullstendig kontroll. Med denne modellen får vi et slankere intranett, som er enklere å forvalte – der systemene gir riktig data og crowdsourcing sørger for oppdatert og korrekt informasjon. Dette gir i tillegg rom for åpne og transparente grenser, sier hun.
Slik erstatter du tunge og trege intranettløsninger:
Gjennomfør forretningsanalyser:
- Identifiser brukerbehovene
- Bestem hvilken forretningsverdi løsningen skal ha
- Identifiser trender, og finn ut hva du har å lære
Velg teknologi:
- Få med toppledelsen
- Sørg for at løsningen blir forankret der
Vurder ulike konsepter:
- Definer hva som skal utføres av mennesker, og hva maskiner kan bidra med
- Opprett en ansattgruppe
- Rull ut nye tjenester gradvis, samtidig som dagens intranettløsning er oppe og går
- Let hele tiden etter kvalitetsforbedringer
Utnevn ambassadører i hver region:
- Gå gjennom materialet
- Markedsfør løsningen, og registrer tilbakemeldinger og reaksjoner
- Se hele tiden etter forbedringspunkter
- Ha i bakhodet at dette er et produkt, og ikke et prosjekt
Kilder: Trude Hole / Bouvet Norge
