Nytt år, nye arbeidsvaner

Løper du fra møte til møte gjennom arbeidsdagen, mens du sjonglerer eposter og smser som strømmer inn fra kunder og ansatte? 

Og innser du ofte mot slutten av arbeidsdagen at du aldri rakk å få gjort de oppgavene du hadde planlagt?

Det er i hvert fall hverdagen for mange ledere.

Overgangen til et nytt år er et godt tidspunkt for å ta et kritisk blitt på arbeidsvanene dine og sjekke om du bruker tiden riktig.

– Mange ledere er frustrerte over at de ikke får brukt arbeidstiden på det de selv mener er viktigst. De blir slukt av alt som skjer fra dag til dag, så mange må ta unna de oppgavene de selv har ansvar for på kveldstid og i helger.

Det forteller Bjørn O. Hopland, eier og leder av Smart endring AS, en kursleverandør for digitale arbeidsverktøy.

Oppgavene de selv har ansvar for er det mange som må ta unna på kveldstid og i helger

– Heng målene på veggen

Han mener at første skritt for å få brukt tiden på de viktigste oppgavene er å definere tydelig hvilke mål man skal oppnå og sørge for at de er lett tilgjengelige.

– Alt for mange mål blir lagt i skuffen. Du må finne måter å gjøre dem synlige hele tiden. Heng dem opp på veggen, ha dem på PC-skjermen, ta dem fram i de ukentlige planleggingsmøtene. Da husker du å vurdere om det du gjør bidrar til å nå målene, sier han.

Neste skritt er å lage en plan for hvordan målene skal nås, sier Hopland.

– Mange hopper over denne delen. Men du må lage en konkret handlingsplan med oversikt over hvordan dere skal nå målene deres, sammen med de du skal lede. Hvilke prosjekter og aktiviteter skal dere sette i gang den nærmeste tiden?

Alt for mange mål blir lagt i skuffen

Skjerm tid i kalenderen

Deretter er det på tide å bli helt konkret på hva som skal gjøres den nærmeste uka eller måneden.

– Hvilke oppgaver må utføres, hva skal vi bruke tid på, hvilke møter trenger vi? Lag en oversikt over oppgavene og hvem som skal utføre dem, anbefaler han.

Når oppgavene har blitt så konkrete er det lettere å prioritere hva du skal gjøre fra dag til dag, forklarer Hopland. Da kan man sette av tid i kalenderen til det som er nødvendig å få gjort og starte med det som er viktigst.

Du trenger ikke ha en åpen dør hele tiden

Han anbefaler ledere å skjerme tid i kalenderen, ikke bare til møter, men også til å gjøre egne oppgaver. Dessuten kan det være lurt å gjøre seg mer utilgjengelig i perioder, for å få mulighet til å konsentrere seg uten å bli avbrutt.

– Mange ledere får dårlig samvittighet hvis de ikke er tilgjengelig for sine ansatte hele tiden, forteller Hopland.

– Det er bra å ha en åpen dør, men man trenger ikke være tilgjengelig absolutt hele tiden. Det er lov å ta seg et par timer med konsentrert arbeid iblant der man ikke svarer på henvendelser.

Møter er en tidstyv

En annen tidstyv for ledere er møter. Ledere og mellomledere blir invitert til mange møter, ofte bare for å bli holdt orientert og uten at de egentlig har en rolle der.

– Mange lederkalendre er tapetsert med møter. Du trenger ikke akseptere en møteinnkalling bare fordi det er ledig i kalenderen. Gjør en kvalifisert vurdering av om det er viktig at du er tilstede.

Hodet er upålitelig

Hopland anbefaler alle å ha en egen oppgaveliste, der oppgavene er sortert etter tidsfrister. Alt du skal gjøre, som du ikke går i gang med umiddelbart, bør inn på lista.

– Hodet er et upålitelig sted å lagre oppgaver. Vi glemmer ting. Vi bør heller bruke hodet til å gjøre jobben vår og være kreative. Hvis vi er trygge på at vi lett finner igjen oppgavene når vi skal gjøre dem, frigjør vi mye hjernekapasitet.

Du slipper å gå rundt med en klump i magen og lure på om noe glipper

– Hvilken gevinst har man av å få system på tidsbruken på jobb?

– For det første gir det bedre resultater, fordi det bidrar det til at du bruker tiden på det som er viktigst for å nå målene du har satt deg, sier Hopland.

– For det andre reduserer det stressnivået ditt. Når du får kontroll på hva du skal ha gjort og faktisk får gjennomført det, slipper du å gå rundt med en klump i magen og lure på om noe glipper, sier han.