Føler du deg overveldet av arbeidsmengden?
Rene Jansa | Dreamstime.com.
Slik holder du fokus når du føler deg overveldet
Nytt år, nye utfordringer. Mange ledere som nå kommer tilbake fra juleferie står ofte overfor nye initiativer, utfordringer og muligheter.
Det er fort gjort å bli overveldet når man skal håndtere flere prosjekter samtidig. Disse følelsene fører ofte til at man rett og slett føler seg paralysert og fryser fast.
Grunnlegger av BodeTree Chris Myers skriver i Forbes om tre råd som har hjelp han med å bli mer produktiv i stunder hvor han har følt seg overveldet.
Lag et oppgavekart
Det er en stor forskjell på å lage en gjøremålsliste og det å håndtere flere urelaterte oppgaver samtidig. Dersom du ikke er en organisert person, er det en stor sjanse for å forsømme noe.
«For noen år tilbake laget jeg et oppgavekart. Her lager du en oversikt over de største initiativene og relaterte del-gjøremål. Størrelsen og posisjonen på initiativet skal tilsvare hvor høyt denne oppgaven er prioritert. Oppgavene som er tilknyttet et spesielt initiativ kan utformes som greiner som går ut i fra initiativet,» skriver Meyers.
Verdien av slike oppgavekart er todelt. Først og fremst gir de en solid visualisering av alle prosjektene og utfordringene dine. I tillegg syner det kompleksiteten til hvert initiativ.
For det andre så hjelper et oppgavekart deg å kutte ut mindre viktige oppgaver som du har på gjøremålslisten din. Ved å visualisere hver enkel underoppgave, kan du enkelt identifisere dupliserte oppgaver. Dette er oppgaver som kan delegeres effektivt eller områder som kan effektiviseres.
Oppgavekart hjelper deg også med å bare fokusere på de essensielle elementene, slik at oppgavekartet ditt ikke blir overfylt.
Prioriter
Det andre rådet til Meyers er å prioritere målsetningene dine og anerkjenne de tingene som kan gjøre at du føler deg distrahert.
«Som gründer og leder er det lett å føle at alle prosjekter, initiativer og utfordringer burde være din topprioritert. Men dersom alt er en prioritering, er i utgangspunktet ingenting en prioritering,» skriver Meyers.
Han har derfor laget seg en oversikt som rangerer oppgaver basert på tre faktorer: tid, innsats og strategisk betydning.
Det er visse oppgaver som har satte tidsfrister utenfor din kontroll. For eksempel en konferanse eller et eksternt møte. Disse tidsbegrensede oppgavene er enkle å håndtere siden de er utenfor din kontroll.
Dersom alt er en prioritering, er i utgangspunktet ingenting en prioritering
Andre fokusområder krever ulike innsatsnivåer. Utvikling av et nytt produktet krever for eksempel en betydelig mengde omtanke og fokus. Håndtering av grunnleggende administrative oppgaver, krever derimot ikke dette.
«Noen ganger gir det mening å fjerne de oppgavene som krever lite innsats og som har liten prioritert først fra listen din,» skriver Meyers.
Til slutt rangerer Meyers oppgaver basert på deres strategiske betydning. Noen oppgaver kan virke ubetydelige på kort sikt, men man burde ikke undervurdere langtidseffekten av disse opphavene. Det gir derfor mening å prioritere disse oppgavene fremover andre.
Sett konkrete mål
Et av de kanskje mest frustrerende elementene av å føle seg overveldet er følelsen av mangel på fremdrift. Mye av utfordringene og prosjektene som ledere fokuserer på er konseptbaserte. Det vil si at man sjeldent ser et konkret produkt ut i fra all den tiden og innsatsen man har lagt inn.
«Jeg prøver å komme meg over denne kneika ved å tvinge meg selv til å skape noe håndgripelig i alt jeg jobber med. Enten det er et sammendrag, et skjema eller en enkel bildefremvisning. På denne måten har man noe å vise til for innsatsen som er lagt inn. Dette er til stor hjelp når man føler at ting ikke går fremover,» skriver Meyers.
Hans viktige lærdom som entreprenør er å ikke gi etter for håpløse følelser. Alltid beveg deg fremover, er hans beste råd. Start med en oppgave og du vil innse at neste oppgave vil være enklere å utføre. Nå er du ett skritt nærmere å ferdigstille målene du har satt deg.
