Intranettet spiller fortsatt en viktig rolle, om det er tilpasset 2017 og behovene vi har i dag.
Dreamstime.
Lykkes du med digital samhandling?
I en fersk undersøkelse fra Norstat, på vegne av IntelliSearch, svarer kun 6 av 10 ledere at intranettet er like viktig som for fem år siden.
Intranettet spiller fortsatt en viktig rolle, om det er tilpasset 2017 og behovene vi har i dag, mener daglig leder Lasse Ruud i IntelliSearch:
– For at intranettet skal ha en reell funksjon i en virksomhet kreves det i dag andre funksjoner og kvaliteter ved intranettet enn det gjorde for fem år siden. Undersøkelsen sier noe om hvor mange virksomheter som fortsatt har et intranett som svarer til dagens forventninger, og ikke nødvendigvis at selve intranettet har mistet sin relevans. Ved å ha et moderne intranett vil informasjonsformidling, samhandling og søk internt i virksomheten effektiviseres, og har du ikke modernisert intranettet de siste årene kan du like gjerne droppe å ha et intranett, sier Ruud.
Intelligente søk
Daglig leder i IntelliSearch, Lasse Ruud. (Foto: Bård Andersson)
I undersøkelsen svarer 6 av 10 norske virksomhetsledere at Intranettet er like viktig i dag som for fem år siden. Dette betyr samtidig at en del ledere ser at intranettet ikke lenger svarer til de forventningene en moderne virksomhet krever i dag.
Med lang fartstid innenfor virksomhetssøk og forbedring av intranettet til en rekke virksomheter i privat og offentlig sektor, har Lasse Ruud sett hvordan kravene fra ansatte har endret seg og utviklet seg i takt med økte krav til teknologi på arbeidsplassen.
– Dagens teknologi gjør det mulig å finne det du er ute etter av informasjon uten å søke manuelt eller jobbe seg igjennom mengder med lite relevant informasjon – enten det er informasjon delt av dine kollegaer, egne dokumenter, mailer eller annen dagsaktuell informasjon. Selv om intranettet er et relativt gammelt begrep, er også intranettet i ferd med å bli smart – som all annen teknologi vi anvender – både på arbeidsplassen og i hjemmet, sier han.
Søk er ett av elementene i dagens intranett som ansatte har store forventinger til. I tillegg til at søkene skal gå raskt, og at de skal kunne lete gjennom mange programmer og klienter, bør et godt søk i dag også være basert på hvem du – søkeren – er og hva du leter etter.
På tvers i systemene
Ifølge Ruud er det også en utfordring at mange av de innebygde søkefunksjonene i epostklienter og andre sentrale programmer er for dårlige, siden søketreffene spriker for mye og ikke er basert på verken kontekst, rolle eller smart teknologi. Kompleksiteten blir ikke mindre av at vi i dag forventer å kunne gjøre gode søk på tvers av økosystemet med tilhørende databaser og programmer, både på innsiden og utsiden av virksomheten.
Mye har blitt bedre, men søkene er fortsatt altfor dårlige, selv innad i teknologigigantenes egne økosystemer, hevder han.
– Snart kommer kunstig intelligens og maskinlæring for fullt, noe som vil bidra til å revolusjonere muligheten for å gjenfinne informasjon. Allerede i dag kan vi med søkemotoren erfare hvilke treff som er mer relevante enn andre, for så i neste omgang å gi brukere enda mer relevant og raskere svar på sine spørsmål. Slik sett finnes det allerede områder med maskinlæring i dag, siden vi kan se mønstre i store datamengder og gi brukeren bedre beslutningsgrunnlag enn ved bare å få treff basert på et søkeord, sier Ruud.
Sosiale krav
Stadig flere ønsker at intranettet skal inneha sosiale funksjoner, og det er det mange gode grunner til, men utfordringen er at den sosiale samhandlingen på innsiden av en virksomhet stiller helt andre krav og forventinger til intranettet.
Det gjør at en del velger å legge en sosial funksjonalitet på utsiden eller som et tillegg til eksisterende intranettløsninger, noe som gjør at man ofte ender opp med flere økosystemer å forholde seg til.
For at intranettet skal ha en reell funksjon i en virksomhet kreves det i dag andre funksjoner og kvaliteter ved intra-nettet enn det gjorde for fem år siden
– Facebooks Workplace er et godt eksempel på en løsning som er tilpasset måten vi samhandler på i dag, og er et tydelig bevis på hvor mye som har endret seg den siste tiden. Likevel er et moderne intranett, med en smart måte å gjenfinne relevant informasjon raskt på, en mer komplett løsning for en virksomhet. En kombinasjon av et sosialiseringsverktøy som Workplace og en portal for rask gjenfinning av informasjon er trolig noe vi kommer til å se mye mer av i tiden fremover, sier han.
Ruud og IntelliSearch har selv utviklet en et produkt (InSight) der de mener å ha bakt inn både funksjoner folk satte pris på i det tradisjonelle intranettet og funksjoner folk har savnet.
Selskapet har i produktutviklingen lagt vekt på samhandlingsfunksjoner og informasjonsgjenfinning de opplever at dagens ansatte forventer og etterspør, basert på dagens teknologi.
– Bør være et nav
Et moderne intranett bør kunne legge til rette for effektiv og god samhandling, og intranettet bør være navet i den sosiale samhandlingen, slik at det sikrer virksomheten bedre oversikt og smidigere kommunikasjon internt, mener Ruud.
– Digitale og sosiale fildelingsverktøy finner minste motstands vei inn i organisasjonen, siden medarbeidere og eksterne brukere er pådrivere for å ta i bruk det de mener er best egnet og mest tilgjengelig. Som digital leder betyr det at du ikke kan lukke øynene for denne utviklingen – da lukker du også øynene for at virksomhetens data, med tilhørende samhandling og kommunikasjon havner i andre økosystemer og på andre plattformer enn det virksomhetens IT-strategi tilsier, sier Lasse Ruud.
Han anbefaler å ta det sosiale og digitale samhandlingsbehovet på alvor. Alternativet kan bli at bruken av verktøy som Slack, Box, Projectplace, Dropbox, Sharepoint, Jammer, Workplace, G Suite, Trello og Basecamp begynner å gjennomsyre organisasjonen uten at du har kontroll. Han presiserer at det er ikke et spørsmål om å stoppe denne utviklingen, siden mange av disse verktøyene tilfører stor verdi, men det er et spørsmål om å ta tilbake kontrollen og samtidig tilrettelegge for samhandling som har forretningsmessig verdi for virksomheten.
– For å lykkes med det må trådene samles og samhandlingen må skje i tilknytning til der den forretningsmessige gevinsten er størst. Det gjøres best ved å utnytte trendene til din fordel, og styre samhandlingen og bruken av verktøy inn på riktig spor, slik at intranettet ikke gradvis utspiller sin rolle og blir verdiløst. Det må enten få en verdig avvikling, eller et forlenget og nytt liv innen en bredere og mer moderne kontekst, avslutter han.
- Velg gode informasjonskilder som grunnlag for intranettet ditt. Et intranetts verdi styres naturligvis i stor grad av hvor mye relevant informasjon som gjøres tilgjengelig der.
- Det er viktig å velge et godt sett med kilder som informasjonsgrunnlag for det intranettet man planlegger eller vedlikeholder – eksempelvis personalhåndbok, kvalitetssystem og filserver.
- Behold data der de lå i utgangspunktet.
- En søkeløsning kan bidra til en presentasjonsform slik at ikke alle data må flyttes fra sin opprinnelse over til det nye intranettet.
- Det viktige er ikke at intranettet har søkefelt, men at brukeren finner det hen leter etter.
- Det er trefflisten og treffenes relevans som er det viktige.
- Det gir for liten verdi bare å gi medarbeiderne tilgang til det som ligger i intranettet.
- En god søkemotor kan håndtere kobling til mange kilder, og strukturere treffene fra de forskjellige kildene på en oversiktlig måte.
- Intranettet kan bli hovedportalen inn til all bedriftskritisk informasjon, og skape den felles brukerflaten som man ønsker for intranett-prosjektet sitt.
- Ikke utform en menystruktur som til slutt blir en menykirkegård.
- Det er naturlig at et intranett har en menystruktur, men den bør ikke være så stor at den blir vanskelig å vedlikeholde.
- Store menystrukturer må omprogrammeres og redigeres ofte, noe som gjør at intranettet raskere blir utdatert. En søkebasert løsning trenger vesentlig færre menyvalg.
- Et moderne intranett bør fungere som et informasjonsnav for virksomheten.
- Det bør fungere som en skreddersydd løsning for hver enkelt, kontektsbasert og bør automatisk gi brukeren tilpasset og oppdatert informasjon fra hele virksomheten.
