– Gir mer læring
En norsk studie av medarbeidersamtaler i grupper, og av individuelle samtaler, viste at arbeidstakere som hadde samtaler i grupper var mer deltakende i selve samtaleprosessen enn dem som hadde individuelle samtaler. I tillegg gir denne formen for medarbeidersamtaler alle som deltar et bedre læringsgrunnlag.
Kvinnen bak studien er Frøydis Perny Vasset, førsteamanuensis ved NTNU i Ålesund. Hun hevder at medarbeidere gjør en ekstra innsats i medarbeidersamtalen når det er flere kollegaer til stede. Dette kommer frem i hennes bok, Medarbeidersamtaler.
Etter å ha interessert seg for grupper, der medlemmene var avhengige av hverandre, blant annet i militæret i USA og Kanada, fikk Vasset tilbud om å gjøre en studie innen helsetjenesten i Giske kommune utenfor Ålesund. Kommunen var i en omstillingsfase, og ønsket å delta som case.
– Jeg delte de ansatte inn i to grupper: Én med ansatte som deltok i medarbeidersamtaler i grupper, og én der det ble gjennomført individuelle samtaler. De svarte på et spørreskjema både i forkant og etterkant av studien, forteller hun.
Gruppestørrelse
En del av problemstillingen handlet om hvor store gruppene skulle være. Det var viktig at lederen hadde muligheten til å skape en trygg samtalekultur og en struktur som inkluderte alle deltakerne. Hadde hun valgt en såkalt symmetrisk gruppe – for eksempel med to og to, kunne hun risikert at gruppedeltakerne allierte seg med hverandre. Da var sjansen stor for at de ville ha diskutert med hverandre, og ikke med hele gruppen.
Førsteamanuensis ved NTNU Ålesund, Frøydis Perny Vasset, har funnet ut at de som deltar i medarbeidersamtaler i grupper lærer mer enn de i individuelle samtaler. Foto: NTNU Ålesund
– For å gi medarbeiderne en bedre mulighet til å kunne diskutere med hele gruppen, bestemte jeg meg for å dele inn i grupper på tre personer, sier Vasset.
Det fungerte så bra at resultatene gjorde henne mistenksom. Derfor lot hun det gå mye tid – et helt år – før hun gjennomførte den samme undersøkelsen på identisk måte nok en gang.
– Resultatene ble like, forteller hun.
Utvidet til andre sektorer
Frøydis Perny Vasset fikk bekreftet at deltakerne som gjennomførte gruppesamtalene lærte mer enn de som deltok individuelt. Likevel gjaldt dette bare helsesektoren i én enkelt kommune. Kunne dette være overførbart også til andre sektorer og bransjer?
Noe senere fikk Vasset vite via konsulenter at Giske kommune hadde benyttet seg av medarbeidersamtaler i grupper også i andre sektorer.
– Ikke bare hadde de tatt dette i bruk i skolesektoren og andre sektorer, men de hadde også eksperimentert med gruppestørrelsen. I dag benytter kommunen enda større grupper i helsetjenesten, når det er behov for det – med gode resultater, påpeker hun.
Det viste seg at kommunen hadde innført medarbeidersamtaler i grupper i alle offentlige virksomheter og avdelinger. De siste årene hadde kommunen tilegnet seg kommunikasjons- og organiasasjonsmetodikken OpenSpace og WPPF (møtemetoder med helhetsperspektiv for læring, red.anm.), som ble benyttet under gruppesamtalene. Dette bidro til å kunne gjennomføre dette med større grupper. Fire til åtte medlemmer i gruppen var vanlig, og medarbeiderne var tilfredse med denne metodikken i samtalene.
Hun presierer at kommunen gjennomfører én eller to individuelle samtaler før gruppesamtalen avholdes.
I dag benytter kommunen enda større grupper i helsetjenesten, når det er behov for det – med gode resultater
Ansatte bidrar
Til tross for fordelene med gruppesamtaler, kan det være nærliggende å stille spørsmålet om ikke enkelte gruppemedlemmer faller av lasset eller blir tilbakeholdne av andre årsaker, når de skal delta i gruppesamtaler.
Vasset forteller at de ansatte er med på å danne gruppene. Siden gruppene er av relativt liten størrelse, blir det lettere for de ansatte å snakke sammen og å lære.
– Ingen tvinges til å delta i gruppesamtaler. Det er frivillig. Når man først deltar, ser man også at det er lettere å løse konflikter eller problemer som har fått utarte seg. Det er viktig at lederen er våken. Er alle motiverte, blir det mer læring. Åpenhet er viktig. Alt skal på bordet. Fordeling av goder, for eksempel, er en typisk ting man må være åpen om i slike sammenhenger, sier hun.
Fordeler med samtaler i grupper:
- Tidsbesparende for lederen: Noen ledere har personalansvar for såpass mange medarbeidere at én til én-samtaler ikke er mulig
- Noen ledere må reise langt for å kunne møte medarbeidere sine. Gruppesamtaler reduserer reisetid og kostnader, kanskje også driftsulemper med avbrudd
- Tidsbesparende, også i den forstand at tema og eventuelle tiltak eller rammer kan diskuteres ferdig, ikke gjennom en rekke enkeltsamtaler
- Skaper gjennomsiktighet: Medarbeidere får bredere og dypere innblikk i hele virksomheten, hverandres tanker og utfordringer og blir bedre kjent
- Gruppesamtale likner mer på det man er vant til, og er derfor lettere å gjennomføre. Medarbeidersamtalen én til én oppleves av mange som litt kunstig
- Mange opplever det som truende eller skummelt å være alene med den overordnede. Gruppesamtalen gir mer trygghet i et sosialt felleskap
- Gruppesamtalen kan legge grunnlag for mer effektive samtaler én til én
- I kombinasjon med coaching kan det være en ideell styring- og ledelsesform – ikke bare for medarbeidere med lavere utdanning, eller mer fysisk arbeid – men like gjerne i kompetansetunge, akademiske miljøer og media
- Effektivt samarbeid i team og grupper blir i økende grad ansett som en suksessfaktor. Å avholde medarbeidersamtaler i gruppe vil for mange virksomheter være i tråd med denne utviklingen
Hvordan bør de avholdes?
- Gitt at medarbeidersamtalens primære hensikt er å operasjonalisere strategiske mål, bør lederne øverst i linjen først avholde sine samtaler – og deretter ta nivåene i rekkefølge utover
- Man bør følge alle gode normer for møteledelse, ha en god dagsorden, alle bør få komme til orde, og det bør unngås at noen får dominere
- Møtet skal gi energi og inspirasjon til alle som er med
- Lederen skal ikke være alene om å skape et godt og inspirerende møte, men må gå foran
- Det viktigste for å lykkes er oppfølgingen. Oppfølging i etterkant er avgjørende – for ordinære medarbeidersamtaler, men kanskje særlig for gruppesamtaler
- Man må være åpen for å supplere gruppesamtalen med individuelle samtaler etter behov
Hva bør man ikke gjøre?
- Å la misnøye og spenninger dominere i samtalen. Det kan være viktig, men bare i lys av at medarbeidersamtalens særlige hensikt er å operasjonalisere strategien. Andre saker som kommer opp bør knyttes til dét.
- Har du funnet den beste og endelige formen på medarbeidersamtaler, bør du likevel holde mulighetene åpne. Alle i virksomheten bør føle eierskap til løsningen
- Ikke planlegg samtalene i detalj: Deltakerne må få være med å prege fremdrift og innhold underveis
- Ikke sett av for kort tid uten at det er mulighet for senere gjenopptakelse av møtet
- Ikke tillat fravær
Hva gjør gruppesamtaler med forholdet mellom deltakerne?
- Medarbeidersamtalens særlige hensikt er å trekke linjen fra strategi til individuelle mål
- Mennesker blir bedre kjent særlig gjennom å dele fakta om personlig bakgrunn og erfaringer, drømmer og håp – eller som det heter i virksomhetene: strategi og mål
- Det er en ramme for å bli bedre kjent, noe som også er nødvendig for å etablere en felles identitet
- Gruppesamtalen bedre egnet til å styrke mangfold, felles identitet og kultur, enn individuelle samtaler
- En felles oppfatning av mangfold, identitet og kultur blir viktigere og viktigere for kommende generasjoner, og er en suksessfaktor
- Effektivt samarbeid i team og grupper blir i økende grad ansett som en suksessfaktor. Å avholde medarbeidersamtaler i gruppe vil for mange virksomheter være i tråd med denne utviklingen
Kilde: Jan Wiese
