Slik kan ledere strukturere tiden bedre

Dette kan du gjøre noe med, hevder gründer og direktør i AudienceBloom, Jayson Demers. Han skriver i Entrepreneur at ledere må starte med å finne ut hvordan man kan få bedret produktiviteten innenfor de timene man har til rådighet.

– Hvis du ofte føler at du ikke har nok tid, er det som regel en grunn til dette, skriver han.

Demers har laget en oversikt med syv punkter der ledere synder, som leder til tidsmangelen:

Du setter ikke opp et tidsskjema:

• Vi har en tendens til å utvide tiden det tar å gjennomføre en oppgave, selv om vi løser oppgaven innenfor tidsfristen
• Tar det en time å utføre en oppgave, er vi svært ofte ferdig allerede etter 45 minutter. Likevel bruker vi hele timen
• Dette er en av grunnene til at du bør lage et ganske strengt tidsskjema for deg selv. Det er nødvendig for \å få gjort alt innen fristen
• Du bør sette deg ned kvelden før neste arbeidsdag og utarbeide et skjema for morgendagen. Dette bør inkludere alt du vil ha gjort, inkludert litt slingringsmonn for kommunikasjon og avbrytelser

Du prioriterer ikke effektivt nok:

• Når du føler at du mangler tid, er det som regel ikke fordi du har en håndfull små, lette eller mindre viktige oppgaver liggende. Det betyr at du har glemt eller oversett en stor oppgave, og det betyr at du ikke har prioritert oppgavene dine skikkelig for arbeidsdagen
• Organiser oppgavene dine innen ulike viktighetsnivåer og fokuser på de viktigste oppgavene først
• Føler du at alt er viktig, trenger å ta en pust i bakken for å gjøre en ny prioritering

Du mister oversikt over tiden:

• Føler du deg presset på tid, er det stor sannsynlighet for at dette er noe som gjentar seg ofte
• Dette hender fordi du ikke aktivt prøver å ha oversikt over tiden. Dette er like viktig som å ha oversikt over hvor mange penger du bruker
• Bruk av elektroniske hjelpemidler kan bidra til at du får påminnelser som kan hjelpe deg

Du prøver å multitaske:

• Når du er presset på tid vil det ikke hjelpe deg å stable oppgaver oppe på hverandre
• Du kommer ikke til å klare å fullføre mange oppgaver samtidig i løpet av den samme tiden
• Multitasking gjør deg mindre produktiv og påvirker kvaliteten på arbeidet ditt på en negativ måte

Du delegerer ikke nok:

• Du har ansatte og kollegaer. Når tidsskjemaet ditt er sprengt, føler du at det ikke er nok timer i arbeidsdagen
• Da må du delegere oppgaver til ansatte og kollegaer
• Delegeringens kunst er en ferdighet i seg selv, og du må beherske dette for ikke å bli engstelig over om oppgavene blir utførte på en god måte

Kommunikasjonen din er ineffektiv:

• Mesteparten av tiden du mister går vekk på grunn av ineffektiv kommunikasjon
• Ikke bruk for lang tid på å skrive eposter eller å prate med kollegaer
• Telefonsamtaler og avbrytelser spiser også mye tid
• Teamene dine kan også ha en kommunikasjon som er dårlig organisert
• Alt dette kan bidra til at du bruker dobbelt så mye på å få utført enkelte oppgaver
• En enklere, mer konsin og mer strømlinjeformet kommunikasjon kan rette på mange av disse problemene

Du mangler de rette verktøyene:

• Vi lever i en teknologiverden. Du må gjøre en vurdering av hvilke maskiner, programvare eller plattformer du bruker for å få jobben gjort
• Riktig valg av verktøy kan spare deg for tusenvis av timer i løpet av et år
• Til tross for økte kostnader, men det kan likevel lønne seg totalt sett når du får tid til å utføre alle oppgavene dine

Kilder: Entrepreneur / Jayson Demer