En varslet katastrofe

– Kultur spiser strategi til frokost, lunsj og middag.

Det sier Inga Bolstad som snakket om det å feile på Difis årlige konferanse Feiltrinn. Som riksarkivar er det hennes ansvar å verne nasjonens hukommelse for evigheten - intet mindre.

Og hun har nok kjent på utfordringen mange ganger siden hun tok over i 2014. Det gjør man når Norges første riksarkivar var Henrik Wergeland.

Åpen om feiling

Under Feiltrinn-konferansen er tanken at offentlige ledere skal komme sammen og snakke om nullfeilskulturen som er så utbredt i offentlig sektor og hva den har å si for omstillingsevnen.

Men aldri tidligere har Difi klart å finne en leder som er villig til å snakke åpent om sine feiltrinn.

Men det er Bolstad, og hun gjør det ved å vise til Gabriel Garcia Marquezs bok Beretningen om et varslet mord. Boken handler om drapet på en mann, en katastrofe som alle visste kom til skje, men som ingen i lokalsamfunnet stopper likevel.

Bolstad synes det er en såpass beskrivende metafor for da Arkivverket skulle digitaliseres at hun har brukt det som inspirasjon for tittelen på foredraget sitt – en varslet katastrofe

Utfordringen de stod overfor var at statlige virksomheter og kommuner har informasjon som må lagres til evig tid.

Arbeidet med å overføre denne informasjonen til Arkivverkets depot er veldig kostnadskrevende og tungvint for alle parter.

Oljedirektoratet meldte det til slutt inn som en tidstyv i Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanners store tidstyvjakt.

– eArkiv skulle løse denne massive utfordringen. Vi lagde en utredning og søkte finansiering, sier Bolstad.

De gikk systematisk til verks, det manglet ikke på pågangsmot. I idefasen hentet de inn ekstern hjelp.

De fikk gjennomført en konseptutredning. Inspirasjon kom fra andre miljøer, blant annet løsningene man jobbet med i Sverige. Deretter satte de i gang et pilotprosjekt for å teste konseptet.

Så gikk de til Digitaliseringsrådet og lederen der, tidligere skattesjef Svein Kristiansen. Men rådet ga tommelen ned. Hadde de egentlig sjekket hva som var virksomhetenes faktiske behov?

Kritikken gikk på kommunikasjon også. Arkivverket er som så mange andre organisasjoner sterkt preget av stammespråk, og andre parter som skulle delta i prosjektet, hadde vanskelig for å henge med i svingene til tider.

Beinharde samfunnsøkonomiske analyser kunne de også bli bedre på, mente rådet.

Bolstad reagerte kanskje litt uvanlig på kritikken.

– Jeg syntes det var betryggende. Vi hadde jo selv søkt råd gjennom en frivillig ordning. Vi visste selv hvor kompleks utfordringen er. Og egentlig sa de ting vi mistenkte selv også, sier hun.

Konklusjonen var gitt

– Vi hadde gått rett på løsningen uten å kjenne behovene godt nok. Og da stanset vi prosjektet, sier hun.

I stedet for aArkiv-prosjektet har teamet hennes tatt et skritt tilbake. De jobber nå med et nedskalert prosjekt på konseptnivå, Mavod (modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot).

Denne gangen har man invitert inn virksomhetene som skal levere informasjon inn i depotet tidligere, og man jobber tettere sammen med å kartlegge behovene.

– Vi feilet og vi har lært. Og vi stod frem med historien vår av en ektefølt interesse for å hjelpe andre i offentlig sektor med sine prosesser, sier Bolstad.

Men hun er overrasket over oppmerksomheten prosjektet har fått.

Du som leder skal ikke ha for mange svar. Har du det, skjer det noe med organisasjonen, og det gjør noe med deg.

Men erfaringene hun sitter igjen med er gull verdt. Ikke bare for henne selv og Arkivverket, men også for andre ledere. Det første hun trekker frem er kommunikasjon (se faktaboks).

– Kommunikasjon er vanskeligere enn man kanskje skulle tro. Vi kommuniserte ikke samlet utad. Kommunikasjonen var heller ikke god nok internt i organisasjon, sier hun.

Selv blir hun inspirert av å snakke om det og lignende prosjekter.

Bolstad har bakgrunn fra lederstillinger i Skatteetaten. Gjennom 14 år har hun vært en del av skattetatens toppledelse og hatt ansvar for flere omstillingsprosjekter.

Bakgrunnen var viktig for å kunne snu i tide. Hun forstod at de hadde kjørt eArkiv som et rent IT-prosjekt - og ikke som et endringsprosjekt.

– Dette handler egentlig om endringsledelse. Og endringsledelse handler om å være klar på hvor man vil. Da hjelper det lite å lage strategier hvis man ikke tar utgangspunkt i kulturen i organisasjonen, sier hun.

Under foredraget sitt pekte hun på det å lage fremtidsbilder som en mulighet.

– Det tvinger en til å tenke gjennom hvordan man skal prioritere for å komme til mål. Og det gjør det letter å unngå en del skjær i sjøen, sier hun.

– Du som leder skal ikke ha for mange svar. Har du det, skjer det noe med organisasjonen, og det gjør noe med deg.

Den magiske digitaliseringen

Svein Kristiansen, leder i Digitaliseringsrådet, mener digitalisering er blitt et magisk ord for tiden. Under sitt innlegg på konferansen pekte han på nettopp det at holdes mange konferanser om digitalisering for tiden.

– Og det er ikke så rart, for vi er ofte mer digitale på hjemmebane enn vi er på jobben, sier han.

Tidligere skattesjef Kristiansen var med på å vurdere eArkiv-prosjektet. Mange av rådene han gir er like. Det handler om styring og behovsprøving.

– Det er viktig å forankre på ledernivå. I staten overstyrer man for mange ting – alle skal med. Men for komplekse IKT-prosjekter er det ikke slik. Alle skal med, men ikke i styringsgruppa, sier han.

Kristiansen ser også en tendens til at mange offentlige virksomheter er litt raske med å kjenne brukernes behov – gjerne før de har spurt dem.

– I prosjektene som kommer inn til oss ser vi flere tilfeller der man aldri har spurt en reell bruker. Når prosjektet er ferdig oppdager man plutselig at ingen tar det i bruk, sier han.

Han mener det er en enkel oppskrift som vil hjelpe mange før de søker råd:

• Gjør en god jobb med utredningsarbeidet
• Forenkle organiseringen og definer roller og ansvar tydelig
• Lag gode usikkerhetsanalyser
• Arbeide bedre med gevinster