Struktur gir tid til strategi
–Uten struktur blir lederen bare opptatt av det som haster. Dermed får han eller hun ikke prioritert det strategiske arbeidet i tilstrekkelig grad, sier David Stiernholm.
Han er konsulent og har jobbet med å få mer struktur inn i både etablerte, store foretak og i nyetablerte bedrifter. Han viser til at lederen må være tilgjengelig, i en slags servicefunksjon, for sine medarbeidere. I tillegg kommer krav om resultater og et stort arbeidspress. Dermed blir en strukturert arbeidsform særdeles viktig for ledere, mener Stiernholm. Ifølge struktøren får ledere rett og slett ikke gjort de viktigste arbeidsoppgavene sine hvis de mangler struktur i hverdagen.
31 skritt mot struktur
David Stiernholm har forfattet boken «Klart! Bli superstukturerad på 31 dagar!»,. Her gir han ledere et treningsprogram for å skape en smidigere hverdag på jobben. Hensikten er at sjefene skal bli mer strukturerte gjennom å organisere, fokusere og automatisere arbeidshverdagen.
– Dette er verktøy, tankesett, metoder og rutiner som gjør deg mer effektiv, mer fleksibel og mer lykkelig, hevder forfatteren.
Han anbefaler at ledere lager seg strukturhandlingsplan, og han foreslår å dele den inn i en organiseringsdel, en fokuseringsdel og en automatiseringsdel. For å få gjennomført planen råder han lederne til å sette av en halvtime per dag til planen. Kravet er imidlertid ikke absolutt.
– De 31 skrittene i strukturhandlingsplanen trenger ikke å tas som ett skritt per dag, selv om de er uttrykt på denne måten. Ved behov kan de spres ut over for eksempel 31 uker. Velg ditt eget tempo. Først da kommer du til å lykkes med å skape en bedre hverdagsstruktur og kunne høste fruktene av den.
Organisere
Den ene delen av treningsprogrammet handler om organisering, og Stiernholm mener at de fleste ledere her har mye å hente.
– Å skape struktur starter med å forbedre organiseringen av arbeidshverdagen sin. Det kan være enkle ting som å lage lister, sortering av digitale filer og e-poster samt å skille mellom store og små oppgaver, sier han.
Et gjennomtenkt system av informasjon, aktiviteter, prosjekter og papirer er første skritt mot en bedre organisering, mener han:
Fokusere
Ledere må videre lære seg å fokusere på hvilke oppgaver som leder mot virksomhetens konkrete mål, mener Stiernholm:
– Vi gjør ofte det som haster hele tiden. Det er viktig at vi heller stiller spørsmålet ved hvilke mål som er viktige, og om oppgavene vi utfører virkelig er relatert til disse målene.
Uten struktur blir lederen bare opptatt av det som haster
I løpet av en arbeidsdag blir vi imidlertid utsatt for mange distraksjoner som kan gå ut over både fokus og struktur.
– Trenden med å ha mer åpne kontorlandskap er et eksempel. Her stilles det krav til oss om å koble ut distraherende elementer.
Stiernholm anbefaler å ha en strategi på lur som du kan ta fram når du trenger å jobbe uforstyrret.
– En bedrift jeg nylig besøkte gikk til anskaffelse av høretelefoner. Hvils folk trengte å arbeide uforstyrret, kunne de velge å høre på musikk eller bare bruke høretelefonen som en buffer mot støy i lokalet. Med høretelefonene signaliserte de overfor de andre medarbeiderne at de hadde behov å jobbe uten å bli forstyrret. Dette bidro til at de kunne jobbe mer strukturert.
Automatisere
Når du har fått organisert arbeidshverdagen din, og har riktig fokus, handler strukturering ifølge Stiernholm om å kunne automatisere oppgaver du skal utføre. Her er etablering av vaner, rutiner og faste oppgaver sentrale tiltak.
– Jeg anbefaler alle å utarbeide sitt eget FAQ-dokument (Frequently Asked Questions, red.anm.). Når du har et system hvor du har oversikt over faste svar på tilbakevendende spørsmål, kan du bruke tiden på viktigere oppgaver. Klarer du i tillegg å etablere vaner, faste morgenrutiner, finne tiltak som er effektive - samt å øve på dette - vil du oppleve at du jobber strukturert.
Når du har gjennomført enkelttiltak i strukturhandlingsplanen din, anbefaler Stiernholm at du belønner deg selv.
– Bestem deg tidlig for hvordan du skal belønne deg selv. Marker alle fremskritt, slik at du virkelig merker at du forbedrer deg.
