Sykehjem fikk ned sykefraværet ved å se på funksjonsevnen, ikke diagnosen

Stort lederspenn og dårlig arbeidsmiljø var noe av det som forårsaket et høyt sykefravær på Kamfjordhjemmet bo- og behandlingssenter i Sandefjord kommune i flere år.

Da det toppen seg på en avdeling i 2019, valgte ledelsen og kommunen å gjennomføre en snuoperasjon. Det førte til at sykefraværet falt med over 30 prosent.

Kristin Thorsen startet som avdelingsleder våren 2019 og har jobbet med sykefraværsoppfølging i samarbeid med bedriftshelsetjenesten, Nav, ledelsen ved sykehjemmet og kommunen.

– Sykefravær koster milliarder av kroner, så det er vinn-vinn for meg personlig som leder, men også på det økonomiske planet, å ha god sykefraværsoppfølging. Hvis Norge skal ha en god sykelønnsordning, må vi ha en sykelønnsordning som fungerer på best mulig måte.

– Vi skal sikre at de som er syke skal få de pengene. Hvis alle ledere viste hvor de ansatte er og hvorfor, tror jeg sykefraværet hadde fått ned, sa Thorsen under Sykefraværsdagen som HR Norge arrangerte i mars.

Upasselig å ringe

Avdelingsleder Kristin Thorsen. Foto: privat

Fra scenen fortalte Thorsen at nøkkelen til god sykefraværsoppfølging er når alle parter drar i samme retning. Kamfjordhjemmet fikk i 2019 tilbud om å delta i inkluderende arbeidsliv fra Nav Arbeidslivssenter som de takket ja til. Der fikk de blant annet rolleforståelsekurs.

– Der fikk vi viktig innhold til HMS-gruppa om hvordan vi skulle jobbe og hvordan vi ikke skulle jobbe. Vi presenterte hvordan vi skulle fungere og hva vi skulle ha fokus på for alle de ansatte. I Bransjeprogrammet som er spesiallaget for sykehjem gikk vi gjennom mange ting i forhold til arbeidsmiljø, forklarer hun.

Da Thorsen begynte å jobbe ved Kamfjordhjemmet i juli 2019, lå sykefraværet på 38 prosent, i tillegg til at det var litt ferieavvikling. Det gjorde at 50 prosent av arbeidsstokken var borte.

– Man skal fylle alle hullene med vikarer som må kunne jobben som skal gjøres på et sykehjem. Det er vanskelig å få til når nærmer halvparten av de ansatte er borte.

Avdelingslederen begynte å følge opp sykefraværet ved å ringe til alle de sykemeldte, finne ut hvem de var, hva som skjer med dem og spørre om hun kunne treffe dem.

– Da jeg begynte å ringe rundt til de som var sykmeldte, var det mange som synes det var upasselig. De var faktisk syke, og det måtte de få lov til å være. Sykefravær er ikke en privatsak. Vi måtte skape en kulturendring og da skaper man også litt støy. Det ble en del støy hos oss, innrømmer hin.  

Thorsen hadde en mistanke om at mange tenker at sykefravær er en privatsak. Ansatte hadde fortalt at de hadde manglende ledelse og hadde etterspurt bedre sykefraværsoppfølging

Ingen mirakelkur

I samarbeid med organisasjonen og HR-avdelingen klarte ledelsen ved Kamfjordhjemmet å nøste opp i utfordringene til den enkelte som var sykemeldt og begynte å følge opp sykefraværet.

– Den gang var jeg mye ut på legekontorene og hadde dialogmøter. Vi greide å gjøre litt med sykefraværet, men det var langt fra noen mirakelkur. Vi hadde hvertfall fått en forståelse for hvem det var som jobbet på avdelingen, hva som skulle til for å få de tilbake i arbeid og om de hadde behov for noe annet vi kunne hjelpe dem med.

Alle fem lederne ved Kamfjordhjemmet var med på prosjektet og det var viktig at det ikke ble bare Thorsen som holdt på med sykefraværsoppfølging.

– Det var viktig å opplyse ansatte om hva vi holdt på med, hvorfor vi satte i gang med det, hva vi var gode på og hvor utfordringene lå. Det holdt ikke med et informasjonsmøte og det var viktig at Nav var med på en del av disse orienteringsmøtene.  

Av Nav lærte sykehjemsledelsen hva en god oppfølgingsplan skal inneholde, hvilke elementer som skal være til stede og hvordan dialogmøter skal gjøres. Thorsen laget veldig spesifikke oppfølgingsplaner hvor hun beskrev hver og en arbeidsoppgave som skulle gjennomføres, deretter måtte den sykmeldte svare på hvilke oppgaver de kan gjøre, hva de ikke kan gjøre og hvilke oppgaver de kan gjøre med bistand eller tilrettelegging.

– Det er en viktig kartlegging å få på plass. Jeg spør aldri etter diagnoser, fordi det har jeg ikke noe med. Jeg forholder meg til funksjon og hva den sykmeldte på tross av sykdommen eller diagnosen kan gjøre på jobben.

Det var noen ansatte som hadde gjentatt og hyppig sykefravær over et år. Hva er det da med arbeidsplassen som gjør at den ansatte får hyppig sykefravær?

– Alle disse tingene gjorde at vi i større grad så den enkelte og legge oss i selen for å finne løsninger som passet for den enkelte.

Nav hadde også andre gode verktøy i kassen sin. Sykehjemmet kunne sende ansatte i samtale med jobbeksperter hvor de kunne bli bedre kjent med seg selv og sine egne utfordringer.

De lærer hva de kan gjøre dersom de ikke greier å ha denne jobben. Hva er en god til ellers? Hva skal jeg satse på fremover? Skal jeg være i kommunen eller skal jeg ut av kommunen? Hvilken utdanning har jeg? Hva kan den brukes til?

– De ansatte fikk tid til å jobbe med seg selv i de prosessene. Det er viktig å gi prosessene tid.

Fikk tid under pandemien

I 2020 bestemte Sandefjord kommune seg for at helse- og sosialomsorgen skulle gjøre noe med sykefraværet sitt. Vi skulle ha et prosjekt i samarbeid med Nav, der vi hadde en representant fra Nav, tillitsvalgt, verneombud og lederne.

– Alle var motiverte for å starte sykefraværsoppfølging på en god og effektiv måte. Så kom pandemien, og selv om det var mye som skulle gjøres, var det veldig få møter i kalenderen som gjorde at vi fikk tid til å jobbe med denne problematikken.

Ledelsen ved sykehjemmet lagde en metodikk i samarbeid med Nav og en representant fra Nav var tilgjengelig på arbeidsplass en dag i uken og både ansatte og lederne kunne spørre om det de lurte på – enten det gjaldt råd og veiledning, eller dialogmøter.

– Et godt arbeidsmiljø handler ikke om kaffe og kake. Det er bonusen. Det handler om gode arbeidsprosesser, finne ut hvilke utfordringer vi har og hva det er vi skal gjøre for å ha best mulige arbeidsdager. Det å ha en bra dag på jobb, ble et mantra for oss. Det har blitt en måte å jobbe på og en måte å organisere dagene på, sier hun.

Ting er i endring hele tiden når man jobber med 16 pasienter fordelt på to team. Derfor mener Thorsen at man må være flinke til å organisere dagen, se utfordringer, ta problematikken på alvor og finne løsninger fortløpende.

– Dersom jeg tror sykefraværet blir langvarig, sender jeg over en oppfølgingsplan og ber vedkommende kommentere den. Vi hadde møter så lenge det var behov for dem og til saken var avklart på en eller annen måte.

Noen av de ansatte ble friskmeldte og andre fant ut at de ikke ønsket å jobbe i kommunen mer fordi de ikke hadde helse til å stå i pleieyrket.

– Da kan man friskmeldes og starte å søke nye jobber og enda ha penger til å leve i den perioden. Vi hadde sykmeldte som dro på rehabiliteringssenter og fant ut hva som skulle til for at de kunne stå i jobben fremover.

Fikk fastlegene i tale

Nav sto for kontakten med fastlegene når det gjaldt spørsmål rundt sykefraværsoppfølgingen til arbeidsgiver.

– Det er ikke veldig populært om jeg ringer fastlegene. Da går de gjerne litt i forsvar og sier at jeg ikke har noe med det å gjøre. De er leger og det er de som behandler og sykmelder.

Det at Nav henvendte seg til legene var mye mer virkningsfullt enn at lederen til de sykemeldte gjorde det. Arbeidsgiver inviterte fastlegene med fordi de er viktige nøkkelpersoner.

– Det er ikke sikkert at den ansatte har gitt et riktig bilde av arbeidsplassen til legen. For eksempel at det er umulig med tilrettelegging på arbeidsplassen. Sammen med legen, den ansatte, Nav og ledelsen, fikk vi gjort mange gode avklaringer om veien videre.

Suksesskriteriene til Kamfjordhjemmet var at Nav deltok i møter med fastlegene og fortalte om sykefraværsoppfølgingen fra arbeidsgivers perspektiv og fikk legene i tale.

– Jeg ser at dette har hatt en virkning på dialogmøtene i etterkant. Vi var veldig flinke til å finne ut hva som skal til for den enkelte til å komme tilbake i arbeid, hva slags tilbud vi skulle gi og så måtte vi jobbe med hodene til de personene som skulle tenke nytt.

Thorsen forteller at det er innmari vanskelig når man har stått i en jobb i mange år, med gode kollegaer og alltid har tenkt at dette er det jeg alltid skal gjøre, for så å realisere at man ikke har helse til å stå i jobben.

– Den reisen kan være litt lang. Da hjelper det å ha noen med seg på reisen. Mange har kommet til meg etterpå og takket fordi de oppdaget at det fantes et liv utenfor sykehjemmet. Nå har de fått en jobb de faktisk har helse til å stå i.

Mistet rettet til sykepenger

Avdelingslederen mener det er viktig å komme raskt i gang med sykefraværsoppfølging. Hun anbefaler å ha så mange møter og avklaringer som trengs for å finne veien tilbake, eller ut av jobben.

– Noen av de sykemeldte kom tilbake i jobb fordi de ikke var så syke at de ikke kunne gjøre en jobb hos oss, men en god del fant også andre arbeidsplasser.

En slik prosess skaper støy og varsling. Kamfjordhjemmet hadde rutiner på plass som undersøkte om det var hold i varslingene som kom inn i løpet av prosessen med å redusere sykefraværer.

– Det var ikke alt sykefraværet hos oss som ga rett til sykefraværspenger. Har du en konflikt med lederen, gir ikke det deg rett til sykepenger. Noen mistet retten til sykepenger, og måtte tilbakebetale lønnen som de hadde fått utbetalt. Det blir en snakkis i garderobene.

Kamfjordhjemmet har gjort kortvarige tilrettelegginger for ansatte som har vært sykemeldte, men Thorsen understreket at dette ikke var en langsiktig løsning.

– Skal alle seks ansatte som er på vakt til enhver tid ha tilrettelegging, får vi ikke gjort jobben vår. Det skal gjøres en jobb for pasientene, men vi kan tilrettelegge for en kortere periode. Handler det om varige tilrettelegginger, må vi se på andre løsninger.

Kommunen har et tilretteleggingsutvalg hvor Thorsen kan sende saker hvis det er noen ansatte som ikke lenger kan utføre jobben sin.

– Det er 5000 ansatte i kommunen og det finnes kanskje en jobb man kan søke på der som man er kvalifisert for og som man har fortrinnsrett på. Det som er viktig for den enkelte er at i sikrer en god prosess uavhengig av utfallet. Det er mye god omsorg i sykefraværsoppfølging, sier hun.

Unngå disse fallgruvene

I dag har Kamfjordhjemmet mye mindre vikarbehov og det er høyere nærversfaktor nå enn det var i 2019. Nå operere sykehjemmet med 6 prosent sykefravær og den beste måneden var i november 2020 da de hadde 3 prosent sykefravær.

– Da hadde vi 97 prosent nærvær. Det handler om å feire de små seierne. Si noe om det gode, ikke bare det dårlige. I 2022 vant vi arbeidsmiljøprisen i kommunen. Det feiret vi.

Hun tror mange synes det er litt vanskelig å finne en innfallsvinkel til samtalen med en som er sykmeldt. Selv begynner hun alltid med å spørre; til tros for sykdommen du har, hva skal til for at du skal komme tilbake?

Det finnes også noen fallgruver i sykefraværsoppfølgingen. Hvis man ikke har lik praksis for alle og noen begynner å føle at det er forskjellsbehandling, kan det skape trøbbel. Det samme gjelder overtid.

– Noen ganger glemmer jeg å følge metoden. Det må være en metodikk vi jobber sammen om. Av og til glemmer ansatte når noe viktigere skjer ute i selve jobben. Derfor er det viktig å kontinuerlig minne om de sykefraværsrutinene man har på plass. Husk at du skal ringe dersom du er syk. Ta kontakt første dag etter helg dersom du fremdeles er syk.

Da sykehjemmet hadde 97 prosent nærvær følte Thorsen at de sykmeldte kunne ringe henne å spørre om tilrettelegging den dagen for at de kunne stå i jobben.

– Så lenge de andre fem som er på vakt er trygge på oppgavene sine, er det mulig å gå på halv maskin i noen dager. Det er mye lettere å være syk enn hvis du skal lede fem vikarer og stå for hele ansvaret.