Reisetid og reisevei er hovedgrunnen til at folk ikke var på kontoret i høst

Sintef har i samarbeid med SBanken, Storebrand og Sparebank1 samlet inn data om hvorfor folk ikke var på kontoret i høst.

– Det er ikke korona som gjør at folk ikke var mer på kontoret i høst. Spesielt dette med reisetid og reisevei, balanse i livet og at man er mer effektiv på hjemmekontor, var noen av hovedgrunnene til at folk var mer hjemme. Korona er bare den sjette viktigste grunnen, forklarer sjefsforsker Nils Brede Moe i Sintef.

Når samfunnet åpner igjen, tror han at vi vil se mye av det samme mønsteret som man gjorde i oktober i fjor.  

Finnes ingen fasit

Basert på Sintef-undersøkelsene i høst, konkluderer sjefsforskeren med at folk har forskjellige behov og ønsker for hvordan de vil at arbeidsdagen skal se ut framover og forklarer i under et seminar om hybridkontoret at det ikke finnes noen fasit.

– Bedriftene må kartlegge hva medarbeiderne faktisk ønsker slik at man kan starte en diskusjon internt i organisasjonen. Hvordan man jobber må være tilpasset oppgaven man løser.

Det kan være lett å tenke at bedrifter skal ha et omfattende regelverk for hybridkontor Brede Moe anbefaler å ha så få regler som mulig og heller ha prinsipper fremfor regler.

– Noen team vil slite med å finne ut av det, og de vil trenge hjelp. Derfor må du være tett på som leder. Det er ekstremt viktig å eksperimentere rundt hvordan man jobber og hvordan man bruker teknologi, sier han.

SBanken var blant de tre banken den arbeidsplassen hvor flest ansatte kun ønsket å jobbe på kontoret. Hele 30 prosent av deres medarbeidere ville kun jobbe fra arbeidsstedet.

– Det kan være at Bergen er en mindre by enn Oslo med mindre reisetid og med yngre ansatt. Eller at folk rett og slett trives veldig godt på kontoret, sier Brede Moe.

Leder for organisasjon, lederskap og kultur Lene Eltvik Vindfeld i SBanken ble overrasket over at så mange av deres ansatte ville være på kontoret hele tiden.

– Kort reisetid i Bergen kan ha noe med det å gjøre, men for de av oss som ønsker å være hjemme, handler det også om arbeidsreise. Arbeidsreise kan oppleves lenge også i Bergen.

Hun tror også at antallet ansatte og at alle holder til i samme bygg, kan være med på å bidra til at folk vil være på kontoret.

– Man rekker å bli kjent med veldig mange av medarbeiderne her i løpet av en arbeidsdag eller uke. Vi har plass og utstyr til alle på kontoret. Framover vil det bli enda mer planlagt når vi skal være sammen og utnytte den tiden godt, sier hun. 

Alle på jobb på onsdag

På onsdager må alle ansatte i SBanken være på kontoret. De har valgt en hybridløsning på fleksibilitet og har gjort seg opp noen gode erfaringer.

Hvert enkelt team har fått anledning til å tenke gjennom hva som er riktig og viktig for dem. De har funnet ut når de trenger å være sammen og når de ikke trenger å være sammen.

– Det handler ikke bare om oppgaveløsning, men om samhandling og det å ha det bra, sier Vindfeld.

De endte opp med å ha en forventing om 2-3 dager tilstedeværelsedager på kontoret.

– Mange hos oss velger å være til stede fysisk hele tiden. Men vi valgte å ha en obligatorisk dag for alle og da yrer det av liv på kontoret. Vi har arrangementer og prøver ikke å ha faste møter den dagen. Det handler om å være til stede, ha det gøy og gjennomføre en del kompetansetiltak.

For SBanken har onsdager blitt en kulturbærende dag. De har valgt en fast dag for å samle flest mulig, fordi man da får en uformell kontakt på tvers.

Flokkdyr

Lene Eltvik Vindfeld mener det er viktig å lære av det de sammen har vært gjennom under pandemien. For henne handler det å være på kontoret om å være sammen, lære og være en del av et fellesskap.

– Vi er flokkdyr uansett hvor mye vi ønsker å sitte på hjemmekontoret å løse oppgavene våre.

SBanken har etablert noen prinsipper som gjør det opp til hver enkelt å forvalte tilliten som medarbeiderne har lært at de har til hverandre.

– Hva skal til for å ha det bra på jobb, når må jeg være fysisk til stede for å løse oppgavene mine, når må vi jobbe sammen og når kan jeg jobbe alene fra hjemmekontoret er spørsmål hver enkelt ansatt må stille seg selv. En størrelse passer ikke for alle, sier hun.

SBanken har ikke et regelsett som de trer ned på ansatte, men heller en rekke prinsipper.

Teamene tar beslutningene

I Storebrand har man valgt å gå for full fleksibilitet. Trenden med mer selvstendige team gjorde at de valgte at det var de enkelte teamene som måtte bestemme selv hvordan de ville jobbe.

– Vi ser at folk liker å få muligheten til å påvirke i teamene sine hvor de skal jobbe fra, selv om man ikke alltid får viljen sin.

Storebrand tror på at kontoret har en funksjon, men overlater beslutningene til teamene.

– Vi stoler på folk og har testet dette ut i 10-12 uker, men vi er fremdeles i læringsprosessen, sier SVP & Chief People & Strategy Per Kristian Helland i Storebrand.

Storebrand er mange forskjellige team og oppgaver som skal løses. Noen har regulatoriske krav til seg hvor det er gitt hvor de skal jobbe. Andre har en måte å jobbe på hvor det er viktig at de er fysisk til stede. Noen jobber i perioder veldig intensivt.

– Det finnes ingen fasit på hvordan man skal gjøre dette. Man må lage kontorer som medarbeiderne har lyst å komme til.

Storebrand har gjort noen prosjekt for å friske opp kontorlokalene sine, men det er sekundært til det å ha det gøy på jobb, gjøre utfordrende oppgaver, trives med kollegaene og lage rammer for at det fungerer.

– Vi må lære oss å jobbe på en mer hybrid måte, vi kan ikke bare gjennomføre digitale møter slik vi gjennomførte fysiske møter før.

Må gi mening å være på kontoret

Banken hadde en stor prosess med ansatte, tillitsvalgte og ledere for å komme fram til en løsning som passet for alle sammen.

– Jeg tror det finnes kultur i alle bedrifter, selv de som er heldigitale. Kultur bygges gjennom hva du gjør, og måten du kommuniserer på. Vi ser mer på tilhørighet og tror at det fysiske virkelig styrker tilhørigheten.

Banken har såkalte Storebrand-tirsdager som er en dag for å møtes fysisk hvor man ikke har altfor mange digitale møter. Denne dagen brukes til å lansere nye produkter, skape entusiasme rundt lanseringene og at man kan levere klærne sine til reparasjon.    

– Vi kan ikke be folk komme på kontoret for å fylle ut et Excel-ark lenger. Vi må lage noe mer rundt det å være på kontoret. Vi har gått fra bullet-point-møter til campfire-møter. Vi må skape mer av en følelse av å være på jobben, sier han.

Hele enden av skalaen

Full fleksibilitet passer for enkelte og for andre ikke. Uansett hva man gjør, treffer man noen, men ikke alle.

I Sparebank1 har de medarbeidere i hele enden av skalaen – de som vil være på kontoret hele tiden og de som aldri vil være på kontoret.

– Uansett hva vi velger, er det noen som blir veldig fornøyd, og noen som ikke blir fornøyd. Vi prøver å finne en balanse, sier organisasjonsdirektør Caroline Horn i Sparebank1 Utvikling.

Banken heller mot å ha kontoret som ankerpunkt, noe organisasjonsdirektøren føler at de har vi lykkes med.

– Det er noe med kraften og energien som man får på kontoret. Hvilke dager teamene velger å være på kontoret, er opp til avdelingene selv. Vi har ikke satt noen faste dager.

Et kulturhus

Allerede i 2021 ble en arbeidsgruppe i Sparebanken1 enige om at kontoret skulle være et kulturhus.

– Det var et litt flåsete mål, men det vi legger i det er at kontoret skal være et sted hvor man samles, man skal få energi, faglig påfyll, inspirasjon, lære noe nytt og treffe spennende mennesker. Det skal være gøy, men også mye faglig innhold. Det skal være hyggelig og kulturbyggene, forklarer hun.

Men banken har ikke satt ned en fast dag hvor dette skal skje. I høst så de at de begynte å lykkes med dette målet. De hadde en del frokostseminarer og fagdager med enkel mingling etterpå.

– Vi hadde After Work hvor 50 personer hadde meldt seg på – det var artig. Vi skal ha litt mer av dette til våren.  

Under pandemien etablerte Sparebanken1 en ny etasje med møterom og konferansesenter. Etasjen har blitt tilpasset den nye normalen med mer fleksible rom og hyggelige sosiale soner.

– Det er lurt å spørre medarbeiderne hele veien hva de tenker. Vi har hatt fire temperaturmålere gjennom pandemien for å få vite hva medarbeiderne tenker. Vi har vært forsiktige med å sette en spesifikk retning under pandemien fordi vi ikke vil tvinge folk den ene eller andre retningen, sier hun.

Sparebanken1 har laget et sett med spørsmål til hvert team som teamleder fasiliterer. Her spørs de blant annet om hva er viktig for dem, hvilke møter de bør ha fysisk, hvilke kan være hybride og hvilke kan være helt digitale.

–  Vi har sagt at vi ønsker minst en fellesdag i uken fysisk med teamet – men de kan velge hvilken dag dette er. Vi ønsker å se folk på kontoret, men vi stresser ikke med det.

Horn mener banken må lære underveis og hun ser at det er en dørstokkmil å komme over for å returnere til kontoret.

– Vi har sittet behagelig hjemme i to år nå, og det er noe med å nå skal komme seg ut igjen og på med dressbuksen igjen som kanskje er litt tyngre, sier hun.