Ledere må endre tankesett rundt sykefravær i kjølvannet av pandemien

Under pandemien lærte vi oss å være hjemme ved den minste mistanke om sykdom. Nå må vi igjen lære oss at det ikke er noe likhetstegn mellom sykdom og fravær.

Hvordan kan ledere endre «mindset» og håndtere overgangen til den «nye normalen»?

– Det er fortsatt mange som tenker at en sykmelding er det samme som fravær. Jeg mener heller at sykefravær skal sees på som en mulighet til å tilrettelegge for arbeid, sier Atle Torp, rådgiver og kursleder i Simployer i en pressemelding.

Han er utdannet jurist fra Universitetet i Oslo og har jobbet i Simployer siden 2003.

Friske var ikke på jobb

Torp forteller at mange endret «mindset» til sykefravær under pandemien.

– Med den nye smittesituasjonen og et enormt fokus på smittevern var det mange som ikke kom på jobb selv om de var friske. Fraværets årsak var smittevern.

– Vi fikk beskjed om å holde oss hjemme bare man snufset litt og isolere oss ved positiv test. Det førte til at mange havnet i karantene og isolasjon uten at de nødvendigvis var arbeidsuføre. Smittevernhensynet veide mer enn hensynet til å få folk i arbeid.

Han mener to år med ukentlige pressekonferanser om å holde avstand og bruke munnbind har gjort noe med oss.

– Vi har fått en inngående opplæring i hvordan vi skal forholde oss når vi blir syke. De som tidligere gikk på jobb selv om de snufset litt, valgte å holde seg hjemme under pandemien.

– Det er naturligvis forskjellige «mindset» om man jobber i helsesektoren, på et kontor eller en byggeplass. Allikevel har holdningen skapt høyt sykefravær i alle bransjer, sier han og fortsetter:

– I dag tenker vi at om man ikke kan gjøre jobben på grunn av helse, skal man allikevel komme på jobb å gjøre det man kan. Dette handler om å ha gode systemer for tilpassing og tilrettelegging av arbeidsoppgaver slik at helsen blir ivaretatt selv om man er på jobben.

Dårlig for onboarding av nyansatte

Han mener vi fortsatt har mye å lære av konsekvensene av pandemien.

– Jeg tror ikke det var mange som hadde begynt med hjemmekontor hadde det ikke vært for smittevernet. Nå opplever mange at det fungerer fint å jobbe hjemmefra, spesielt for de som liker å sitte stille og alene. Det fungerer nok bedre for de erfarne og rutinerte, enn for de som har behov for kontakt for å utføre oppgaver.

– Vi ser også at det ikke fungerer så bra for onboarding av nyansatte som skal inn i en ny kultur og trenger støtte fra kolleger og ledere. Vi vet ikke nok om hva vi eventuelt taper på hjemmekontor eller hvordan det å sitte alene påvirker oss.

– Det vi vet er at fysiske møter, uformelle strukturer og det å snakke med hverandre ved kaffemaskinen er viktig for trivsel og produktivitet. Mye samarbeid foregår også utenfor formelle strukturer. Det er mye vi må se nærmere på etter pandemien, sier han.

Motivere ansatte til å jobbe

Torp peker på arbeidsgivers styringsrett som et viktig begrep for å forstå virksomhetens handlingsrom.

– Lovverket sier at om du er syk skal du komme deg i aktivitet fordi det er positivt og helsefremmende i seg selv. For å tilrettelegge for det må arbeidsgiver ha møter for å snakke om hvordan man kan organisere jobben. Man må starte med et system for oppfølging og «markedsføre» det til de ansatte.

«Det er ikke noe likhetstegn mellom sykdom og fravær.»

– Vi må finne tiltak som motiverer ansatte til å komme tilbake på jobben. Det krever at man har meningsfulle oppgaver, at man blir sett av ledere, og at man avdekker de ansattes behov. Skaper man motiverte medarbeidere kommer de på jobb selv om de er litt pjuske.

– Har du en arbeidsdag du har kontroll på og trives med, er det lettere å gå på jobb selv om man ikke er i toppform. En umotivert medarbeider vil heller holde seg hjemme.

Han oppfordrer ledere til å fange opp utfordringer så tidlig som mulig.

– Fokuset i regelverket er det man kaller sekundærforbyggende, hvor man tar tak i situasjonen etter at den har oppstått. Jeg mener det er viktigere å tilpasse arbeidsoppgaver til den som er syk, slik at man unngår at medarbeideren forblir sykmeldte.

– Da må man ha tett dialog med de ansatte og tilrettelegge for at medarbeiderne kan gi uttrykk for utfordringer, sier han.

Dyrke arbeidsmiljøet

Han forteller at omtrent 30 prosent av sykefraværet rapporteres som arbeidsrelatert, men mener det kan forhindres med tiltak for bedre arbeidsmiljø.

– Egenmelding og sykmelding er to dokumentasjonsformer for sykefravær. Egenmelding er basert på at den ansatte ikke føler seg frisk nok til å gå på jobb. En sykmelding er basert på en vurdering på legekontoret.

– I begge tilfellene kan arbeidsgiver senke jobbkravene slik at belastningen i jobbsituasjonen reduseres, og den ansatte allikevel kan jobbe. Det er opp til arbeidsgiver å ta styring i slike saker.

Han peker på at arbeidsgiver er gjennom lovverket pliktig til å tilrettelegge og følge opp den ansatte.

– Styringsrommet gjør at man kan ta tak i enhver fraværssituasjon og inviterer til aktivitet og dialog. Dette er allikevel en utfordring for mange. Det å overprøve en sykmelding kan oppleves som ubehagelig og rart, men som leder må man vurdere hvordan man kan tilrettelegge for arbeid selv om den ansatte er syk.

– Dette er ordninger som må kommuniseres i virksomheten, slik at alle forstår at det handler om god personalomsorg. Det er viktig at tiltakene ikke blir misforstått, sier Torp.

Krever både prosesser og ledelse

Han forteller at selv om man har rutiner og prosesser er det leders adferd som påvirker resultatet.

– Det hjelper ikke med fine prosesser om de ikke gjennomføres. Da blir det viktig å vise hvordan man som arbeidsgiver bryr seg om de ansatte. Vi vet at dialog og tilrettelegging er god personalomsorg og en forutsetning for å lykkes med sykefravær, sier Torp.