Kan jeg gi skriftlig advarsel til en ansatt som kom med alvorlige beskyldninger mot en i ledelsen?

­Spørsmål: Jeg er leder for en liten bedrift, hvor vi hyppig avholder møter med alle de ansatte for å diskutere bedriftens status og muligheter for å vokse.

I sist møte ble diskusjonen av bestemte årsaker svært opphetet, og en ansatt kom med nokså alvorlige beskyldninger mot en annen i ledelsen.

Jeg har i etterkant av situasjonen hatt en samtale med vedkommende, men personen ga ikke uttrykk for at han forsto alvoret i å oppføre seg slik overfor en kollega. Hvordan kan jeg følge opp denne saken på best mulig måte?

Svar: Basert på fremstillingen din kan det være grunn til å vurdere om den ansatte bør gis en skriftlig advarsel for forholdet, dersom det er grunnlag for dette.

Arbeidsgivers adgang til å gi muntlige eller skriftlige advarsler til ansatte er ikke lovregulert, men har grunnlag i arbeidsgivers styringsrett.

En skriftlig advarsel anses for ordens skyld som mer alvorlig enn en muntlig advarsel, ettersom skriftligheten gjør advarselen mer formell, i tillegg til at skriftligheten gjør forholdet enklere å dokumentere i ettertid.

Dertil kommer at en skriftlig advarsel som regel lagres i personalmappen til den ansatte. Hvor lenge arbeidsgiver kan ha en skriftlig advarsel lagret i personalmappen reguleres bl.a. av reglene om personvern og avhenger av en konkret vurdering, som vi ikke går nærmere inn på her.

Advarsler benyttes typisk for å korrigere den ansattes adferd, samt dokumentere at uønsket adferd er påtalt.

Ut ifra din fremstilling fremstår det å være et behov for å gi den ansatte en skriftlig advarsel, da vedkommende ikke bare oppførte seg i strid med arbeidsgivers interesser, men heller ikke innser forholdets alvor i etterkant.

Dersom den ansatte ikke korrigerer oppførselen sin, kan en skriftlig advarsel tjene som dokumentasjon ved eventuelle senere sanksjoner, for eksempel oppsigelse.

Avslutningsvis er det grunn til å gjøre oppmerksom på at ansatte har adgang til å få prøvd gyldigheten av en advarsel i domstolen, særlig dersom advarselen får rettslige konsekvenser for vedkommende.

Det er derfor viktig at en eventuell advarsel er saklig begrunnet, for at den skal anses gyldig. I saklighetskravet ligger blant annet at advarselen ikke kan gis vilkårlige, eller bygge på utenforliggende hensyn.

Advarselen bør videre inneholde en grundig beskrivelse av forholdet advarselen bygger på, arbeidsgivers forventninger til arbeidstakers opptreden fremover, og konsekvensene dersom forholdet gjentar seg. Dette er viktig for at den ansatte skal reell få mulighet til å imøtegå advarselens innhold.