Dette kan du som leder gjøre for å redusere eget og medarbeidernes stress

De fleste av oss opplever stress på jobben. I Simployer &franklys arbeidsmiljøundersøkelse «Employee Engagement 2022» svarte 70 prosent av omtrent 76.000 ansatte at det var «dårlig tid» som forårsaket stress.

Selv om det er forskjellige årsaker og reaksjoner på stress svarte en tredjedel at de opplevde negativt stress. Dette er ufarlig på kort sikt, men kan være skadelig om det blir langvari

– Fra et evolusjonært perspektiv er stress kroppens og hjernens måte å allokere ressurser på under press. Begrepet «fight or flight» handler om hvordan våre forfedre håndterte møte med ulike typer trusler.

­– I møte med eksterne farer reagerer kroppen og hjernen med en cocktail av ulike hormoner som skjerper oppmerksomheten. Blodtrykket øker og musklene strammes slik at man blir bedre rustet til å møte truslene eller løpe. På den måten er stressreaksjoner vår venn, sier psykolog Björn Hedensjö i en pressemelding.

Han har mange års erfaring som leder med personalansvar og har blant annet skrevet «Tid at Leva», en bok om stresshåndtering basert på forskning fra det Karolinska Institutet.

Stress påvirker vår prestasjonsevne

Hedensjö har forsket på hvordan stress påvirker prestasjonsevnen og hvordan ulike stressnivåer slår ut på forskjellige måter.

– Stress påvirker vår prestasjonsevne og vi ser at prestasjon øker under en viss mengde stress. Samtidig ser vi at det finnes et brytningspunkt og at ved høyere stressnivåer reduseres prestasjonsevnen.

– Vi ser også at desto mer kognitivt krevende oppgavene er, jo tidligere når man brytningspunktet. Forskningen viser at et moderat stressnivå gir den beste prestasjonen.

Dette bekreftes i «Employee Engagement 2022» som viser at 67 prosent av de spurte svarer at de opplever stress som positivt.

– Det er naturligvis individuelle forskjeller på hvordan man håndterer stress. Stress blir først farlig om det blir kronisk og man ikke greier å komme seg ned fra toppene.

– Samtidig vet vi at kortvarige stressituasjoner etterfulgt av en hvileperiode oppleves som positivt. Om vi ikke opplever stress i det hele tatt ville vi bli passive og deprimerte, sier Hedensjö.

Dårlig stemning på jobb

Undersøkelsen viser at den viktigste årsaken til stress på arbeidsplassen er tidspress. Det å kunne utføre sine arbeidsoppgaver innen avsatt tid er en forutsetning for å gjøre en bra jobb, og med det unngå negativt stress.

På andre plass kommer «manglende kontroll», noe som kan forklares med at vår evne til å samarbeide ble dårligere under pandemien.

– Forskning på stress på arbeidsplassen viser at høy belastning og tidspress er viktige årsaker. En annen årsak er kombinasjonen av høye krav med lav grad av kontroll.

– Medarbeidere ønsker å prestere så godt de kan, men kan mangle ressurser, tid eller mandat for å gjøre det. I tillegg er dårlige relasjoner til egen leder også en gjenganger blant faktorene som skaper stress på arbeidsplassen.

– Dårlig stemning på jobben er en annen viktig årsak til stress. Om vi tar utgangspunkt i vår forhistorie ser vi at det å ikke tilhøre en gruppe medførte livsfare.

– Mangel på tilhørighet og sosial usikkerhet er noe de fleste av oss fortsatt opplever, men over tid kan det blir sterkt stressfremkallende. Man skal heller ikke glemme at det finnes mange forhold utenfor arbeidsplassen som skaper stress. Balansen mellom jobb og privatliv en utfordring for alle, sier han.

Dette er symptomene

Hedensjö forteller at det er umulig å vite om man er stresset om man ikke kjenner symptomene.

– Mange har en forestilling om at alt må være perfekt i livet, men slik er ikke virkeligheten. Det handler i stedet om å være bevisst stressrelatert adferd.

– Om man løper til jobben, spiser fort, hopper over pauser, har problemer med å prioritere, glemmer saker, drikker alkohol for å slappe av eller tenker på jobben hele tiden bør man sette seg ned å reflektere over årsaken.

Han peker på at mye av det vi gjør i hverdagen skjer på «autopilot», og at det samme kan skje med stress.

– Om du må bruke all din tankekraft på å drikke en kopp kaffe vil du bli en dårlig leder. På samme måte kan stressrelatert adferd bli automatisert i hverdagen.

– Eksempler på dette er å småløpe til jobben selv om du har god tid til morgenmøte eller bruke fem minutter av lunsjen til å spise. Slik adferd kan i seg selv bidra til eller forsterke stress.

Han anbefaler flere enkle grep for å forebygge og forhindre stress.

– I stedet for å bli stresset bør man planlegge for hva som kan skje om man kommer for sent. Man bør øve på å koble av autopiloten og unngå å gi etter for impulser.

– Sett regler for hvor mye tid du bruker på å spise i lunsjen. Jeg anbefaler også å utvide repertoaret av adferd og å finne andre måter å gjøre ting på, sier han.

Ledere kan forebygge stress

For å forebygge stress anbefaler han at lederen lytter til medarbeiderne, skaper rom for følelser, oppmuntrer til sosiale pauser og tar stress på alvor.

– For en leder er det først og fremst viktig å følge med på medarbeidernes trivsel. Det handler om å ikke gi de som er mest effektive mer jobb fordi man vet det blir gjort bra.

– Dette er ofte medarbeidere som viser at de trives på jobben, men en leder bør helle se etter signaler fra medarbeiderne som er overbelastet eller utbrent.

Han understreker at mosjon og trening er bra, men at man som leder bør unngå å stille for høye krav.

– Det har ingen hensikt å oppfordre alle medarbeiderne til å delta på Birken eller Vasaloppet. Jeg anbefaler heller å få til en regelbundet mosjonsplan, eksempelvis to pulsøkende økter på 20 minutter hver dag.

– Sosiale relasjoner er helt grunnleggende for trivsel på arbeidsplassen. Det å skape flater hvor man kan treffes for korte uformelle møter og bygge relasjoner er spesielt viktig.

– Det er sjeldent at det indre kompasset sier ifra når man bør ta en pause, så jeg anbefaler å lage regler for pauser i stedet for å lytte til følelsene. Det kan være noe så enkelt som å gå en kort tur eller ta en kaffe med en kollega, sier han.

Øke bevisstheten

Hedensjö mener både ledere og medarbeidere må øke bevisstheten på stress og hva man kan gjøre for å unngå negativt stress.

– Det første vi hopper over når vi har for mye å gjøre er å slutte med alt som er morsomt. Vi dropper trening, sosial omgang, venner og det som virkelig betyr noe for oss.

– Det setter oss i en situasjon hvor vi blir dårligere rustet til å håndtere stress. Dette gjør at det blir viktig å planlegge hvordan man kan hente seg inn igjen etter en periode med stress.

Han mener håndtering av stress også handler om å akseptere det man ikke kan påvirke.

– Det som ikke er bra og som stresser oss bør vi gjøre noe med, men det finnes mye vi ikke kan gjøre noe med. Da blir det viktig å kunne håndtere motgang fra noe som ligger utenfor det vi kan gjøre noe med. Unngå sekundære tanker om hvorfor det skjedde, det kan utløse en spiral av tanker som forsterker stresset. Man bør heller øve på å akseptere at uheldig ting kan skje.

– Som leder er det viktig å ta stress på alvor, og ikke la det gå for langt. Om en ansatte blir utbrent får det store konsekvenser både for privatpersonen, men også for virksomheten, avslutter Hedensjö.

Tre viktige områder

Caroline Fjellner, grunnlegger og daglig leder i Simployer &frankly peker på flere signaler ledelsen kan forsøke å fange opp for å avdekke stress på arbeidsplassen.

– Det er tre viktige områder ledelsen må være oppmerksomme på for å avdekke stress. Fysisk stress kan manifesteres i form av redusert hukommelse, unødvendig uro eller gjentatt fravær. I tillegg bør man være oppmerksom på om noen plutselig leverer dårligere kvalitet eller gjør feil.

– Et annet område handler mer om holdninger. Om en ellers velfungerende medarbeider plutselig blir vanskelig å samarbeide med, er irritert eller virker likegyldig ovenfor arbeidsoppgaver bør varsellampene blinke, sier hun.

– Et godt tips er å hjelpe medarbeiderne med å finne verktøy for å prioritere arbeidsoppgaver. Det kan også være lurt å sette seg ned i grupper, eller med den enkelte medarbeider, for å prate om balansen mellom jobb og privatliv og hva som skaper problemer i dagens situasjon.

– Det kan også være noe så enkelt som å ikke ha møter tidlig på dagen, slik at man har tid til å få oversikt over dagen og hvordan man kan prioritere arbeidsoppgavene. Noen ganger er de enkle løsningene de beste.

Hun tror også at enkle proaktive tiltak har stor verdi for å redusere stress.

– Proaktive tiltak kan være alt fra å ha flere uformelle møter mens man går, hjelpe medarbeiderne med å tilpasse treningsprogrammer eller gjennomføre avslapningsøvelser i fellesskap. For å unngå negativt stress på jobben må du som leder ha en genuin interesse for hvordan medarbeiderne har det på jobben, avslutter Fjellner.