Slik lager du et godt hjemmekontor

Det mener Verner Hølleland, administrerende direktør i HP Norge. Hans ansatte var godt vant til å ha hjemmekontor «innimellom» også før koronaen kom, men selv en moderne og gjennomdigitalisert IT-bedrift støter på utfordringer når nesten ingen møtes «på jobben».

Norge er godt utstyrt

Verner Hølleland er administrerende direktør i HP Norge.

− Vi har jo omtrent bare sittet hjemme siden mars, da... Men vi i HP klarer oss ganske bra. Det gjør faktisk svært mange norske virksomheter, ikke bare IT-bransjen, sier Hølleland og viser til en undersøkelse HP gjorde både i Norge og globalt i fjor høst.

− Den undersøkelsen viser at norske bedrifter og norske ansatte klarer seg bedre enn hva som er tilfellet i de fleste andre land i Europa.  

En av hovedårsakene til det er at norske bedrifter har vært flinkere til å investere i oppdatert teknologi. For eksempel har det lenge før pandemien vært vanlig å utstyre de ansatte med bærbar PC.  Der har vi hatt «flaks», eller i alle fall hatt et stort fortrinn, når så mange plutselig blir tvunget over på hjemmekontor på grunn av pandemien. I andre europeiske land jobber svært mange fremdeles på stasjonære PC-er.

− Vi ser at PC-salget har økt med 13 prosent på verdensbasis det siste året, mens det jo har falt i årene før, sier Hølleland, og fortsetter:

− Nordmenn fikser hjemmekontor bedre enn mange andre, og vi er stort sett fornøyde med situasjonen. Det viser både vår og andres undersøkelser.

− Men utstyr er Alfa og Omega for et godt hjemmekontor, understreker Hølleland.

God wifi og behagelig stol

− Hva slags utstyr snakker vi om da? PC og printer, eller stoler og bord?

− Begge deler. Men aller viktigst er wifi. Det viste også vår undersøkelse. Dårlig eller ustabil nettforbindelse er det aller største irritasjonsmomentet for folk på hjemmekontor, sier HP-sjefen på en utmerket videolinje til eget hjemmekontor.

Hans poeng er at dersom flere i samme husstand plutselig skal på digitale møter samtidig, så kan det fort bli for mye for en eldre wifi-løsning.

− En undersøkelse fra et par år tilbake viste at 12 prosent av tiden i digitale møter ble brukt til oppkobling på nett. Jeg tror nok ikke dette tallet er blitt mindre under pandemien.

− Hva annet av utsyr bør forefinnes på et moderne hjemmekontor?

− En god bærbar PC, ekstra skjerm, webkamera eller skjerm med innebygget kamera, kanskje en ekstern høytalerfunksjon og et godt headset. I tillegg bør man tenke ergonomi, og ha et godt tilpasset skrivebord og en god kontorstol.

− Hvordan har HP sørget for å utstyre sine folk med «rett hjemmekontor-uniform»?

− Mange hos oss var jo vant med hjemmekontor før korona, og var bra rigget. Men vi har tilbudt folk et engangsbeløp for innkjøp av utstyr den enkelte har behov for. I tillegg kan de ansatte også låne utstyr til hjemmekontoret.

− Hjemmekontoret blir kanskje ikke like viktig som soverommet, men det kommer til å bli viktigere for folk flest også etter pandemien.  Derfor bør alle sørge for å innrede et eget hjemmekontor. Dette bør nå både arkitekter og byggebransjen ha i bakhodet når de utformer nye boliger, mener Verner Hølleland.

Mindre kontorarealer

I en undersøkelse som Statsbygg presenterte nylig, kom det fram at man i Europa mener det vil bli et mye mindre behov for offentlige kontorarbeidsplasser i framtiden. Statsbyggs europeiske «kolleger» mener kontorbehovet til forvaltningen vil reduseres med hele 50 prosent. I Norge har vi kommet lenger med tilretteleggelse av fleksible arbeidsløsninger, så hos oss mener Statsbygg vi vil se en reduksjon i behovet for statlige kontorareal på 20 prosent.

Verner Hølleland er overbevist om at vi vil se det samme også i privat sektor.

− Et moment her er at i mange åpne kontorlandskap i dag så står arbeidsplassene nokså tett. Erfaringene med korona vil nok føre med seg en større bevissthet om smittevern og hygiene, selv om Covid-19 forsvinner, sier han.

− Så litt større areal per arbeidsplass, tror jeg vi vil se. Derfor tror jeg nok Statsbyggs antagelse om 20 prosent mindre behov for kontorplasser i fremtiden er et godt estimat også for privat sektor. En halvering tror jeg blir å ta for hardt i.

Oppgavebasert kontorvalg

Verner Hølleland er tydelig på at det å ha en arbeidsplass å gå til, fortsatt vil være svært viktig for de aller fleste av oss. Både på grunn av det sosiale behovet vi mennesker har og for å skape nye ideer og nye løsninger sammen med sine kolleger.

Når og hvor ofte man skal være på hjemmekontor vs «bortekontor», vil variere, mener han.

− Dette er nok oppgavebasert. Det er fordeler og ulemper ved dette. Men den arbeidsgiveren som vil være attraktiv i fremtiden bør tilby fleksible løsninger, der man også tar høyde for det sosiale, mener Hølleland.

− Hvordan er det i HP? Får folk velge selv?

− Ja, stort sett. I HP er det stor fleksibilitet, litt avhengig av stillingstype, men de fleste velger selv når de ønsker å være på kontoret foruten at de selvfølgelig må stille i faste møter. Nå under pandemien har HP globalt innført strenge regler for smittevern og de fleste kontorer verden over er bare delvis åpne, også  her i Norge.

 Interne møter er en tidstyv av dimensjoner i de fleste organisasjoner. Og etter pandemien ble det enda flere av dem. 

For mange møter

Også i HP Norge har de møtt på utfordringer ved at så og si alle de ansatte plutselig måtte jobbe hjemmefra.

Det første de merket var den stadig heftigere møtevirksomheten.

Da ingen lenger bare kunne stikke hodet inn til hverandre eller slå av en kort i gangene, så eskalerte antall digitale møter.

− Interne møter er en tidstyv av dimensjoner i de fleste organisasjoner. Og etter pandemien ble det enda flere av dem. Vi så det ble veldig mange møter på Teams og Zoom. Det blir slitsomt. Vi må gi folk rom til pauser og kanskje litt frisk luft innimellom. Så vi har endret vår møtestruktur. Møtene er blitt kortere og færre. Terskelen for å innkalle til møte er blitt høyere, forteller Verner Hølleland.

I tillegg er det nedlagt forbud mot å innkalle til møte i HP Norge etter klokken 12 på fredager.

− Dette er ikke for at folk skal på hytta, men for å unngå stress inn mot helgen. Et møte medfører alltid merarbeid for noen i etterkant, sier HP-sjefen.

De 10 møtebud

I HP Norge har de nylig vedtatt ti «møtebud» som alle ansatte må forholde seg til.

De ti budene lyder som følger:

1. Før du inviterer til møte: Tenk igjennom om møtet virkelig er nødvendig.

2. Det er helt greit å si «nei» til et møte, men du skal ha en begrunnelse og avslå på en respektfull måte.

3. Møter skal planlegges i minutter, ikke i timer.

4. Sett en klar agenda for møtet.

5. Ha en klar målsetting for møtet ditt.

6. Innkallelse må sendes senest 48 timer før møtet – med agenda. (Dette kan det unntas for om det er noe som virkelig haster).

7. Ha alltid en definert møteleder.

8. Oppsummer alltid møtet med aksjonspunkt og hva man blir enige om skal være veien videre.  

9. Respekter tiden! Både start- og sluttidspunkt.

10. Alle møtedeltakere skal ikke bare være «logget inn», de skal også delta aktivt. Multitasking er ikke greit.

− Har dette funket?

− Disse «budene» er nettopp iverksatt, men vi har allerede redusert antall møter, og det opplever de fleste som positivt.

Mindre innovasjon og færre nye ideer

− Hvilke andre utfordringer har dere notert dere i hjemmekontor-modus?

− Man mister jo mye av det kollegiale samværet. Samarbeid på tvers i organisasjonen og deltakelse i tverrfaglige team er definitivt en utfordring når alle jobber hjemmefra.  

− Det bidrar til mindre innovasjon og færre nye ideer. Det er kanskje den største utfordringen for organisasjonen, sier Verner Hølleland.

− En annen utfordring, som er blitt større med mange på hjemmekontor, er sikkerhet, fortsetter Hølleland.

Ifølge HP-sjefen er det et faktum at over 70 prosent av alle cyberangrep starter med en PC eller en annen personlig datamaskin der folk åpner feil vedlegg eller laster ned noe de ikke bør laste ned. På hjemmekontoret blir sikkerheten svakere, mener Hølleland. Folk er ofte mindre oppmerksomme. Flere kan kanskje benytte samme PC.

− Her er det høy risiko. Du kan ha masse sikkerhet på datarommet, men det hjelper lite når problemet sitter 20 centimeter foran PC-en. Å bli lurt til å laste ned feil ting, kan i verste fall stenge ned hele virksomheten.

− Derfor er god opplæring av ansatte rundt sikkerhet særdeles viktig. Og her skorter det på mye. Det viser også vår undersøkelse, sier Verner Hølleland.

− Hvilke utfordringer har korona-tiden hatt på lederrollen i HP?

− Ledere melder tilbake at lederrollen er blitt mer krevende. Det er vanskeligere å holde kontakt med den enkelte og ha oversikt over hva folk gjør og hvordan de har det.

− Jeg tror løsningen på dette er at den enkelte leder må ta hyppigere direkte kontakt med hver enkelt ansatt. Og ikke bare snakke arbeidsoppgaver og business hele tiden, sier HP-sjefen.

− Dessuten er det viktig å vise folk tillit. Vår opplevelse er ikke at folk jobber mindre nå under pandemien. Snarere tvert imot.