– Kombinasjon av hjemmekontor og åpne kontorlokaler kan føre til lavere tilhørighet

Under et Stami-webinar om arbeidsmiljø på kontoret la forskningsdirektør Stein Knardahl fram forskning som er gjort på kontor-feltet.

I en større undersøkelse viser det seg at folk flest kunne tenke seg å jobbe på hjemmekontor 1-3 dager i uken i kombinasjon med å være på kontoret.

Knardahls analyser viser også at mange virsomheter de seneste årene har gått fra å sitte i tradisjonelle cellekontorer til åpne kontorlandskap. En god del har også valgt såkalt aktivitetsbasert kontorlandskap hvor ingen har faste plasser.

Under webinaret advarte Knardahl om faren for at arbeidstakere vil kunne få en lavere tilknytning til arbeidsplassen dersom virksomheter velger å kombinere av hjemmekontor og aktivitetsbasert kontorlandskaper etter pandemien.

– I en slik arbeidshverdag er det ikke noe med arbeidsstedet man føler tilhørighet til. Dette er mine antakelser og det finnes per i dag ikke noe vitenskapelig grunnlag som støtter opp under mine påstander, sier han.

Forskning viser imidlertid at tilknytning til arbeidsplassen har mye å si for motivasjon, sykefravær og tanker om å slutte i jobben.

Ikke samme støtte

Foto

Stein Knardahl. (Foto: Stami)

I flere norske byer er det under pandemien pålagt hjemmekontor for de som kan. Ny teknologi har blitt implementert og mange har måtte tilrettelegge sin egen bolig for arbeid hjemmefra.

Stamis analyse viser at flere ansatte ikke opplever den samme støtten fra ledelsen som det ledelsen tror den gir.

– Ledelse har blitt radikalt endret. Vi har sett manglende strukturer for sosial støtte fra kollegaer og ledere under pandemien, sier Knardahl.

Flere opplever problemer med å skille mellom arbeid og fritid etter at mange ble flytter over på hjemmekontor. Stami er nå i gang med å undersøke om dette har medført økte forventinger om å være tilgjengelig for arbeidsgiver på fritiden.

– Et annet problem med hjemmekontor handler også om datasikkerhet, sier han.

Ikke en ny tanke

Å jobbe hjemmefra er ikke et nytt påfunn som har kommet med koronapandemien. På 1980- og 1990-tallet snakket man også om å innføre hjemmekontor i større grad for å slippe pendling og spare miljøet.

– Arbeidslokaler har mye å si for hvordan vi presterer og har det på jobben. Da er det ikke bare snakk om estetikk på veggene, kule farger på møblene og hev/senk-bord. Det handler om hvordan vi organiserer arbeidet, sier forskningsdirektøren.

Vi har sett manglende struktur for sosial støtte fra kollegaer og ledere under pandemien»

Antall personer som jobber i de forskjellige rommene på et kontor har mye å si for produktivitet og trivsel.

Mange veksler mellom cellekontorer, delte kontorer hvor man sitter tre til fire, eller åpne kontorløsninger. Spørsmålet er om man skal ha et dedikert arbeidssted eller om man skal skulle kunne flytte rundt på seg og ha fritt plassvalg.

– Opplevelsen av kontroll er viktig. At man har frihet til å beslutte selv hvor man skal jobbe fra, selv om noe av det er vanskelig å få til.

Flytte på seg

På en aktivitetsbasert kontorplass kan man veksle mellom forskjellige soner. Arbeidet kan utføres ved arbeidsstasjon, i møterom, tilbaketrekningsrom, cellekontor, hjemmekontor eller stillerom – alt etter behov og tilgjengelighet.

I denne modellen er det få løsninger hvor man har fast plass. Det handler mer om tilgjengelighet.

– Man hører at folk som sitter i slike kontorløsninger ikke får den plassen de vil ha. De blir ikke sittende sammen med kollegaer som de jobber med i et prosjekt. Og de blir sittende geografisk avskilt på grunn av plassmangel, sier Knardahl.

Hvilket arbeid man utfører har mye å si for hva slags alternative kontorløsninger som passer for individet. Er man arkitekt eller konsulent, har man helt andre behov for å kunne jobbe tett med andre arkitekter eller klienter sammenlignet med analytikere eller forfattere.

– Under pandemien er det nok flere bedrifter som har konkludert med at de trenger flere cellekontorer når man jobber mye med videokonferanser. Det blir en skjevfordeling hvis en liten gruppe sitter sammen og enkelte personer sitter hver for seg utenfor kontorlokalene.

Da mener Knardahl at det blir riktigere at alle sitter hver for seg med sin datamaskin – og da trenger alle å sitte i hver sin enhet.

Mindre ansiktskontakt

En av målsetningene for aktivitetsbasert kontorlokaler og åpne kontorlokaler har vært at man skal ha mer samarbeid og interaksjon. Det har også blitt nevnt at kollektiv intelligens øker når man sitter mange i et rom.

En studie som har sett på to bedrifter som flyttet over til åpne landskaper, viste at når man flyttet fra cellekontorer til landskap, avtok ansikt til ansikt kommunikasjon med 70 prosent. Samtidig økte graden av elektronisk kommunikasjon med tilsvarende andel.

– Det kan være at man beskytter seg mot smitte på denne måten. Det er en hyggelig bivirkning, sier Knardahl.

Forskerne konkluderer med at mennesker har et grunnleggende behov for privatliv og personvern.

– For mange er det provoserende å kunne bli sett på eller hørt på hele tiden. Dette kan være med på å svekke motivasjonen til ansatte, sier han.

Mer avbrytelser

En undersøkelse utført av Stami viser at arbeidstakere som satt i delte kontorer hadde 52 prosent økt risiko for uførepensjonering, mens de som satt i åpent kontorlandskap hadde 95 prosent økt sjanse for uførepensjonering.

– Årsakene til dette kan være at det er flere avbrytelser i åpne landskaper og man må forflytte seg hele tiden. En annen årsak kan være distraksjon, at man blir distrahert av stemmer og bevegelser som fanger oppmerksomheten. Disse distraksjonene kan være demotiverende, sier Knardahl.

En svensk studie har sett på hvor mye folk mente de ble distrahert i ulike kontorfellesskap. Både de som hadde små krav til konsentrasjon og de som hadde høye krav, rapporterte om like mye distraksjoner når de satt i delte kontorer og åpne kontorlandskap.

I en ny studie har forskerne sett på distraksjoner blant ansatte som har flyttet over i åpne kontorlandskaper.

– Flyttingen hadde negative effekter på distraksjon, arbeidsengasjement, jobbtilfredshet og tretthet. De negative effektene skjedde mer hyppig i tidspressede situasjoner med lav forutsigbarhet. I en arbeidshverdag fylt med rutiner og lavt tempo hadde det ikke så mye å si, sier Knardahl.

Nedsatt produktivitet

Forskning fra 2017 viser at sammenlignet med individuelle kontorer, har delte kontorer eller kontorlandskap negative virkninger på ansattes helse, velvære og produktivitet. 15 studier ble sett på i denne forskningen.

En dansk studie med 2200 kontoransatte viser at de som satt på kontorer med to personer hadde 50 prosent flere sykefraværsdager enn de som satt alene.

De som satt med 3-6 personer hadde 36 prosent flere sykefraværsdager og de som satt i åpne kontorlandskaper med mer enn seks personer hadde 62 prosent flere sykefraværsdager.

Man hører at folk som sitter i slike kontorløsninger ikke får den plassen de vil ha

– Sykefraværet er høyere når man sitter sammen, sier Knardahl.

I annen studie fra naboene våre i Sverige understreker funnene fra den danske studien. Svenskene fant at menn som satt i fleksible kontorløsninger hadde økt sannsynlighet for sykefravær og at kvinner hadde økt sannsynlighet for langvarig sykefravær i åpne kontorlandskap.

– Det kan for eksempel handle om at virus i åpne kontorlandskaper sprer seg lettere, sier Knardahl.En annen svensk studie viser at både de som satt i fleksikontor og de som satt i middels store kontorlandskaper hadde høyere sykefravær.

Viktig med risikovurderinger

Fremover vil det bli viktig for arbeidsgivere å gjennomføre risikovurderinger knytter til arbeidsmiljø og sikkerhet. Det handler om å vurdere hva som utgjør en risiko for sikkerhet, helse, produktivitet og motivasjon.

– Arbeidsgivere må finne ut hva som er viktig for deres bedrift og hvor alvorlig situasjonen er, sier Knardahl.

Det er også viktig å ta med usikkerhet i risikovurderingen. Det som preget koronasituasjonen var usikkerhet og man viste svært lite. Mye av tiltakene som ble innført i starten var basert på nettopp usikkerhet.

– Man må samle inn informasjon og kartlegge sannsynligheten for arbeidskonflikter og arbeidsforhold.. Dette kan man gjøre ved hjelp av medarbeiderundersøkelser.

I tillegg må arbeidsgivere håndtere usikkerhet og identifisere de områdene hvor man mangler kunnskap om hvilke forhold som har betydning og områder hvor man mangler kunnskap.