Kan jeg få innsyn i arbeidstakers e-post uten å varsle vedkommende?

Spørsmål: Jeg er daglig leder i et lite firma med 10 ansatte. For at virksomheten skal kunne få tilstrekkelig med inntjening er vi avhengige av at alle ansatte gjør en god arbeidsinnsats.

Nå har jeg mistanke om at en av de ansatte bruker mye tid på helt unødvendige oppgaver på jobb og samtidig bruker arbeidsdagen til mange private ærender.

I den forbindelse ønsker jeg innsyn i vedkommendes e-post. Kan jeg gjøre dette uten å varsle den ansatte? Er det noen regler jeg må forholde meg til?

Svar: Arbeidsgivers adgang til innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale er regulert i en egen forskrift, hvor arbeidsgivers adgang til slikt innsyn er begrenset til de to tilfellene som følger av forskriften § 2.

For det første kan det gjøres innsyn dersom innsyn er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. For det andre kan det gjøres innsyn dersom det foreligger begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-post medfører grovt brudd på de pliktene som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

På bakgrunn av det du beskriver vil det kunne være aktuelt å gjøre innsyn i den ansattes e-post fordi det kan anses nødvendig for å ivareta virksomhetens berettigede interesser. Eventuelt dersom du vurderer at forholdene som beskrives kan gi grunnlag for oppsigelse.

Når det gjelder varsling følger det av forskriften § 3 at arbeidstaker skal varsles så langt dette er mulig. Videre skal den ansatte få mulighet til å uttale seg før du som arbeidsgiver gjennomfører innsynet. Ved varsling må du også være klar over at varselet skal inneholde en begrunnelse for hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt, og en orientering om den ansattes rettigheter.

Forskriften om innsyn må praktiseres i lys av personvernforordningen. Innsyn i e-post utgjør også et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9, og må derfor også oppfylle vilkårene her for kontrolltiltak og krav til informasjon og drøfting.