Hvilke plikter har arbeidsgivere når det kommer til individuell tilrettelegging?

Spørsmål: Jeg er nyansatt i personalavdelingen i en middels stor bedrift, og jeg har blant annet fått ansvar for å sørge for at bedriftens policyer er i tråd med de krav lovverket stiller til arbeidsgiver, i forbindelse med individuell tilrettelegging.

Jeg kjenner til de reglene som gjelder etter arbeidsmiljøloven, men jeg er ikke kjent med regelverket utenom dette. Mitt spørsmål er derfor ganske enkelt, hvilke plikter har arbeidsgivere når det kommer til individuell tilrettelegging?

Svar: For å først nevne kort de bestemmelser som omhandler tilrettelegging i arbeidsmiljøloven, er dette § 4-1 femte ledd, § 4-2 andre ledd bokstav b og § 4-6. I tillegg til dette er det likestillings- og diskrimineringsloven som regulerer retten til individuell tilrettelegging, og det er to bestemmelser som er relevante for arbeidsgivere: § 22 om arbeidstakere og arbeidssøkere med funksjonsnedsettelse og § 23 om blant annet gravide arbeidssøkere og arbeidstakere. Disse er altså de kategorier av arbeidstakere arbeidsgiver har plikter overfor i denne forbindelse.

Den første gruppen er arbeidstakere og arbeidssøkere med funksjonsnedsettelse. Disse har etter § 22 rett til egnet individuell tilrettelegging av ansettelsesprosess, arbeidsplass og arbeidsoppgaver, for å sikre at de kan få eller beholde arbeid, og for at de skal ha tilgang til opplæring/kompetanseutvikling og mulighet for fremgang i arbeidet, på lik linje med andre.

Den ansattes behov for tilrettelegging som følge av nedsatt funksjonsevne må være av en viss styrke og varighet for å omfattes av bestemmelsen, slik at marginale eller forbigående behov ikke vil utløse noen plikt. En kortvarig funksjonsnedsettelse, f.eks. et brukket bein, vil allikevel utløse plikter etter arbeidsmiljøloven § 4-6.

Det er viktig å huske at tilretteleggingsplikten også gjelder arbeidssøkere med funksjonsnedsettelse, og en arbeidsgiver kan f.eks. ikke unnlate å kalle inn en arbeidssøker til intervju fordi vedkommende behøver tilrettelegging i intervju- eller ansettelsesprosessen. Arbeidssøkeren skal altså vurderes uavhengig av om det vil kreve en viss individuell tilrettelegging hvis vedkommende blir ansatt. Individuell tilrettelegging kreves likevel ikke der arbeidssøkeren ikke oppfyller stillingens kvalifikasjonskrav.

I § 23 står det at gravide arbeidstakere og arbeidssøkere har rett til egnet individuell tilrettelegging av ansettelsesprosess, arbeidsplass og arbeidsoppgaver. Også her gjelder altså plikten i intervju- og ansettelsesprosesser, så vel som i etablerte arbeidsforhold. Eksempler på tilrettelegging kan være at arbeidstakeren sitter i stedet for å stå, får hvileperioder, hjemmekontor, endrede arbeidsoppgaver mv.

I alle tilfeller er det arbeidsgiver som må kartlegge tilretteleggingsbehovet, og ta initiativ til egnet tilrettelegging, på individnivå og ikke på gruppenivå. Tilretteleggingen må altså være egnet for den enkelte. Ansvaret kan ikke overlates til arbeidstakeren. Tilretteleggingen skal imidlertid skje i samråd med arbeidstakeren, og denne har en plikt til å medvirke.

I begge bestemmelsenes andre ledd er det en forholdsmessighetsbegrensning på tilretteleggingen, ved at retten ikke gjelder tilrettelegging som innebærer en uforholdsmessig byrde. Her skal det foretas en helhetsvurdering, hvor det særlig skal legges vekt på tilretteleggingens effekt for å fjerne barrierer for personer med funksjonsnedsettelse/kvinners deltakelse i arbeid, kostnadene ved tilretteleggingen og virksomhetens ressurser. Unntaket i andre ledd omtales som en sikkerhetsventil, det skal altså en del til før et tilretteleggingstiltak anses uforholdsmessig.